Una empresa sin oficina. Cómo trabajar de forma remota y gestionar a tu equipo de manera efectiva.

¿Alguna vez te has preguntado cómo trabajar de forma remota? No todas las empresas necesitan tener una oficina, incluso si tienen empleados. El trabajo remoto es una solución cada vez más popular. Esta forma de empleo tiene sus pros y sus contras, tanto para los empleados como para el empleador. ¿Lo estás considerando? Revisa qué recordar y qué tener en cuenta al decidir gestionar una empresa de pocas personas sin oficina.

Cómo trabajar de forma remota – tabla de contenido:

1. ¿Una empresa sin oficina registrada? Asuntos legales
2. Contratar a las personas adecuadas
3. Asegurar una buena comunicación
4. Determinar horas de coincidencia
5. Mapear proyectos

Emplear trabajadores remotos elimina los costos de alquilar locales, incluidos los cargos por servicios públicos o la contratación de una empresa de limpieza. El dinero ahorrado puede gastarse en el desarrollo de la empresa o en salarios. Al elegir esta forma de cooperación, el empresario también puede permitirse contratar especialistas de cualquier lugar del mundo, sin estar limitado a una ciudad en particular y sin necesidad de llevarlos a la empresa.

¿Una empresa sin oficina registrada? Asuntos legales

Cada empresa debe tener una oficina registrada – la dirección en la que la empresa venderá, producirá o prestará servicios debe ser comunicada a las autoridades. Si un empresario no quiere alquilar una oficina, puede dar su dirección residencial como el lugar principal de negocio.

También vale la pena saber que el trabajo remoto, también conocido como e-work o teletrabajo, es una forma de empleo regulada en el derecho laboral. Según el Código Laboral (Sección II Relación Laboral, Capítulo II b – empleo de empleados en forma de teletrabajo) dicho trabajo:

1. Puede realizarse regularmente fuera del lugar de trabajo, utilizando medios electrónicos de comunicación en el sentido de las disposiciones sobre la prestación de servicios electrónicos (teletrabajo).
2. Un teletrabajador es un empleado que realiza su trabajo bajo las condiciones especificadas en el § 1 y comunica los resultados del trabajo al empleador, en particular por medios de comunicación electrónicos.

Así que, en resumen, el teletrabajo se trata de proporcionar trabajo fuera del lugar de trabajo y enviar sus resultados al empleador a través, por ejemplo, de correo electrónico.

El empleo de empleados en forma de teletrabajo puede llevarse a cabo tanto basado en un contrato de trabajo como en un contrato de derecho civil, es decir, contrato por obra determinada, contrato de comisión o contrato de agencia.

Contratar a las personas adecuadas

El trabajo remoto no es para todos. Además del conocimiento requerido, un trabajador remoto debe ser capaz de gestionar su propio tiempo y ser independiente. Busca personas que no necesiten ser gestionadas. Las habilidades de comunicación y la formulación clara de pensamientos e instrucciones también son importantes, ya que la comunicación remota tiene sus limitaciones.

Recuerda que incluso si están en contacto solo de vez en cuando, vale la pena buscar personas con las que este contacto sea un placer. Trabajar con un especialista extremadamente talentoso, pero difícil en la cooperación, también puede resultar ser un error. Por supuesto, no se trata de centrarse en el carácter de los empleados en lugar de su competencia. Sin embargo, busca un compromiso. “El 90% de la cultura de una empresa es creada por las personas que contratas”, cree Sean Byrnes, un ángel inversor y CEO de Flurry.

Asegurar una buena comunicación

Un gran obstáculo en el trabajo remoto – especialmente al principio – puede ser la falta de control sobre los empleados. Discutir tareas actuales y controlar su trabajo a través de Internet es más difícil, incluso a pesar de diversas soluciones tecnológicas.

Necesitas asegurarte de que tus empleados sepan exactamente qué esperas de ellos, qué se espera que hagan y qué está sucediendo actualmente. Todos deben conocer su rol en el equipo y a quién pueden acudir si tienen un problema. La retroalimentación es igualmente importante. Además de delegar tareas, los buenos líderes también saben escuchar, hacer preguntas y proporcionar orientación. Una buena idea es introducir en la programación de la empresa reuniones cortas y regulares con los empleados, por ejemplo, a través de Skype o Google Hangouts. Durante las cuales el equipo podrá hablar sobre en qué están trabajando, qué aún queda por hacer y si hay algún problema.

Además, ten una reunión informal de vez en cuando. El trabajo remoto también dificulta construir y mantener relaciones con los compañeros de trabajo, y esto puede afectar la moral del equipo. Fomenta buenas relaciones con los empleados y proporcionales un lugar donde puedan hablar entre ellos, no solo sobre temas laborales. Esto les facilitará conocerse y hacerse amigos. Si piensas que una videoconferencia así no funcionará, intenta crear un canal temático en Slack, un chat grupal en Skype o incluso un grupo en Facebook.

Determinar horas de coincidencia

El trabajo remoto está asociado con horarios de trabajo flexibles. Algunos empleados prefieren trabajar por la mañana y otros por la tarde, gracias a lo cual son más eficientes. No obstante, tal arreglo puede obstaculizar el trabajo de todo el equipo – es más difícil trabajar cuando las respuestas a correos electrónicos y otros mensajes llegan varias horas tarde. Además, si trabajas por tu cuenta cuando quieres, en realidad siempre estarás trabajando. Y esto significa que estarás disponible para llamadas de lunes a domingo, tanto a las siete de la mañana como a las diez de la noche.

Así que piensa si debes imponer dos a tres horas al día o a la semana para ti y tus empleados, durante las cuales todos deben estar en línea.

Mapear proyectos

Es mucho más fácil sentarse a trabajar o monitorear el progreso de tu equipo cuando sabes exactamente qué necesita hacerse. Al trabajar de forma remota, es una buena idea planificar y desglosar todos los proyectos importantes en un pizarrón o línea de tiempo.

Un método que a menudo utilizan las startups y los desarrolladores para organizar el trabajo es Scrum. Scrum es un método donde los proyectos y tareas se escriben en trozos de papel, y luego se fijan en columnas apropiadas en un pizarrón – las columnas representan los elementos sucesivos del proceso (por ejemplo, “planificado”, “en progreso”, “pruebas”, “urgente por completar”, “hecho”). En la primera columna, se forma una cola de tareas, que se priorizan y se estima cuántas horas se esperan para ellas (usando diferentes colores de tarjetas puedes dividirlas en categorías). Luego, las tarjetas se colocan una por una de izquierda a derecha a medida que avanza el trabajo hacia la sección “hecho”.

Gracias a esto puedes seguir el desarrollo del proyecto de manera continua, estimar cuáles son los mayores problemas. ¿El trabajo va según lo programado y cuántas tareas aún quedan por completar? Esto facilita el control del trabajo del equipo – los trabajadores remotos generalmente son evaluados por los resultados alcanzados, y no por el tiempo pasado frente a la computadora.

¿Quizás eres un gerente de proyecto? Si es así, asegúrate de leer nuestro artículo sobre los desafíos relacionados con el trabajo remoto y cómo superarlos.

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