¿Cómo puede ayudar el sistema de gestión de proyectos con el marketing de eventos?

Ya sea que estés organizando un evento específico por primera vez o para la próxima vez, siempre debes facilitar la ejecución de actividades específicas – para asegurar un mejor control sobre el presupuesto o una comunicación más fácil entre los miembros individuales del equipo que trabajan por un éxito común. Un software de gestión de proyectos especial te ayudará a lograr tal resultado. ¿Tienes curiosidad sobre cómo este tipo de sistema apoyará tus actividades de marketing de eventos? Sigue leyendo.

Sistema de gestión de proyectos y marketing de eventos – tabla de contenido:

1. Un proyecto y un evento
2. Sistema de gestión de proyectos
3. Firmbee – características y beneficios
4. Resumen
5. Mira nuestro video sobre software de gestión de proyectos para la gestión de eventos

Un proyecto y un evento

Si queremos que el evento se convierta en una herramienta para apoyar los objetivos más importantes de la empresa, necesitamos mirarlo de manera integral – como un proyecto que debe comenzar con la planificación y terminar con la implementación y evaluación de los resultados alcanzados. Tener un marco similar para el proyecto y el evento puede ser útil: una fecha de finalización, un presupuesto establecido, el número de personas involucradas, la duración, una serie de tareas a realizar. De esta manera, podremos asegurar un progreso fluido de todas las actividades, lo que se traducirá en un resultado final positivo.

Sistema de gestión de proyectos

Los buenos planificadores de proyectos facilitan su trabajo diario utilizando sistemas especiales en los que, entre otras cosas, es posible planificar un cronograma, establecer tareas, distribuir el trabajo o rastrear el progreso, así como almacenar toda la información importante en un solo lugar con acceso para cualquier persona autorizada. Un programa bien diseñado también permite establecer objetivos a alcanzar dentro de un proyecto/evento, gracias a lo cual obtienes una visión holística de la situación.

Las herramientas de gestión de proyectos están diseñadas para ayudar a los gerentes de proyectos (así como a los organizadores de eventos) a planificar, monitorear y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. Cuando tratamos un evento como un proyecto, podemos ver de inmediato cuánto beneficio podemos obtener al elegir el sistema adecuado en nuestro trabajo diario.

Firmbee – características y beneficios

En el mercado encontrarás una serie de programas de gestión de proyectos que también podrás utilizar para organizar tu evento. Recomendamos especialmente Firmbee, el software que creamos, equipado con todas las funciones que podrías necesitar. Al crear nuestra solución, tuvimos en cuenta el hecho de que un proyecto y un evento tienen características comunes, especialmente en el área de planificación del trabajo y control sobre el progreso y flujo de información – por esta razón, podemos asegurarte que Firmbee responderá perfectamente a todas tus necesidades en lo que respecta a la gestión de eventos.

Firmbee te permitirá:

• listar todas las tareas a completar y distribuirlas a miembros específicos del equipo (utilizando tableros Kanban y la opción de estados de tareas, priorización o seguimiento del tiempo),
• mantener calendarios para diferentes propósitos,
• establecer recordatorios para reuniones o tareas próximas a completar,
• monitorear ingresos y gastos relacionados con la ejecución de eventos, teniendo así un control total sobre el presupuesto
• almacenar datos de todas las personas conectadas con el evento – desde organizadores hasta proveedores y participantes
• comunicarte con otras personas usando Slack
• emitir facturas

Además, poner todas las tareas necesarias para un evento en un solo lugar permitirá a cada persona involucrada en el proyecto tener una visión general del progreso del trabajo y poder reaccionar adecuadamente antes de que estalle un problema (por ejemplo, aceptando una tarea específica o apoyando procesos y personas en riesgo de no completar sus deberes a tiempo). Con un programa así, puedes olvidarte de los numerosos documentos, hojas de cálculo o incluso notas escritas a mano donde has mantenido información importante hasta ahora.

Resumen

En muchos aspectos, la gestión de eventos no difiere de la gestión de proyectos. En ambos casos, después de todo, tenemos equipos que realizan tareas específicas en un momento dado enfocados en alcanzar un cierto objetivo. Así como la implementación de un proyecto (por ejemplo, en una empresa de TI) puede ser un desafío, dadas las dificultades tecnológicas que surgen en el camino, en el caso de una conferencia o feria comercial, puede ser difícil preparar el lugar o la agenda. Es por esta razón que el software de gestión de proyectos – como Firmbee – también puede ser utilizado para la planificación de eventos.

Mira nuestro video sobre software de gestión de proyectos para la gestión de eventos:

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