¿Qué es el análisis de puestos? 7 técnicas principales para completar un análisis de puestos en la gestión de recursos humanos.

¿Qué es el análisis de puestos? ¿Alguna vez has oído este término, sabes qué debes hacer para analizar la posición de un empleado? Si no sabes sobre el análisis de puestos, es un buen momento para ponerte al día: lee el artículo y descubre más sobre la definición de análisis de puestos y las técnicas más conocidas utilizadas para la evaluación de puestos.

¿Qué es el análisis de puestos? – tabla de contenido:

1. ¿Qué es el análisis de puestos?
2. Análisis de la oferta de trabajo
3. Técnicas de análisis de puestos
4. Análisis de habilidades
5. Análisis de competencias
6. Resumen

¿Qué es el análisis de puestos?

El análisis de puestos es un proceso de evaluación que abarca el rol y las competencias necesarias para un puesto específico. Es uno de los métodos más importantes de gestión de recursos humanos en cualquier organización. El objetivo del análisis tiene varios aspectos y metas: descripción del puesto de trabajo, planificación de la trayectoria de desarrollo profesional, organización del lugar de trabajo, selección y reclutamiento, evaluación de puestos de trabajo y preparación de la estructura salarial en la empresa.

El análisis de puestos implica la recopilación sistemática de información relacionada con la oferta de trabajo dada, con un enfoque en las ventajas que provienen de tener tal posición en la empresa. Además, el análisis de puestos se concentra en las habilidades y conocimientos necesarios que debe tener la persona que trabaja en esta posición.

Análisis de la oferta de trabajo

El análisis de la posición laboral debe proporcionar información en relación con preguntas detalladas como:

• ¿Para qué es la posición laboral?
• ¿Cuál es el alcance de las responsabilidades?
• ¿De qué es responsable el empleado?
• ¿Cuál es el nivel de efectividad de las actividades en curso?
• ¿Cuál es la estructura de líneas de reporte?
• ¿Cuáles son los factores motivacionales?
• ¿Cuáles son las condiciones laborales, el equipo del lugar de trabajo y la ergonomía?

El análisis de la oferta de trabajo es una práctica que tiene como objetivo reunir información específica. El primer paso del análisis requiere utilizar la documentación de la empresa para conocer más sobre el negocio, sus objetivos, procedimientos y estructura organizativa.

En el siguiente paso, la posición laboral, las responsabilidades, las actividades en curso y el objetivo general de la posición son objeto de escrutinio. En esta etapa, es útil tener una conversación con el gerente del departamento o sección y los empleados. Es beneficioso pedir a los empleados que lleven un diario de las actividades en curso durante una o dos semanas. La observación del lugar de trabajo es útil, así como el trabajo en sombra durante el día.

Técnicas de análisis de puestos

Existen muchas técnicas de análisis de puestos que ayudan a recopilar datos de manera rápida y efectiva.

• Conversación – generalmente se lleva a cabo con los empleados. Todos los datos recopilados deben ser verificados con el gerente o líder de equipo. Los aspectos más importantes son: el nivel de independencia, problemas típicos, nivel de dificultad, calificación necesaria, habilidades requeridas. Ventajas: flexibilidad, simplicidad. Desventajas: consume tiempo, análisis laborioso de la información.

• Cuestionarios – completados por los empleados, verificados por el gerente o líder de equipo. Aquí es crucial la redacción del cuestionario, que debe contener preguntas simples, transparentes y comprensibles. Ventajas: útil para el análisis de muchas posiciones laborales, ahorra mucho tiempo. Desventajas: la preparación del cuestionario consume tiempo, la precisión de los resultados depende de la calidad del cuestionario y de la habilidad interpretativa de los encuestados.

• Lista de verificación – en este método se utiliza un tipo específico de cuestionario. El cuestionario está muy estructurado y contiene solo preguntas que requieren que el encuestado marque “sí” o “no”. Los encuestados solo pueden verificar o calificar la característica del trabajo. La lista de verificación puede basarse en una larga lista de preguntas-tareas que los empleados deben marcar solo aquellas que están relacionadas con su trabajo. Ventajas: simplicidad, buena para muchas posiciones laborales diferentes. Desventajas: la preparación de la lista de verificación consume tiempo, no es adecuada para grupos pequeños de participantes.

• Observación – requiere presencia constante durante el trabajo, cuando se recopila toda la información sobre el trabajo: duración de las tareas, métodos, procedimientos; todo esto puede ser monitoreado durante la observación. Ventajas: útil para posiciones clave, objetividad. Desventajas: consume mucho tiempo, no es adecuada para todas las posiciones que implican actividades mentales que no son observables.

• Auto-descripción – descripción escrita del puesto de trabajo y todas las tareas realizadas por el empleado. Ventajas: no hay etapa de preparación, material comparativo extenso. Desventajas: dificultades durante la redacción de la descripción, subjetividad, necesidad de proporcionar capacitación o pautas antes de la tarea.

• Diarios e informes – mantenidos a diario, describiendo un día típico, hora por hora. Dichos diarios pueden ser preparados después de cada día laboral. Los diarios son particularmente útiles para posiciones gerenciales. Ventajas: no hay etapa de preparación, material comparativo extenso. Desventajas: dificultades durante la redacción de la descripción, subjetividad, necesidad de proporcionar capacitación o pautas antes de la tarea.

• Análisis jerárquico de tareas – divide las responsabilidades en conjuntos jerárquicos de tareas y sub-tareas. Este método muestra todas las tareas de manera clara y transparente, describe los estándares de operación y las condiciones laborales. Se utiliza generalmente para posiciones de trabajo manual. Ventajas: análisis detallado de los objetivos con un camino claro para alcanzarlos. Desventajas: consume tiempo, requiere altas competencias del analista.

Análisis de habilidades

La siguiente etapa del análisis de puestos es el examen de las habilidades necesarias para un puesto de trabajo dado. El objetivo principal de tal investigación es la información sobre las habilidades que son necesarias para alcanzar un cierto nivel de efectividad. La posición se analiza principalmente con respecto a las habilidades y capacidades que se requieren para el puesto. El análisis de habilidades se utiliza principalmente para trabajos de oficina y manuales con el uso de técnicas como:

• Distribución del trabajo – análisis de la posición realizado dividiendo todas las tareas, procesos y responsabilidades.
• Análisis de habilidades manuales – observación de trabajadores experimentados durante su trabajo, descripción detallada de movimientos y posiciones del cuerpo.
• Análisis de tareas – el objetivo del análisis es encontrar posibles dificultades y diseñar técnicas de capacitación relacionadas.
• Análisis de errores – análisis de errores típicos que ocurren en relación con la posición dada, especialmente aquellos que resultan en implicaciones financieras.
• Análisis de habilidades de aprendizaje – evaluación de habilidades de aprendizaje que ayudan a obtener resultados satisfactorios.

Análisis de competencias

El análisis de competencias está relacionado con las habilidades conductuales y funcionales del empleado. El análisis tiende a centrarse en las competencias necesarias para un puesto de trabajo dado. Existen varias técnicas utilizadas para el análisis de competencias:

• Consejo de un experto – técnica muy amplia y no muy efectiva que implica buscar consejos de un individuo experimentado, que es solicitado para hacer una lista de competencias.
• Conversación estructurada – la conversación mantenida con muchos empleados se basa en una lista de competencias y permite una estimación detallada de los indicadores positivos y negativos de comportamiento que influyen en la efectividad del trabajo.
• Taller – los talleres son dirigidos por individuos que tienen conocimientos profesionales y experiencia laboral. Las competencias clave de la organización se evalúan con esta técnica.
• Análisis funcional – es una descripción del objetivo principal de la posición con la definición de su función estratégica.
• Análisis de eventos críticos – análisis de competencias basado en eventos críticos reales que ocurren.

Análisis de puestos – resumen

La gestión efectiva de recursos humanos en la organización requiere la ejecución regular de análisis de puestos. Los resultados del análisis son el punto de partida para la realización de muchos objetivos. Los análisis permiten la preparación de descripciones de puestos de trabajo, la evaluación de puestos de trabajo y el establecimiento de la estructura salarial en la empresa. El análisis de puestos es invaluable como herramienta para la motivación, evaluación y recompensa de los empleados. Los resultados obtenidos pueden indicar la dirección del desarrollo futuro y mostrar las posibles formas de uso efectivo de los recursos humanos. El equipo de gestión puede utilizar dicha información para alcanzar los objetivos de la organización.

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