¿Cómo implementar una estrategia de gestión del conocimiento en pequeñas y medianas empresas? 5 consejos útiles

¿Qué es el conocimiento?

En el contexto del emprendimiento, el conocimiento se puede definir como ideas, conceptos u observaciones que se utilizan para tomar acción con fines de lucro.

La relación entre datos, información y conocimiento

Los datos en sí son solo un hecho que no tiene significado sin interpretación. Solo después de ser procesados y organizados se convierten en información que responde a preguntas como: ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? A su vez, explicar y entender la información que recibimos nos proporciona el conocimiento que necesitamos para tomar decisiones.

El conocimiento es una parte invaluable de la estrategia empresarial de una compañía porque puede crear una ventaja competitiva. Es importante identificar debilidades y brechas de conocimiento.

¿Qué es la gestión del conocimiento?

No importa lo que estés haciendo, es una buena idea tener un plan de acción. Dirigir un negocio no es diferente. Una estrategia te permite realizar la misión y los objetivos de tu empresa al especificar la dirección y el tipo de acciones que necesitas tomar. Una gestión efectiva del conocimiento en una organización facilita la captura, el intercambio y la aplicación del conocimiento.

Codificación y personalización

Algunas de las estrategias más comunes utilizadas en la práctica son la codificación y la personalización. Además, están conectadas a los conceptos de conocimiento formal (explícito) y tácito (implícito).

La estrategia de codificación se basa en el conocimiento formal almacenado en la documentación corporativa: especificaciones técnicas, materiales de capacitación, informes, análisis, etc. Esta forma facilita en gran medida la transferencia de conocimiento a empleados nuevos y existentes.

La estrategia de personalización, por otro lado, se basa en el contacto interpersonal entre empleados y el intercambio de experiencias entre ellos. En este caso, el intercambio del llamado conocimiento tácito tiene lugar durante reuniones de equipo, conversaciones, discusiones, etc.

Gestión del conocimiento en las PYME

Dirigir un negocio es una tarea exigente debido a la alta dinámica de cambio y la necesidad de desarrollo constante. Esto puede ser especialmente desafiante para las pequeñas y medianas empresas, cuyo alcance y recursos son significativamente limitados.

La contribución del sector PYME al crecimiento económico es sustancial. Las pequeñas y medianas empresas son a menudo una fuente de soluciones innovadoras y diversifican el mercado. Tienen una estructura organizativa simplificada y generalmente ofrecen productos y servicios de nicho.

El capital utilizado para desarrollar el negocio generalmente proviene de los ahorros de los propietarios, préstamos bancarios o, a veces, de inversores privados, como los business angels. Emplean un número relativamente pequeño de personas (empresas pequeñas – no más de 50 empleados, empresas medianas – entre 50 y 250 empleados) para que puedan mantener una relación cercana con la dirección e identificarse con los objetivos de la empresa.

La autoridad está centralizada: la mayoría de las decisiones se toman únicamente en función de la opinión y experiencia del propietario. Supervisar todas las áreas del negocio de esta manera conlleva riesgos: el futuro del negocio depende de la competencia del propietario, algunas áreas de gestión pueden operar de manera ineficiente y el potencial intelectual de los empleados puede pasar desapercibido.

Los beneficios de implementar una estrategia de gestión del conocimiento

Realizar cambios requiere tiempo y esfuerzo. Poner en práctica una estrategia de gestión del conocimiento depende en gran medida de la actitud de la dirección y los empleados. Sin embargo, es necesario para el desarrollo y crecimiento del potencial de tu empresa. ¿Cómo puedes beneficiarte de hacer algunos cambios en tu estilo de gestión?

• Aumento de la eficiencia – un sistema de gestión coherente y organizado permite a los empleados acceder fácilmente a la información, mejorando la calidad de su trabajo,
• Mejor colaboración y comunicación – utilizar sistemas de información y diversos canales de comunicación garantiza una mayor transparencia y la construcción de relaciones positivas dentro del equipo,
• Proceso de toma de decisiones efectivo – el acceso al conocimiento y la experiencia de los empleados ayuda a obtener la perspectiva objetiva necesaria para tomar acciones alineadas con los objetivos de la empresa,
• Reconocimiento de brechas y deficiencias – a medida que completas y documentas el conocimiento que has recopilado, puedes identificar oportunidades adicionales para mejorar tus procesos empresariales, seguridad – al almacenar datos en servidores o en documentos, reduces el riesgo de que los datos salgan de tu organización.

Factores de éxito para implementar la gestión del conocimiento en una organización

Si no sabes qué son los factores de éxito, lee este artículo. Nuevamente, hay varias características organizativas que pueden facilitar significativamente la introducción de cambios positivos en la gestión estratégica del conocimiento. Estos incluyen:

• Disposición a mejorar y aprender continuamente,
• Disposición a transferir conocimiento a otros, involucramiento de los empleados,
• Adaptación de la estructura organizativa y las instalaciones técnicas,
• Énfasis en el valor del conocimiento y los beneficios de su uso.

Barreras para implementar estrategias de gestión del conocimiento en las PYME

Cambiar hábitos requiere tiempo y esfuerzo, ya que hay varios obstáculos en el camino. Conocer de antemano las limitaciones que pueden surgir durante este proceso te facilitará lidiar con ellas. Aquí hay algunos problemas posibles que requerirán tu atención:

• Empleados reacios – los altos ejecutivos pueden temer una filtración de información que dañe la posición de la empresa, mientras que otros empleados pueden temer perder un cierto lugar en la jerarquía,
• Falta de compromiso – a menudo proviene o está relacionada con la causa mencionada anteriormente. Puede relacionarse con los empleados y los propios propietarios, quienes se centrarán más en otras actividades,
• Falta de tiempo y recursos para centrarse en la gestión del conocimiento,
• Desconfianza en los asesores – la crítica de un externo puede ser percibida como un ataque en lugar de un intento de ayudar y provocar un cambio.

¿Cómo implementar una estrategia de gestión del conocimiento en tu empresa?

De hecho, implementar un sistema de gestión del conocimiento puede ser un desafío para los propietarios de negocios. La falta de información y la inexperiencia pueden ser desalentadoras al principio. Sin embargo, el valor añadido que puedes obtener vale la pena. Tener en cuenta los siguientes consejos te facilitará completar el proceso con éxito:

• Evalúa tu situación actual – examina la efectividad del sistema existente, prestando atención a los procedimientos, personal, tecnología y estructura organizativa. Detectar irregularidades te permitirá determinar qué vale la pena mejorar,
• Aclara tus objetivos – una vez que hayas identificado las debilidades de la organización, establece tus objetivos a largo y corto plazo para que sepas a qué apuntas y puedas monitorear tu progreso,
• Prepárate para los cambios – la adaptación de la nueva estrategia involucra a toda la empresa. Estos cambios también impactan a los empleados de la empresa, que son un activo valioso,
• Toma acción – la etapa final y más desafiante es la implementación del sistema de gestión del conocimiento en el uso diario. Esto requiere no solo mucho dinero, sino también una actitud proactiva por parte de los propietarios y empleados.

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