4 formas en que la IA apoya la gestión de procesos empresariales (BPM) | IA en los negocios #13

Las líneas de ensamblaje de producción son los procesos de negocio de su empresa. La gestión de procesos de negocio, o BPM, es una disciplina que ayuda a optimizar estas líneas y sincronizar su operación, es decir, agilizar el flujo de trabajo de la empresa. Con BPM, las empresas analizan sus procesos de negocio clave, identifican cuellos de botella o desperdicios y luego diseñan mejoras. Con tal ayuda, pueden operar de manera más eficiente y alcanzar objetivos estratégicos. Después de todo, ¿quién podría desperdiciar chocolate?

¿Qué es la gestión de procesos de negocio (BPM)?

Ejemplos de procesos de negocio incluyen:

• Pedido del cliente del producto – consiste en todos los pasos desde agregar el producto al carrito hasta el pago, el envío y el servicio postventa,
• Emisión de facturas y cobro de pagos – emisión de facturas, verificación, contabilización, envío al cliente y cobro de cuentas por cobrar,
• Reclutamiento y capacitación de empleados – publicidad, selección de candidatos, cribado, contratación, implementación y desarrollo del empleado,
• Resolución de problemas técnicos – aceptación de solicitudes, diagnóstico, reparación, pruebas e información al cliente.

La primera tarea de BPM es siempre recopilar datos, analizar el proceso existente seguido de la identificación de todos los pasos necesarios para llevarlo a cabo. La segunda es identificar momentos que obstaculizan dicha ejecución. Y la tercera, diseñar un cambio para mejorar su eficiencia. Con procesos más complejos, esta es a menudo una tarea que supera las capacidades humanas. La inteligencia artificial puede ayudar en su implementación.

El papel de la IA en la gestión de procesos de negocio

Las soluciones BPM modernas emplean inteligencia artificial (IA) para proporcionar capacidades completamente nuevas. Aquí hay 4 aplicaciones principales de la IA en la gestión de procesos de negocio.

1. Mapeo de procesos

La clave del éxito de BPM, también conocido como “optimización de procesos”, es la previsibilidad de todos los pasos a seguir para alcanzar el objetivo. La base para implementar un proceso efectivo es, por lo tanto, la creación de un mapa de procesos, o visualización de procesos.

El mapa de procesos más a menudo viene en forma de un gráfico con todas las etapas y las transiciones entre ellas. Su función también es tener en cuenta las posibilidades bifurcadas, es decir, mapear las diversas eventualidades que pueden surgir en las siguientes etapas del proceso.

Los métodos tradicionales de mapeo de procesos pueden ser lentos y propensos a errores humanos. La IA, por otro lado, puede automatizar el mapeo de procesos, haciéndolo más rápido y preciso.

2. Aumentar la flexibilidad del proceso

Una ventaja significativa de la minería de procesos basada en IA es la capacidad de monitorear procesos en tiempo real, no solo analizarlos después de que se completan. Con el monitoreo en tiempo real, las empresas pueden obtener información actualizada sobre el estado de un proceso e intervenir de inmediato según sea necesario para resolver problemas o aprovechar oportunidades.

Al analizar continuamente los datos sobre la marcha, la IA también puede adaptar dinámicamente los procesos a las condiciones cambiantes. Por ejemplo, en un proceso de manejo de pedidos, puede reordenar automáticamente los pasos o introducir nuevos caminos cuando aumentan las cargas de trabajo.

3. Análisis de patrones en los datos

La IA detecta instantáneamente patrones ocultos en los datos, por ejemplo, razones recurrentes para retrasos en los procesos. En el reclutamiento, puede indicar en qué etapa es más probable que los candidatos se retiren.

Mientras tanto, una de las aplicaciones más interesantes de la inteligencia artificial en BPM es el descubrimiento automático de procesos. La IA puede ayudar a identificar y modelar procesos automáticamente al analizar datos de varios sistemas fuente (por ejemplo, CRM o ERP). Al analizar datos de registro o eventos de estas fuentes, la IA también identifica patrones y relaciones para visualizar el flujo del proceso e identificar pasos individuales.

4. Automatización de tareas repetitivas

Los bots basados en IA realizan de manera autónoma pasos rutinarios del proceso: emisión de facturas, actualización de datos de clientes y transferencia de documentos entre sistemas. Esto permite a los empleados concentrarse en tareas que requieren creatividad y pensamiento estratégico.

La IA puede apoyar una variedad de procesos de negocio, desde la automatización hasta el análisis avanzado. Su uso permite a las empresas aumentar drásticamente la eficiencia y flexibilidad de los procesos clave. Pero, ¿qué herramientas debería utilizar para agilizar los procesos de su empresa e implementar BPM basado en IA?

Herramientas de BPM asistidas por IA

Al buscar herramientas de BPM, primero debe considerar qué tipo de software funcionará mejor para su empresa.

• Soporte de una etapa específica de BPM – por ejemplo, para la visualización de procesos vale la pena probar Flowster o Lucidchart, mientras que para la automatización de varios tipos de tareas – Kissflow. La indudable ventaja de elegir tales soluciones es su menor precio y una experiencia de usuario bien diseñada.
• Una plataforma BPM integral – para gestionar y optimizar los procesos de negocio completos de una empresa con una sola herramienta. Aquí entramos en el ámbito de herramientas que son más complejas y más difíciles de manejar, pero que brindan un gran control sobre los procesos. Estas son empleadas más a menudo por empresas más grandes.


ADONIS, una herramienta de gestión de procesos de negocio apoyada por IA.

Fuente: boc-group.com

Las herramientas de BPM más comúnmente utilizadas incluyen:

• Appian BPM Suite – cuenta con inteligencia artificial (IA) para optimizar y automatizar procesos de negocio. Appian ofrece una herramienta de diseño de habilidades de IA que permite el procesamiento seguro de contenido a gran escala utilizando inteligencia artificial,
• ADONIS BPM Suite – proporciona el chatbot Ella desde el mismo inicio de la ejecución del programa al mapear procesos, y
• Nintex Workflow Cloud – para gestionar y automatizar procesos de negocio. Entre otras cosas, brinda soporte para datos repetitivos, es decir, generando plantillas de documentos interactivas que contienen tablas y secciones creadas dinámicamente a partir de datos y colecciones de objetos.

Resumen

Flujos de trabajo como la presentación de solicitudes de vacaciones, el procesamiento de facturas, la preparación de la incorporación de empleados y la revisión de solicitudes de compra pueden ser automatizados con la gestión de procesos de negocio (BPM) asistida por IA. Gracias a los avances y desarrollos continuos en inteligencia artificial y aprendizaje automático, no solo los procesos simples y unidimensionales, sino también tareas complejas que involucran múltiples partes interesadas, departamentos y diferentes sistemas pueden ser analizados, optimizados e incluso automatizados con la ayuda de la IA.

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