3 herramientas para el procesamiento automatizado de documentos en tu empresa para mejorar tu flujo de trabajo | IA en los negocios #6

¿Qué es el procesamiento automatizado de documentos (IDP)?

El procesamiento automatizado de documentos no es solo escaneo u OCR. Es un conjunto completo de técnicas que te permiten gestionar documentos de manera efectiva en tu empresa. Aquí están las principales ventajas de usar herramientas IDP:

• Ahorro de tiempo: Automatizar tareas repetitivas, como la extracción de datos de documentos, permite a los empleados concentrarse en tareas más estratégicas.
• Mejora de la precisión: Las herramientas IDP ayudan a reducir los errores en el procesamiento de documentos, lo que se traduce en ahorros y previene problemas de cumplimiento.
• Fortalecimiento del cumplimiento: Las herramientas IDP pueden ser programadas para cumplir con reglas y regulaciones específicas para ayudar a las organizaciones a mantenerse en cumplimiento.
• Aumento de la eficiencia: Las herramientas IDP pueden ayudar a agilizar el procesamiento de documentos, lo que lleva a un trabajo más eficiente.
• Mejora del servicio al cliente: Un procesamiento de documentos más rápido se traduce en un mejor servicio al cliente.

¿Qué documentos se pueden procesar?

No solo se pueden procesar automáticamente facturas o contratos. IDP puede manejar muchos tipos de documentos. Entre ellos se encuentran:

• Contratos – por ejemplo, contratos de trabajo o contratos con clientes.
• Facturas – tanto facturas entrantes como salientes.
• Informes – como informes de ventas o informes financieros.
• Correspondencia – cartas, correos electrónicos y otras formas de comunicación escrita.
• Formularios – encuestas, solicitudes, presentaciones.
• Documentos médicos – historiales de pacientes, resultados de pruebas.
• Documentos financieros – extractos bancarios, balances.
• Documentos legales – actos legales, decisiones administrativas.

4 técnicas de procesamiento automatizado de documentos

El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) no es solo un escáner para transferir documentos en papel a una computadora. Son varias técnicas que nos permiten procesar documentos de manera eficiente. Entre ellas, vale la pena mencionar:

1. OCR, Reconocimiento Óptico de Caracteres – una técnica básica para leer texto de documentos en papel. Es, con mayor frecuencia, el punto de partida para automatizar el procesamiento y la circulación de documentos en una empresa. Es una solución antigua y probada para escanear y reconocer el texto contenido en documentos en papel. Con la creciente digitalización, cada vez más empresas están utilizando documentos electrónicos. Sin embargo, en muchos casos, los requisitos legales hacen necesario mantener y procesar bases de datos en papel. Así, el OCR sigue siendo una herramienta ampliamente aplicada.
2. Reconocimiento de texto – análisis de la estructura del texto en los documentos. El siguiente paso en el procesamiento automático de documentos es identificar los datos digitalizados. Una parte esencial de la comprensión automática de lo que se ha escaneado es distinguir entre datos relevantes e irrelevantes. Es decir, reconocer la información clave de, por ejemplo, la marca de la empresa que envió el documento, o distorsiones accidentales o suciedad.
3. Clasificación de documentos – asignación automática de documentos a categorías. Los documentos reconocidos, o la información extraída de ellos, se envían a una base de datos digital. Se clasifican según el tipo de documento o la acción a tomar en función de ellos. Esto podría ser, por ejemplo, poner la fecha de una reunión en los calendarios digitales de los invitados a un concierto benéfico, o enviar un correo electrónico personalizado a un cliente animándolo a dar su opinión después de un proceso de queja.
4. Búsqueda de documentos – encontrar información rápidamente en la base de datos de documentos. Gracias a IDP, encontrar una factura de un contratista específico, o un billete comprado por una cantidad específica, es tan simple como escribir una palabra en la ventana de búsqueda.

¿Cómo funciona el software de procesamiento automático de documentos?

El software de procesamiento de documentos es una herramienta que utiliza técnicas IDP para automatizar los procesos de la empresa. Funciona tanto en computadoras como en la nube y puede integrarse con otros sistemas, como ERP (Planificación de Recursos Empresariales) o CRM (Gestor de Relaciones con Clientes).

Document AI de Google

Document AI es un servicio basado en la nube de Google que cuenta con procesamiento automático de documentos. Aprovecha el aprendizaje automático para extraer datos estructurados de documentos no estructurados.

Document AI ofrece muchas características que lo convierten en una herramienta poderosa para el procesamiento de documentos, como alta precisión, escalabilidad, flexibilidad y seguridad. Con la tecnología de Google Cloud AI y un conjunto de modelos preentrenados o modelos personalizados en Workbench, Document AI puede procesar una variedad de tipos de documentos con alta precisión y velocidad. Sus indudables ventajas son:

• Una sola plataforma para el procesamiento de documentos – usar una sola plataforma permite un acceso rápido a todos los modelos y herramientas, incluidos los modelos preentrenados para el procesamiento de documentos como OCR y Form Parser, así como modelos especializados para industrias específicas.
• Tecnología de IA de Google – Document AI utiliza tecnología de reconocimiento de imágenes (incluido OCR) y procesamiento de lenguaje natural (NLP) de Google para crear modelos preentrenados para documentos de alto valor y alto volumen.
• Enriquecimiento de datos – la capacidad de verificar y enriquecer la información procesada utilizando la tecnología del gráfico de conocimiento de Google, que permite verificar nombres de empresas, direcciones y otros datos basados en información disponible en Internet.
• Agregar verificación humana al proceso – Una nueva función de IA Human-in-the-Loop logra una mayor precisión en el procesamiento de documentos al agregar el momento de aceptación humana a procesos seleccionados.

La fortaleza de Document AI de Google es su integración con otros servicios de Google Cloud, lo que te ayuda a crear flujos de trabajo avanzados. Pruébalo en línea en esta dirección.

Rossum

Mientras que Document AI de Google es mejor para empresas que desean aprovechar tecnologías avanzadas en la nube e integrar el procesamiento de documentos con otros servicios en la nube, Rossum es una excelente opción para empresas que necesitan una solución flexible y escalable que pueda personalizarse para satisfacer necesidades comerciales específicas.

Fuente: Rossum.ai

En otras palabras, Rossum es una herramienta un poco menos sofisticada pero más fácil de usar que emplea inteligencia artificial para extraer datos de documentos. Puede eliminar procesos manuales de entrada de documentos y mejorar la precisión de los datos. Gracias a la nube, Rossum es rápido, preciso y fácil de usar. Funciona bien para procesar diferentes tipos de documentos, como facturas, contratos y formularios.

• Captura automática de datos: La herramienta clasifica automáticamente los documentos, eliminando errores de entrada de datos que pueden llevar a tarifas y sanciones. Puede procesar datos de documentos en todos los formatos y canales, automatizar comunicaciones para eliminar el seguimiento manual, filtrar spam y documentos duplicados, y enrutar y procesar documentos con un sistema de colas flexible.
• Características avanzadas: Rossum ofrece características como preprocesamiento, validación, postprocesamiento e informes. Esto hace que la herramienta sea versátil y adaptable a una variedad de necesidades comerciales.
• Soluciones personalizadas: Rossum ofrece soluciones personalizadas para diversas industrias y necesidades, como contabilidad, incorporación, gestión de la cadena de suministro, gestión de pedidos y aseguramiento de la calidad.

Docsumo

Docsumo es mejor para empresas que desean procesar documentos de manera rápida y eficiente sin tener que participar en complejos procesos de entrenamiento de modelos. Es una plataforma para procesar fácilmente datos de grandes volúmenes de documentos no estructurados con una precisión de más del 99%. Ofrece muchas características como clasificación automática de documentos, categorización de datos, OCR inteligente, validación de datos en tiempo real y mucho más.

Fuente: Docsumo.com

Docsumo es ideal para pequeñas y medianas empresas que desean optimizar su procesamiento de documentos.

• Versatilidad – Docsumo puede procesar una variedad de formatos de documentos, como facturas, extractos bancarios, contratos, conocimientos de embarque, facturas de energía y más.
• Extracción inteligente – Gracias a la avanzada tecnología de IA, Docsumo puede extraer y revisar con precisión solo los campos que necesitas de documentos tan complejos.
• Validación de datos – Crea reglas y fórmulas similares a Excel para validar datos extraídos dentro de un documento, entre documentos o contra una base de datos.
• Clasificación automática – Docsumo puede distinguir automáticamente entre diferentes documentos antes de procesarlos, permitiendo que los datos se transfieran a la base de datos apropiada.
• Integración con sistemas – Independientemente de la industria – seguros, finanzas, logística – Docsumo ofrece una API lista para usar que se puede integrar fácilmente en sistemas existentes.
• Seguridad – La plataforma cumple con el GDPR, está certificada por SOC2 y es compatible con HIPAA, asegurando que los datos empresariales estén seguros y bajo tu control.

Docsumo ha recibido elogios de muchas empresas en todo el mundo, incluidas Arbor Realty Trust y National Debt Relief, que presume de una tasa de procesamiento sin contacto del 95% y una precisión del 99% gracias a su automatización integral.

Resumen

El procesamiento automatizado de documentos es la clave para optimizar el trabajo en muchas empresas. Con herramientas como Document AI de Google, Rossum y Docsumo, las empresas pueden acelerar los procesos comerciales, aumentar la precisión de los datos y mejorar el servicio al cliente. Elegir la herramienta adecuada depende de las necesidades específicas de una empresa, pero todas estas soluciones ofrecen características avanzadas que ayudan a las empresas a tener éxito en el mundo digital actual.

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