¿Qué es el sistema 5S? ¿Cómo puede este método cambiar la atmósfera en el lugar de trabajo?

El sistema 5S permite mantener el orden y organizar los espacios de trabajo para una mayor eficiencia. Se utiliza principalmente en instalaciones de fabricación, donde los empleados utilizan muchas herramientas. El método es muy universal y puede ser utilizado con éxito por diferentes industrias y sectores, incluso en oficinas y proveedores de servicios. El objetivo principal del método Lean 5S es la prevención de desperdicios. El desperdicio significa cosas diferentes en diferentes lugares de trabajo, pero el efecto de la reducción de desperdicios debería ser el mismo. El método del sistema 5S aumenta la efectividad de los empleados y trae mejores resultados laborales. El método 5S está directamente conectado a la Gestión Lean y se percibe como uno de los métodos clave utilizados para la correcta organización del entorno laboral.

¿Qué es el sistema 5S? – tabla de contenido:

1. ¿Qué significa la abreviatura 5S?
2. Clasificar
3. Ordenar
4. Limpiar
5. Estandarizar
6. Sostener
7. Beneficios del sistema 5S

¿Qué significa la abreviatura 5S?

El sistema 5S se utilizó en Japón durante décadas, pero ganó popularidad a principios de los años 80 del siglo XX. Fue difundido por Takashi Osada. El nombre del sistema proviene de las cinco actividades que crean un lugar de trabajo eficiente cuando se realizan de manera consecutiva. El nombre inicial del sistema fue acuñado en japonés y luego traducido al inglés. Tiene los siguientes elementos:

• Seiri – clasificar
• Seiton – ordenar
• Seiso – limpiar
• Seiketsu – estandarizar
• Shitsuke – sostener

Es muy importante realizar todos los pasos del sistema en un cierto orden. Cada etapa está directamente vinculada con la siguiente y crean un cierto tipo de proceso. Durante la clasificación, preparamos el espacio para ordenar las herramientas, eliminamos todas las herramientas que no son necesarias. El siguiente paso es limpiar: limpiar el espacio de trabajo elegido. Después de los tres primeros pasos, hay un momento de estandarización de los procesos para mostrar a todos cómo realizar todos los pasos. El siguiente paso, sostener, significa que todo el procedimiento debe ser repetible.

Clasificar

La primera etapa es la eliminación de todos los elementos no necesarios del lugar de trabajo. El factor principal en la selección es la utilidad del objeto. En algunos casos, en esta etapa, se debe crear espacio adicional para el almacenamiento temporal de herramientas que no están clasificadas y que pueden ser útiles. Tales herramientas deben ser etiquetadas con una etiqueta especial y mantenidas durante un cierto tiempo. Si después de un tiempo preestablecido esos objetos no se utilizan, deben ser eliminados del área de trabajo. Solo se deben mantener en el lugar de trabajo herramientas útiles y necesarias.

¿Qué hacer con las herramientas que fueron clasificadas como inútiles?

Algunas de las herramientas que durante la selección son clasificadas como no necesarias deben ser eliminadas del lugar de trabajo, pero no tienen que ser desechadas. Algunos de los objetos deben ser mantenidos en una localización diferente, aunque la identificación del lugar adecuado para esos objetos puede ser difícil. La mejor manera de abordar este problema es el método de las 5 etiquetas rojas. Se debe adjuntar una etiqueta al objeto con la información sobre el lugar donde se encontró el objeto. Todos los objetos con las etiquetas rojas adjuntas deben ser almacenados en una ubicación preestablecida que servirá como área de espera.

¿Qué hacer con los objetos dejados en el área de espera?

El enfoque popular prescribe dejar el objeto con la etiqueta roja durante 30 días en el área de espera. Después de ese tiempo, si el objeto permanece sin usar, podemos asumir que no es necesario en esta ubicación de trabajo primaria y es prescindible. En este momento, es necesario considerar si puede haber una necesidad del objeto en el futuro; si la respuesta es sí, el objeto debe ser almacenado y mantenido en el almacén. De lo contrario, debe ser vendido, reciclado o desechado. Los objetos no esenciales no deben ser mantenidos “por si acaso” porque eso lleva al caos.

¿Cuál es el beneficio de clasificar?

El principal beneficio de clasificar es la eliminación de problemas relacionados con la acumulación excesiva de objetos innecesarios en el lugar de trabajo. Los problemas pueden parecer no esenciales, pero son la principal razón del desperdicio de tiempo y recursos en las empresas. Una cantidad excesiva de herramientas mantenidas en el espacio de trabajo dificulta encontrar las herramientas necesarias, alarga el tiempo necesario para la tarea y aumenta los costos para la empresa.

Ordenar

Este paso se trata de encontrar el lugar adecuado para cada objeto dejado en el área de trabajo. Lo más importante es hacer que cada herramienta esté disponible en la cantidad necesaria para un momento dado. Todos los elementos necesarios deben ser accesibles a mano. Las ubicaciones de los objetos deben estar bien marcadas y visibles. Gracias a esto, incluso la persona que normalmente no trabaja en esta área de trabajo particular podrá limpiar el espacio fácilmente. La claridad debe ser la regla principal en la organización de la asignación de lugares para las herramientas.

Para alcanzar una claridad total se utilizan diferentes tipos de marcas visuales. Estas marcas permiten una rápida identificación del lugar donde se almacena el objeto. De acuerdo con el tipo de empresa, estas pueden ser etiquetas, campos, colores o símbolos. Cuanto más simple sea el sistema, mejor. En las instalaciones de fabricación, se utilizan frecuentemente tablas de sombras. Este método requiere hacer trazas visibles de las herramientas en la tabla especial. Gracias a este método, devolver las cosas no toma mucho tiempo y puede hacerse de manera reflexiva.

¿Cuáles son los beneficios de ordenar las cosas?

Ordenar los elementos ayuda a la eliminación rápida de desperdicios en la empresa. Hay muchos tipos de desperdicio, tales como:

• Movimientos innecesarios necesarios durante la búsqueda de herramientas
• Falta de salud y seguridad causada por el caos en el espacio de trabajo
• Errores y fallos

Limpiar

Después de limpiar el espacio de elementos innecesarios y encontrar las ubicaciones adecuadas para almacenarlos, llega el momento de limpiar el espacio. En el tercer paso, nuestro objetivo es establecer un estándar para limpiar el nuevo espacio de trabajo. En esta etapa, es necesario asignar el área de limpieza al espacio de trabajo dado. La limpieza del área de trabajo se convertirá en parte de las tareas diarias del empleado en una posición dada. A partir de ahora, la limpieza del área de trabajo será realizada directamente por este empleado asignado.

La etapa de limpieza permite verificar si todos los pasos anteriores se han realizado correctamente. En el enfoque 5S, limpiar significa mantener la limpieza, no limpiar desde cero. Los problemas de limpieza deben ser investigados para evaluar cuál podría ser la razón de ellos: el empleado o una mala implementación del enfoque 5S.

¿Por qué cada empleado debería limpiar su lugar de trabajo personalmente?

Asignar el área de limpieza a cada empleado tiene un significado más profundo. La limpieza diaria del lugar de trabajo nos permite conocerlo mejor. Es posible descubrir problemas con el equipo y las herramientas durante la limpieza. Esto da esperanza para una reparación más rápida.

Para alentar a los empleados a cuidar su estación de trabajo, podemos darles nuevas herramientas. Cuidamos más de las cosas nuevas, además, este paso ayuda a generar un sentido de pertenencia al lugar.

Estandarizar

La estandarización conecta todos los pasos del método 5S en un proceso constante. Durante el paso de estandarización, toda la actividad debe ser descrita en detalle y ajustada a ciertos estándares. En este paso, se deben crear instrucciones claras y transparentes, tales instrucciones deben ayudar a realizar todas las tareas con gran detalle. La instrucción también debe contener el alcance de las responsabilidades de cada empleado. Gracias a instrucciones bien redactadas, el empleado debería ser capaz de hacerse cargo del lugar de trabajo y encontrar su camino.

Sostener

Pasar por todos los pasos brinda mucha satisfacción a los empleados. Los efectos son claramente visibles y rápidos, ya que el lugar está limpio y ordenado. Sin autodisciplina, algunos malos hábitos pueden reaparecer. Este elemento es particularmente importante porque el desarrollo de nuevos y buenos hábitos lleva tiempo. En este momento, es particularmente importante hacer que los empleados sean conscientes de que el sistema 5S no es una acción singular, sino un método que solo tiene sentido cuando se ve como un proceso.

Herramientas para apoyar la autodisciplina

La última etapa del proceso es la más difícil de alcanzar porque prescribe un cambio en la cultura organizacional de la empresa. Cada empleado también tiene que cambiar. Es particularmente importante utilizar herramientas de apoyo para aumentar y fortalecer la disciplina. La herramienta más utilizada es la auditoría del lugar de trabajo. La auditoría realizada regularmente permite encontrar rápidamente irregularidades y problemas. Todas las irregularidades pueden ser eliminadas rápidamente.

Para apoyar la autodisciplina, también se utilizan otros métodos:

• Representación visual de las estaciones de trabajo que muestran el espacio antes y después de la introducción del sistema 5S
• Visitar otros departamentos para hacer comparaciones
• Apoyo proporcionado por el personal directivo
• Evaluación de la productividad, tabla de resultados

El sistema 5S es un proceso, por lo tanto, después del último paso, debemos volver al primero. Debemos recordar que las reglas y regulaciones una vez establecidas pueden cambiar con el tiempo. El desarrollo constante y la mejora constante son la base de la Gestión Lean.

Beneficios del sistema 5S

Seguramente cada empresa obtendrá diferentes beneficios de la implementación del sistema 5S. De manera similar, las razones para la introducción del sistema 5S son diferentes para cada organización. Pero algunos beneficios son los mismos en todas partes y estos son:

• Mejor organización de los espacios de trabajo
• Mejor uso del tiempo por parte de los empleados
• Aumento de los estándares de seguridad
• Mejor identificación de los empleados dentro de la empresa
• Aumento de la calidad de los productos (servicios)
• Reducción de desperdicios
• Aumento de la creatividad de los empleados

Resumen

El 5S es una herramienta que trae muchos beneficios no solo para la empresa, sino también para el empleado. Este método permite un aumento en la estabilidad del trabajo y cambia la atmósfera en el lugar de trabajo. Los empleados pueden concentrarse en sus deberes en lugar de preocuparse por problemas organizativos que obstaculizan sus esfuerzos. El sistema 5S puede verse como una gran oportunidad para que la empresa mejore procesos sin utilizar muchos recursos. Lo más importante es la motivación y el compromiso de todos los empleados.

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