Eventos de integración virtual y eventos corporativos. ¿Cómo planificarlos y llevarlos a cabo?

Sin embargo, el período de confinamientos nos mostró que también diversos tipos de eventos, como una fiesta de integración, una conferencia o un entrenamiento, pueden llevarse a cabo en línea. En muchos aspectos, la planificación de tal evento es similar a trabajar en uno presencial, pero requiere tener en cuenta algunos factores adicionales. A continuación, describimos 4 pasos principales que deben tomarse para llevar a cabo eventos de integración en esta forma.

Definición del objetivo, grupo destinatario y presupuesto para eventos de integración

¿Construir relaciones entre empleados, celebrar el éxito de la empresa, establecer nuevos contactos comerciales? Antes de comenzar cualquier acción en el marco de la organización, es fundamental definir qué objetivo nos proponemos, lo que condicionará principalmente quién participará (edad, intereses, puestos). De hecho, se debe abordar de manera diferente la planificación de un evento para empleados (generalmente en forma de fiesta de integración) que cuando queremos reunirnos con clientes, contratistas o socios comerciales.

A continuación, también vale la pena reflexionar sobre qué presupuesto se dispone. Aunque los eventos corporativos en línea no son tan costosos como los tradicionales, aún pueden requerir ciertos gastos (por ejemplo, en la plataforma, premios para los participantes, honorarios para los invitados, dependiendo de las atracciones planificadas).

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Elección de la herramienta adecuada

Después de definir los aspectos anteriores, puedes proceder al siguiente paso, que es elegir la plataforma adecuada para llevar a cabo la fiesta de integración u otro evento. Esto requiere analizar cuáles son las opciones disponibles (entre las cuales están Zoom, Microsoft Teams, ClickMeeting o plataformas dedicadas a la organización de eventos virtuales como Hopin o Remo). Luego, se debe tomar la decisión de si se utiliza una herramienta que se usa a diario como comunicador para los empleados o si se opta por una nueva solución.

Es recomendable elegir una solución que garantice alta calidad de imagen y sonido, así como que permita la interacción entre los participantes, pero sobre todo que esté preparada para manejar una mayor carga (por ejemplo, 100 o más personas a la vez).

Desarrollo del programa del evento de integración

El siguiente paso que se debe realizar es desarrollar un plan de evento atractivo para los participantes. Dependiendo del tipo que elijas (fiesta de integración, reunión de networking con socios, etc.), es bueno seleccionar las atracciones adecuadas, tales como:

• charlas y talleres que permitan ampliar conocimientos y fortalecer habilidades,
• juegos y actividades que constituyan una excelente manera de construir relaciones durante el entretenimiento,
• concursos y cuestionarios con la posibilidad de comprobar sus conocimientos y habilidades (mejor si es por tiempo con un elemento de competencia entre los participantes y con premios al final para aumentar el compromiso),
• talleres creativos (en este caso, recuerda que deberás proporcionar a los participantes el equipo necesario en sus hogares).

Realización del evento

Antes de la propia fiesta de integración virtual u otro evento corporativo, asegúrate de que como organizador tienes la infraestructura técnica adecuada, incluyendo una conexión a internet estable y equipo informático (auriculares, altavoz, cámara funcionando, etc.). También organiza ensayos técnicos para evitar problemas potenciales. En el día del evento, recuerda al principio dar la bienvenida a los participantes y presentarles el objetivo de la reunión, utilizar diferentes formas de actividad y hacer pausas regulares (puedes proporcionarles bebidas y bocadillos pagados por la empresa durante este tiempo). La clave para un evento virtual exitoso es el compromiso de los participantes, el esfuerzo por alcanzar los objetivos y la flexibilidad para adaptarse a las circunstancias cambiantes; procura cuidar esto durante todo el evento.

Fiestas de integración y otros eventos corporativos en línea – resumen

Con la organización adecuada, una fiesta de integración u otro evento corporativo en forma online pueden ser tan atractivos y efectivos como los presenciales, aunque sin duda requieren un enfoque diferente, especialmente en cuanto a elevar la creatividad al planificar las atracciones. Sin embargo, están asociados con una menor cantidad de trabajo, y por lo tanto, con la necesidad de involucrar menos recursos.

Sin embargo, independientemente de si planeas un evento en línea o fuera de línea, puedes facilitarte la realización de todas las tareas utilizando el programa de gestión de proyectos Firmbee. En él, con la ayuda de tableros kanban, podrás dividir todas las tareas, crear listas de tareas, establecer prioridades, para luego controlar la realización (y con ello el presupuesto) e intercambiar información con otras personas, teniendo todo lo más importante en un solo lugar.

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