Externalización del control o departamento de control interno

Externalización del control

El control está estrechamente relacionado con la gestión empresarial en general. Formando el sistema básico del funcionamiento de la empresa, es responsable de la planificación, el establecimiento de objetivos individuales, la realización de tareas relacionadas, el control, la motivación, el control o la coordinación, a menudo incluso actividades empresariales aparentemente no conectadas.

Realizar actividades de control bien consideradas en una empresa tiene sin duda un impacto positivo en su desarrollo u organización del trabajo diario. Sin embargo, debe recordarse que este es un proceso altamente complejo, que no puede reducirse a meros informes o a la provisión momentánea de la información más necesaria en un momento dado. El aspecto más esencial se convierte en el enfoque en profundizar la descentralización organizacional de una empresa determinada, lo que, en última instancia, apoyará la optimización de un sistema de información multidimensional responsable de controlar supuestos inicialmente definidos.

La externalización del control en sí se basa en la cooperación con una empresa externa o expertos especializados en este campo para agilizar las actividades clave de control. Tomar tales medidas tiene como objetivo reducir significativamente los costos de control y garantizar el ahorro de tiempo que tradicionalmente tendría que gastarse en la implementación de actividades en esta área.

Como resultado, con la asistencia de tal externalización, la empresa tiene la oportunidad de hacer un uso máximo y efectivo de los servicios de control, lo que también juega un papel extremadamente importante en el contexto de la planificación del desarrollo de la empresa y la previsión de su situación económica. El control, debidamente ajustado al perfil de la empresa, facilita además la rápida resolución de emergencias, aumentando la comodidad de las personas que desempeñan sus funciones en diversas posiciones.

Desarrollar presupuestos periódicos racionales y planes financieros o de inversión son otras comodidades asociadas con el potencial de externalización. Además, en caso de cualquier irregularidad, las estructuras de control avanzadas permiten a los propietarios resolver problemas de manera efectiva, minimizando el riesgo de incurrir en pérdidas significativas.

¿Es necesario un departamento de control?

Para muchos emprendedores, la externalización de un servicio tan clave y estratégicamente importante como el control genera ansiedad. Temerosos de perder el control real sobre el negocio, son escépticos ante la idea de entregar a entidades externas el conocimiento de procesos clave, secretos comerciales, finanzas u operaciones generales. ¿Están justificadas las empresas al evitar el control externo, y siempre es mejor desarrollar un departamento de control interno?

Al analizar el tema de la organización del trabajo de control en las empresas, algunos emprendedores se enfrentan al mito de que el control no puede separarse de una organización externa. Este tipo de visión distorsionada suele estar motivada por conceptos erróneos sobre la pérdida del control de gestión, la filtración de información confidencial o el hecho de que el control está demasiado adaptado a una empresa determinada como para ser posible externamente.

Por lo tanto, al verificar la legitimidad de un departamento de control interno, las empresas deben ser conscientes de que externalizar esta área no significa separar los procesos de toma de decisiones. La externalización se centra en apoyar las tareas clave, confiando en la infraestructura de TI externa, lo que al mismo tiempo no excluye la implementación del control internamente en el modelo SaaS.

Aún con la ayuda de asistencia externa, todas las decisiones se toman dentro de la entidad basándose en los datos que se le proporcionan. Las empresas de consultoría especializadas realizan servicios de manera clasificada, lo que permite que incluso los datos financieros sensibles se mantengan bajo un control estricto. Así, al alejarse de la organización de su departamento de control, las empresas no tienen razón para temer filtraciones de información.

Externalización del control vs. departamento de control interno – resumen

Para muchos emprendedores, especialmente aquellos responsables de dirigir pequeñas y medianas empresas en crecimiento dinámico, se está convirtiendo cada vez más en una alternativa tentadora optar por consultores externos en el proceso de planificación. Tomar tales medidas lleva a excluir a las personas en áreas clave del negocio de la implementación de procedimientos de planificación o control, lo que agiliza el trabajo de toda la organización, permitiendo a los empleados concentrarse en tareas clave.

Como resultado, las empresas que implementan la externalización del control pueden ver una reducción notable en la necesidad de recursos combinada con una minimización de los costos mismos. No tener que buscar especialistas ayuda a escalar el negocio, aumentando los ingresos más rápido que los costos asociados.

Las empresas ya no tienen que preocuparse por organizar procesos de reclutamiento a menudo problemáticos. En lugar de contratar nuevos empleados, es mejor contratar a especialistas externos ya debidamente capacitados, lo que al mismo tiempo reduce significativamente el riesgo de contratar a una persona incompetente. De esta manera, los emprendedores ahorran tiempo adicional, que ya no necesita gastarse en administrar recursos humanos o en gestionar y controlar directamente procesos extensos.

Otra ventaja del control externo es que no hay necesidad de desarrollar infraestructura de TI, como servidores, software o equipos de red. Una empresa externa que se centra en servicios de control estrictamente aplica software moderno, lo que le permite llevar a cabo actividades en esta área siguiendo los últimos requisitos legales. Instalaciones de TI extensas agilizan el flujo de información, apoyando el proceso de toma de decisiones en sí, incluso frente a crisis.

Sin embargo, el enfoque hacia la externalización del control se ve un poco diferente para empresas relativamente grandes, que utilizan datos de contabilidad más en el contexto del pago oportuno de cuentas por cobrar que en el análisis regular de sus presupuestos o situación financiera general. Separar la unidad de control les permite fortalecer la disciplina de costos, así como vincular con precisión tareas, recursos y responsabilidades, estabilizando los resultados de toda la unidad.

Las organizaciones, en su mayoría, no se preocupan por informes cíclicos, que les permitirían rastrear tendencias en los cambios en su negocio, optimizar operaciones o controlar mejor la liquidez. Al mismo tiempo, a menudo motivados por creencias estereotipadas, la falta de confianza en los controladores externos se convierte en el factor motivador definitivo para que los emprendedores sigan manteniendo su departamento de control.

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