El uso de ágil en recursos humanos

Ágil en RRHH – ¿qué es?

Aunque el Manifiesto Ágil se refería originalmente a equipos de desarrollo de software, sus principios se aplican a otros campos, incluyendo RRHH. La base y las principales suposiciones aquí siguen siendo las mismas, y todo se adapta a las necesidades de la gestión de RRHH. La diferencia que se puede ver en los equipos de RRHH que trabajan según principios ágiles es la división de grandes proyectos complejos en partes más pequeñas, lo que acelera el trabajo y presenta claramente el valor a los empleados y a la organización en su conjunto.

Primero, entendamos quién es el cliente según el manifiesto original: “Nuestra máxima prioridad es la satisfacción del cliente a través de la implementación temprana y continua de software valioso.” En el caso de RRHH, serán los empleados de la organización, y ellos deben ser el foco de toda la atención y todas las prácticas deben estar orientadas a las personas.

Una vez que hayas determinado a quién están dirigidas las actividades de RRHH y quién es la audiencia principal, es hora de definir de qué tratan las actividades. Ágil implica pruebas continuas, aprendizaje y retroalimentación regular. Lo mismo se aplica a los equipos de RRHH. Si bien esto está bastante alejado de la planificación rígida de todo el proceso por adelantado que se utiliza principalmente, es un método efectivo que permite centrarse en el empleado y sus necesidades.

La última parte importante de la premisa ágil es el reconocimiento de que las personas y los procesos son más importantes que las herramientas que aplicas. Esto no significa dejarlas de lado por completo, sino que deben ser tratadas como una ayuda en lugar de como el elemento principal. En el caso de la gestión de recursos humanos, estas podrían ser tableros de Scrum o Kanban. Si bien son útiles en el trabajo, son solo ayudas y no el principal determinante de valor.

¿Qué ganan las organizaciones que adoptan ágil en RRHH?

Ágil pone un fuerte énfasis en la comunicación, y a menudo es el elemento que cojea en una organización. Sin el flujo adecuado de información, no puede haber alta productividad del equipo ni respuesta rápida al cambio. Por eso, el equipo de RRHH debería convertirse en una parte central de la empresa, para que pueda responder rápida y eficientemente a las necesidades de los empleados. Es el trabajo en equipo lo que hace que los cambios ocurran rápidamente, eficientemente y como se espera.

Otro elemento de la comunicación es la retroalimentación a los equipos. El estándar en los departamentos de RRHH tradicionales son las revisiones periódicas y los informes mensuales o semestrales. En un equipo dinámico, esto simplemente no funciona. Ágil propone alejarse de esto y cambiar a un flujo continuo de información para que cualquier cambio pueda implementarse mucho más rápido.

Los beneficios adicionales que se pueden ver independientemente de la industria de la empresa son:

• Mejor cooperación entre equipos
• Mayor compromiso, productividad de los empleados
• Apoyo a la innovación, mayor creatividad de los empleados
• Sistema de evaluación más eficiente – mejor análisis de resultados
• Adaptación eficiente a cambios repentinos
• Capacidad para detectar brechas en las habilidades de los empleados y responder a esas necesidades
• Mayor flexibilidad para los empleados

¿Cómo implementar ágil en RRHH en tu empresa?

Como puedes ver, ágil en RRHH tiene mucho en común con el enfoque ágil clásico. En términos de implementación, es similar. Al igual que con la premisa original, no hay un plan único y rígido en ágil en RRHH. Es necesario guiarse por los principios principales, pero también encontrar tu camino basado en tus propias necesidades y capacidades.

Después de todo, algo diferente será adecuado para una gran empresa y algo diferente para una pequeña compañía. Aunque no debería ser exactamente el determinante, el tamaño en sí. Para algunos, será más beneficioso utilizar un tablero Kanban, mientras que otros se adaptarán mejor a una estructura Scrum. Puede que no encuentres tu camino de inmediato. De eso se trata ágil: desarrollo constante, pruebas y aprendizaje.

Aquí mencionamos los principales principios a seguir al implementar la metodología ágil en RRHH. Uno de ellos es la división en equipos de especialistas diversos, siguiendo departamentos homogéneos. En los departamentos de RRHH estándar, alguien se ocupa del tema del talento y otro de la contratación estándar. Si en su lugar, trabajaran juntos para formar un equipo integral, su enfoque sería más innovador y el flujo de información sería mejor.

Una herramienta popular que funciona bien para una variedad de equipos es un tablero de progreso. Te ayuda a ver prioridades y verificar regularmente en qué etapa se encuentra cada equipo y si todos están cumpliendo con las suposiciones. Tal observación también permite reaccionar rápidamente y hacer cambios a las suposiciones originales. Este punto también puede incluir un cambio de la división tradicional de responsabilidades y roles para ser impulsado por habilidades y disponibilidad.

Otra característica distintiva de ágil en RRHH es el ritmo de trabajo fluido. El estándar para los equipos de RRHH tradicionales es trabajar de manera trimestral o semestral, mientras que ágil implica ciclos más cortos para hacer que esta retroalimentación sea más oportuna. Ya sea un ritmo de trabajo semanal o quincenal depende de las necesidades del negocio y de los proyectos actualmente en curso. Este enfoque facilita cambiar de dirección cuando percibimos que algo está yendo mal. Esto no solo reduce el riesgo, sino que también ahorra tiempo y dinero.

También vale la pena mencionar en este punto que ágil implica co-creación en lugar de gestión del cambio. Los empleados tienen mucho que decir sobre las deficiencias así como sobre las fortalezas de la organización, y escucharlos puede ayudarte a entender sus necesidades. Además, a menudo tienen ideas listas para el cambio que pueden convertirse en soluciones innovadoras que conduzcan a una transformación positiva de toda la organización.

Al enfrentarse a la decisión de cambiar, vale la pena tener en cuenta, por un lado, las limitaciones impuestas por la organización y no ir más allá de nuestras capacidades, pero por otro lado, tomar en serio que si queremos hacer un cambio, no debe ser solo una mejora cosmética, sino una transformación profunda. Ágil para RRHH no se trata de introducir encuestas de retroalimentación o herramientas para facilitar la comunicación, sino de cambiar la forma de pensar y el enfoque hacia la gestión de RRHH y poner al empleado en el centro.

¿Qué saber cuando eres nuevo en la implementación de ágil en RRHH?

Qué tema quieres enfocar y hasta qué punto haces cambios depende de ti. Aún así, puedes preguntarte, ¿cómo empezar? Puedes inspirarte en estudios de caso de empresas que ya han recorrido este camino. Familiarízate con ellos, observa qué pasos tomaron, qué funcionó y en qué están trabajando.

Sin embargo, recuerda tratar tales historias más como inspiración que como un manual de instrucciones. Extrae lo que mejor funcione para ti y comienza a tomar acción. En caso de que seas completamente inexperto y no te sientas capaz de hacer cambios tan importantes por tu cuenta, puedes solicitar la ayuda de un entrenador o consultor experimentado que te brinde la capacitación adecuada y determine qué cambios hacer primero.

Además, mantente en contacto con tu equipo. Tal cambio no debe ser unilateral; después de todo, el equipo es el principal interesado. Establece objetivos claros y muestra qué impacto tendrán en la organización. Esto permite a los empleados comprender mejor el significado de los cambios que estás realizando y, por lo tanto, aceptarlos.

Resumen

Ágil en RRHH es una oportunidad para transformar la profesión y hacerla adecuada para el futuro. También es una oportunidad para entender el nuevo enfoque hacia toda la organización como un conjunto común, en lugar de departamentos separados e independientes. Un enfoque flexible y más centrado en las personas es la respuesta a los desafíos planteados por un entorno empresarial en rápida evolución.

Recuerda que el principio principal de ágil es mejorar continuamente, probar y hacer cambios. Comienza con un pequeño paso, observa cómo funciona en tu organización, recopila retroalimentación. El primer enfoque no siempre será exitoso y traerá éxito, así que prepárate para fallar y aprender de ello. Trabaja con tus empleados, escúchalos, utiliza sus ideas y haz cambios de acuerdo con las necesidades de la organización.

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