Eventos corporativos virtuales. ¿Cómo planificarlos y llevarlos a cabo?

Encuentra tu público objetivo y establece un presupuesto para el evento corporativo

¿Construyendo relaciones, celebrando éxitos de la empresa, haciendo nuevos contactos comerciales? Antes de comenzar a preparar tu evento corporativo, establece su objetivo y decide quién va a participar en él. Después de todo, debes abordar un evento para empleados de manera diferente a como lo harías con un evento para clientes, contratistas o socios comerciales.

A continuación, considera tu presupuesto. Aunque los eventos corporativos virtuales no son tan costosos como los eventos tradicionales, es posible que aún necesites gastar algo de dinero (por ejemplo, en tarifas de plataforma, premios para los participantes y compensación para los invitados, dependiendo de las atracciones planificadas).

Elige la herramienta adecuada

Después de definir tu público objetivo y establecer el presupuesto, puedes pasar al siguiente paso, que es elegir la plataforma adecuada para albergar tu evento. Analiza las opciones disponibles, por ejemplo, Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting o plataformas de eventos virtuales dedicadas como Hopin o Remo, y luego decide qué solución elegir.

Crea un programa para el evento corporativo

Es hora de crear un plan de evento atractivo. Dependiendo del tipo de reunión, elige las atracciones adecuadas:

• Conferencias y talleres para ampliar conocimientos y habilidades,
• Juegos y actividades para construir relaciones,
• Concursos y cuestionarios para comprobar el conocimiento.

Realiza el evento corporativo

Antes del evento corporativo virtual, asegúrate de que tú, como organizador, tengas la infraestructura técnica adecuada, incluyendo una conexión a Internet estable y equipo informático (auriculares, altavoces, una cámara que funcione, etc.). Además, realiza ensayos para evitar problemas potenciales.

En el día del evento, recuerda saludar a los participantes y familiarizarlos con el propósito de la reunión. Utiliza una variedad de actividades y toma descansos regulares. Si es posible, proporciona a los participantes bebidas y bocadillos. La clave para un evento virtual exitoso es mantener a los participantes comprometidos y adaptarse a las circunstancias cambiantes; intenta tener esto en cuenta durante todo el evento.

Resumen

Cuando se organiza adecuadamente, una reunión de team building en línea u otro evento puede ser tan atractivo y efectivo como uno tradicional, aunque ciertamente requieren un enfoque diferente. Sin embargo, requieren menos trabajo y, por lo tanto, menos recursos. Ya sea que estés planeando un evento en línea o fuera de línea, puedes facilitar tu trabajo utilizando Firmbee, nuestro software de gestión de proyectos. En Firmbee, puedes usar tableros Kanban para asignar tareas, crear listas de tareas, establecer prioridades y controlar el presupuesto, todo en un solo lugar.

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