Automatización de procesos asistida por IA. ¿Por dónde empezar? | IA en los negocios #50

El papel de la IA en la automatización de procesos empresariales

La IA está cambiando la automatización de procesos empresariales de varias maneras importantes:

• facilita la creación de mapas de procesos – crear mapas de procesos detallados para el análisis del flujo de trabajo puede ser extremadamente laborioso y propenso a errores humanos. La IA automatiza la creación de mapas de procesos, creando rápidamente gráficos efectivos al analizar datos de registros de eventos. Esto hace que la creación de mapas sea más rápida, precisa y eficiente,
• ofrece la capacidad de realizar cambios en tiempo real – una de las grandes ventajas de la IA es la capacidad de monitorear procesos en tiempo real, no solo después de que ocurren. Esto permite una adaptación dinámica a las condiciones cambiantes. Por ejemplo, la IA puede reordenar automáticamente pasos o crear nuevos caminos de proceso para lidiar con cargas de trabajo aumentadas,
• reconocimiento automático de patrones – la IA detecta instantáneamente patrones ocultos en los datos, como las razones de los retrasos en los procesos. En el proceso de contratación, puede identificar las etapas en las que es más probable que los candidatos se retiren. Estos conocimientos permiten una optimización dirigida,
• automatización de tareas repetitivas – con la automatización, la inteligencia artificial puede hacerse cargo de la facturación, la entrada de datos y la transferencia de documentos entre sistemas, así como otras tareas monótonas. Esto permite a los empleados abordar proyectos más exigentes.

¿Cómo puede la automatización inteligente transformar una empresa?

La automatización de procesos inteligentes puede hacer que una empresa, con el mismo equipo, sea más eficiente en el área donde ha implementado la IA. La automatización de procesos inteligentes puede mejorar el rendimiento de una empresa principalmente en las siguientes áreas:

• producción,
• marketing,
• servicio al cliente,
• logística.

Por ejemplo, una planta de Volkswagen en Alemania ha desplegado “robots colaborativos” para trabajar codo a codo con los trabajadores en el ensamblaje de motores. Estos robots se encargan de las tareas más físicamente exigentes, previniendo lesiones, mientras mejoran la calidad y la velocidad de producción.

La automatización del proceso de servicio al cliente es familiar para la mayoría de las personas por su experiencia con la banca o la industria de seguros. Aquí, una gran parte del camino de compra es manejada por agentes virtuales de IA que pueden realizar tareas repetitivas, desde automatizar el procesamiento de pólizas hasta vender productos financieros y hacer sugerencias sobre cómo manejar reclamaciones. Los bots pueden responder a consultas de clientes 24/7 y procesar reclamaciones hasta 2.5 veces más rápido que los agentes.

Los algoritmos de planificación de entregas automatizados también son dominio de la automatización de procesos inteligentes:

• optimización de rutas de entrega,
• ajuste automático de niveles de inventario, ya sea
• aumentar la velocidad de entrega
• se traduce en una mayor satisfacción del cliente, menos millas recorridas y ahorros debido a menos bienes almacenados.

Los primeros pasos hacia la automatización inteligente de procesos en su negocio. ¿Por dónde empezar?

Si desea aprovechar la automatización inteligente de procesos en su empresa, considere desde el principio qué área del negocio desea automatizar. Los procesos completamente digitales son los más fáciles de optimizar, mientras que los mayores ahorros pueden provenir de la automatización de procesos de fabricación y logística. Aquí hay algunas mejores prácticas a tener en cuenta, independientemente del área de implementación elegida:

• Comience pequeño – comience con un proyecto piloto reducido que se centre en 1-2 procesos repetitivos propensos a errores humanos. Defina claramente los objetivos y las medidas de éxito desde el principio de la planificación,
• Elija los procesos adecuados – busque tareas repetitivas con reglas claras que no requieran toma de decisiones. Estos son candidatos ideales para la automatización,
• Hable con empleados y clientes – involucre a todas las partes interesadas desde el principio para obtener su opinión y apoyo. Permítales ayudar a definir los objetivos y las medidas de éxito para la automatización de procesos empresariales. Esto sin duda facilitará la implementación en el futuro,
• Desarrolle métricas – considere si le importa más el ahorro de tiempo, la reducción de errores o la reducción de costos. Audite y comparta resultados para mostrar el valor y justificar la expansión de la automatización,
• Celebre pequeñas victorias – busque los primeros éxitos de automatización para comenzar a demostrar el valor de las soluciones implementadas de inmediato. Esto crea un buen terreno para iniciativas más grandes y hace que los empleados comiencen a buscar procesos entre sus tareas que puedan ser automatizados.

¿Qué herramientas de IA utilizar para automatizar procesos?

Entre las herramientas sin código más populares para la automatización de procesos se encuentran Zapier y Make. Son simples de usar, por lo que le dan la capacidad de prototipar rápidamente una solución, por ejemplo:

• chatbot basado en reglas,
• gestión de leads,
• integración de productos.

Fuente: Zapier (https://zapier.com/)

Desafortunadamente, el rendimiento de las soluciones creadas con su ayuda a menudo es insuficiente para su uso en negocios a gran escala. Por lo tanto, echemos un vistazo a ejemplos de soluciones de automatización de procesos dedicadas a empresas.

Appian BPM Suite

Appian BPM Suite es un software de gestión de procesos empresariales que utiliza inteligencia artificial (IA) para optimizar y automatizar procesos empresariales. Aquí hay algunas de sus características y beneficios:

• le permite crear procesos arrastrando y soltando elementos en el diagrama – no se requiere programación,
• puede elegir la herramienta adecuada para sus tareas, como integración de API, RPA, IA, reglas de negocio y otras,
• proporciona automatización escalable a través de una arquitectura segura,
• permite la adaptación flexible de procesos a las necesidades organizativas y de mercado cambiantes,
• ayuda a crear aplicaciones simples para uso en la empresa, ofreciendo consejos y sugerencias de IA dentro del modelador de procesos de Appian,
• presenta seguimiento y medición en tiempo real del rendimiento de los procesos para garantizar el cumplimiento, aumentar la eficiencia y reducir errores.

La herramienta AI Skill Designer de Appian permite el procesamiento seguro de contenido a gran escala utilizando inteligencia artificial, lo que se traduce en la creación de modelos de aprendizaje automático personalizados sobre datos privados, permitiendo la creación de soluciones de IA únicas adaptadas a las necesidades empresariales sin necesidad de habilidades en ciencia de datos. Con AI Skill Designer, puede aplicar IA a casos de uso clave como clasificación de correos electrónicos, clasificación de documentos y extracción de documentos, todo dentro de una solución de Low Code. Para usar AI Skill Designer, simplemente agregue el módulo de IA como lo haría con cualquier otro objeto de diseño, sin necesidad de software o conjuntos de datos de terceros.

Fuente: Appian (https://appian.com/)

ADONIS BPM Suite

ADONIS es una herramienta similar en su funcionamiento a Appian BPM Suite. Se utiliza para gestionar procesos empresariales (BPM), ayuda a crear y optimizar procesos e incluso construye un gemelo digital de una organización (gemelo digital). ADONIS ofrece muchas funcionalidades, tales como:

• Modelado de procesos utilizando la notación gráfica BPMN y creación de documentación completa de procesos en una única base de datos,
• Analizar y optimizar procesos utilizando gráficos dinámicos y simulaciones,
• compartir y validar información de procesos a través del portal de procesos,
• Cooperación e involucramiento de todas las partes interesadas en la gestión de procesos a través de comentarios, intercambio de información e ideas.

Una característica adicional de ADONIS es Elli, un chatbot que ayuda a los usuarios a manejar la herramienta. Elli responde preguntas en lenguaje natural y proporciona consejos sobre cómo buscar contenido en el repositorio de ADONIS, así como sobre cómo usar la herramienta. También proporciona información adicional sobre temas específicos o dirige a los usuarios a recursos en línea útiles sobre sitios de BPM.

Resumen. ¿Por qué invertir en automatización de procesos habilitada por IA?

La automatización de procesos asistida por inteligencia artificial ya no es solo un sueño de futuristas, sino que se está convirtiendo en un estándar en muchos sectores empresariales. La inversión en tales soluciones trae beneficios tangibles, como mayor eficiencia, reducción de costos operativos y mejora en el servicio al cliente.

Pero, ¿por qué invertir en automatización de procesos habilitada por IA? Aquí hay algunas razones clave:

1. Aumentar la productividad y eficiencia. Automatizar procesos empresariales utilizando IA permite que las tareas repetitivas se completen más rápido y con mayor precisión. Esto reduce la carga de trabajo de los empleados, les permite centrarse en aspectos más estratégicos de su trabajo y aumenta la productividad general de la empresa.
2. Reducción de costos. Automatizar tareas que anteriormente requerían intervención manual reduce los costos operativos. Las organizaciones pueden hacer un mejor uso de los recursos humanos mientras minimizan errores y retrasos.
3. Mejora de la calidad del servicio. La inteligencia artificial puede analizar enormes cantidades de datos más rápido y con mayor precisión que los humanos. Como resultado, las empresas pueden comprender mejor las necesidades de los clientes y responder a ellas más rápidamente, lo que resulta en una mayor calidad del servicio.
4. Flexibilidad y escalabilidad. La IA permite a las empresas adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del mercado y escalar fácilmente los procesos a medida que la empresa crece.
5. Innovación y ventaja competitiva. Las empresas que invierten en soluciones de automatización inteligente a menudo se convierten en líderes en sus industrias. La innovación tecnológica se traduce en mejores productos y servicios, lo que a su vez atrae a nuevos clientes.

En una era donde la tecnología está evolucionando rápidamente y la competencia en el mercado está en constante aumento, las empresas que no aprovechan las capacidades de la IA en la automatización de procesos pueden quedarse atrás. Por eso es tan importante no solo seguir el desarrollo de la tecnología, sino también implementarla activamente en sus procesos empresariales.

Finalmente, vale la pena recordar que la automatización habilitada por IA no es solo una cuestión de tecnología, sino también una nueva forma de pensar sobre los negocios. Involucrar la IA en los procesos empresariales no es solo una inversión en tecnología, sino, más importante aún, una inversión en el futuro de la empresa. Es una transformación que a menudo es desafiante, pero que abre la puerta a nuevas oportunidades e innovaciones que pueden cambiar la cara de su organización.

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