Funciones clave del control

¿Qué es el control?

Con el objetivo de entender la esencia del control, este instrumento puede definirse como la adopción por parte de las células cooperantes de la empresa de un método unificado de pensar y actuar, lo que facilita enormemente la gestión efectiva de toda la organización, mejorando aún más la toma racional de decisiones clave por parte de la dirección. Así, el control es un sistema básico que se encarga de apoyar la gestión de la empresa en su conjunto.

El control multidimensional se hace posible al integrar los mecanismos internos de la organización con las últimas tecnologías que facilitan la recopilación, recolección y procesamiento de datos clave. Además, el control crea condiciones favorables para adoptar una perspectiva ligeramente más amplia, centrándose en el análisis prospectivo de las actividades que, en última instancia, con el uso de los recursos apropiados de la empresa, la acercarán a alcanzar los objetivos deseados.

El control incluye cuatro funciones: planificación, control, dirección y coordinación. Debido a su diferenciación, perseguir el desarrollo de cada una de estas áreas proporciona una oportunidad para introducir actividades empresariales integrales que aumenten la conciencia sobre las oportunidades y riesgos potenciales de emprender actividades individuales.

Funciones del control

• Planificación – una de las tareas básicas del control es establecer objetivos específicos para la empresa, lo que está estrechamente relacionado con la función de planificación en sí, tanto a corto como a largo plazo. Los objetivos establecidos a menudo toman la forma de KPIs, facilitando la verificación del grado de su implementación en etapas posteriores. Como resultado, se vuelve posible crear una visión del desarrollo de la empresa que sea clara para todos los empleados. Al mismo tiempo, además de definir claramente los resultados deseados, la función de planificación también es responsable de definir los medios y el plazo necesarios para alcanzarlos.
• Control – representa la más obvia de todas las funciones de control. En esta etapa, el elemento más importante es hacer una comparación fiable de los resultados auténticos de la empresa con el plan ya desarrollado. Tal control de la realización de los objetivos establecidos crea la base para llevar a cabo un análisis multidimensional de las desviaciones para descubrir la génesis de su ocurrencia. El siguiente paso es hacer los ajustes necesarios para que la empresa pueda maximizar la eficiencia de sus operaciones en el futuro.
• Dirección – las actividades primarias en esta área giran en torno a la toma de decisiones importantes relacionadas con la corrección de supuestos o objetivos previamente establecidos, como recalcular costos originales o actualizar presupuestos adoptados. Estas actividades están diseñadas para ayudar a la empresa a llegar a su posición deseada en el mundo empresarial lo antes posible. Al mismo tiempo, la esencia del control sigue combinándose con un monitoreo adicional del estado real, centrándose en la implementación de las tareas más críticas a pesar de las desviaciones registradas.
• Coordinación – esta función es responsable de aumentar la eficiencia del sistema de gestión en general, llevándolo a un estado donde los beneficios de la coordinación superen los costos de su implementación. Asegurar la coordinación de las actividades aumenta la comodidad y eficiencia del trabajo, garantizando que las unidades individuales tengan el grado adecuado de alineación y logren sus propios objetivos en línea con los intereses generales de la empresa.

Control – ejemplos

Grupo INCO

La empresa se caracteriza por actividades diversificadas vinculadas a la producción de productos químicos para el hogar, productos medicinales, cosméticos, envases de plástico o incluso actividades editoriales y comercio inmobiliario. Cada año hay un aumento notable en la exportación de bienes a la Unión Europea y países de Europa del Este. Sin embargo, con el aumento de su alcance, la empresa se enfrentó al problema de contabilizar eficientemente un presupuesto tan extenso. Resultó ser una necesidad introducir un sistema de información especializado que permitiera un manejo óptimo de un paquete de datos tan grande.

Por lo tanto, el Grupo INCO decidió invertir en una herramienta de control especializada: el sistema Eureca, que, basado en tecnología de almacén de datos, hizo posible crear un presupuesto multidimensional. Al introducir mejoras en el control, la empresa logró poner bajo control un presupuesto inicialmente demasiado complicado, prestando atención a la presupuestación por fases de los costos departamentales y los costos directos relacionados con la producción misma. Un beneficio adicional también se convirtió en la capacidad de ingresar planes y pronósticos de ventas mensuales o optimizar costos fijos y variables.

La implementación de soluciones de control ha agilizado el proceso de planificación necesario, que anteriormente, con áreas de negocio tan diversas, era extremadamente complicado. Al mismo tiempo, la base de datos desarrollada se ha integrado con el sistema de campo, de modo que los empleados que realizan funciones en todos los niveles de la organización tienen acceso inmediato a información clave.

Infinite

Infinite es una de las empresas de más rápido crecimiento que proporciona soluciones de TI a una variedad de negocios tanto en Europa como fuera del área MENA. La especificidad de la industria y la expansión exponencial de su alcance llevaron a la marca a creer firmemente que necesitaba incluir en sus actividades una solución integral para facilitar la consolidación y el informe de resultados, que al mismo tiempo satisfaciera la creciente demanda de información en el área del control.

Aunque la marca ya contaba con un control basado en Excel, la dinámica de las tareas requería la introducción de una herramienta que permitiera un trabajo más rápido en más parámetros. Por lo tanto, Infinite decidió implementar el sistema Eureca, más potente, asegurando la oportunidad de desarrollar de manera flexible todo el sistema de informes y analizar de manera eficiente incluso datos particularmente diversos.

LS Airport Services

LS Airport Services se describe como una de las empresas de “manejo” más grandes de Polonia, que actualmente atiende a más de 50 transportistas aéreos de todo el mundo. Con el tiempo, la dirección de una marca tan próspera decidió implementar una herramienta para apoyar el control de gestión importante. El principal factor motivador se convirtió en la perspectiva de eliminar las limitaciones que obstaculizaban el desarrollo posterior de la empresa, resultantes de la naturaleza que consume tiempo del proceso general de creación de los informes necesarios.

Buscando una herramienta integral para ayudar a optimizar las áreas de integración de datos, presupuestación, planificación, informes, análisis y pronósticos, la empresa decidió implementar el sistema Eureca en 2020.

Con la introducción de una herramienta de control más avanzada, se hizo posible automatizar los procesos de presupuestación, análisis o informes, lo que llevó a un aumento en el valor general del control en toda la empresa. Además, la conciencia sobre el impacto real en los costos entre los gerentes también se ha fortalecido, aumentando su involucramiento en la situación empresarial actual.

Funciones del control – resumen

Un control implementado correctamente, además de estar respaldado por herramientas modernas y sistemas de TI, aumenta la eficiencia de las operaciones de toda la empresa, permitiendo la determinación precisa de objetivos comerciales realistas. Independientemente de las especificidades de la industria en la que operan diariamente las empresas individuales, el uso juicioso del potencial del control, incluso a corto plazo, puede acelerar el proceso de recopilación, procesamiento, análisis, así como la interpretación de datos clave para el desarrollo empresarial posterior.

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