Las tareas y responsabilidades más importantes del gerente de proyecto | #25 Introducción a la gestión de proyectos

Los Gerentes de Proyecto (PMs) son como CEOs a menor escala, pensando estratégicamente sobre el proyecto en curso y colocándolo en la perspectiva de las actividades de toda la organización. Sus tareas son interdisciplinarias. Aunque no tienen que ser expertos en la gestión del negocio o en el campo que concierne al proyecto, deben tener un conocimiento general de ellos. Mientras que se trata del especialista que es miembro del equipo del proyecto quien propondrá la mejor solución, el Gerente de Proyecto debe entender por qué esa solución es la mejor. Entonces, ¿cuáles son las principales tareas y responsabilidades del Gerente de Proyecto?

Tareas y responsabilidades del Gerente de Proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Planificación y organización
3. Preparación del presupuesto
4. Monitoreo del proyecto
5. Apoyo al equipo
6. Comunicación con las partes interesadas
7. Resumen
8. Consulta nuestro software para la gestión de proyectos

Introducción

El Gerente de Proyecto no gestiona personas, sino el proyecto. Por lo tanto, debe tener siempre en cuenta que el equipo está compuesto por especialistas que realizan su trabajo lo mejor que pueden. La tarea del PM es facilitar la implementación de estas actividades y darles dirección. Por lo tanto, el PM debe:

• Evitar la microgestión – instruir a los miembros del equipo sobre cómo realizar sus tareas,
• Dejar libertad para elegir cómo resolver problemas,
• Gestionar la responsabilidad – ajustar el alcance de las tareas a las capacidades de los miembros individuales del equipo.

Sin embargo, ¿qué tareas forman parte de las responsabilidades del Gerente de Proyecto?

Planificación y organización

La gestión del tiempo en un proyecto consiste en tareas que incluyen la planificación y organización de la ejecución de tareas. La planificación es una parte del ciclo de vida del proyecto, que, aunque en diferentes proporciones, es una parte integral de cada etapa del proyecto. Pero, ¿cómo se ve la planificación como parte diaria de las obligaciones del Gerente de Proyecto, es decir, desde el lado práctico?

El aspecto crucial de la planificación es el uso eficiente del software de gestión de proyectos. Primero, esto incluye compilar una lista de tareas a realizar y priorizarlas. Relacionada con esta última tarea está el segundo deber clave del PM – organizar el trabajo.

Esto implica no solo seleccionar las tareas más urgentes a realizar, sino también asegurarse de que se realicen a tiempo y que todos los miembros del equipo tengan una carga de trabajo lo más equitativa posible. Esto evitará cuellos de botella. Esta organización inadecuada del trabajo del equipo resulta en que una persona sea responsable de un número desproporcionado de tareas. La acumulación de responsabilidades provoca que el trabajo de otros miembros del equipo se detenga, y el progreso del proyecto se ralentice o incluso se detenga.

Asegúrate de ajustar la complejidad del programa que estás utilizando o de variar las aplicaciones de sus funciones de acuerdo con las especificidades del proyecto en cuestión. Después de todo, el número de posibilidades no siempre significa una mejor gestión. Recomendamos ceñirse a los principios de Lean y adoptar solo aquellas funciones que mejoren las capacidades del equipo o proporcionen los datos necesarios para evaluar el progreso del proyecto. Si bien los datos presentados de manera atractiva pueden seducir a las partes interesadas, no vale la pena dedicar demasiado tiempo a recopilarlos si es solo para ese propósito.

Preparación del presupuesto

El Gerente de Proyecto establece el presupuesto durante la fase de planificación del proyecto. Se refiere a esto en el PMBOK como:

“La estimación aprobada para el proyecto o cualquier componente de la estructura de desglose del trabajo o cualquier actividad programada.” (La estimación aprobada para el proyecto o cualquier componente de la estructura de desglose del trabajo (WBS) o cualquier actividad programada.)

Preparar un presupuesto y controlar los gastos en un proyecto no es una tarea fácil. A pesar de los gastos meticulosamente planificados, los cambios serán necesarios para casi cada proyecto implementado. Por lo tanto, un presupuesto de proyecto bien planificado asume un mínimo del 10-15% para gastos imprevistos. El 20% de todos los costos se considera un umbral seguro, pero hay proyectos donde los cambios en el presupuesto son incluso mayores.

Para prevenir desviaciones excesivas de los gastos planificados, es necesario no solo planificar hábilmente teniendo en cuenta los gastos más probables. El PM también debe dedicar una atención considerable al monitoreo de los gastos en un proyecto en curso para poder reaccionar a tiempo, por ejemplo, a los cambios de precios.

Monitoreo del proyecto

Otro conjunto importante de responsabilidades del Gerente de Proyecto es el monitoreo del proyecto. Esto nos permite abordar sabiamente los riesgos, anticipar y responder proactivamente a los cambios.

Sin embargo, el monitoreo no solo se trata de rastrear riesgos emergentes. Las responsabilidades del Gerente de Proyecto para monitorear el proyecto también incluyen:

• Mantener estadísticas sobre el progreso de las tareas,
• La tasa de ejecución del presupuesto,
• Control y optimización del flujo de trabajo.

El objetivo de todas las responsabilidades de monitoreo del Gerente de Proyecto es optimizar las actividades para que el proyecto se ejecute como se pretende, así como aprender cómo se desarrollan y cambian los procesos repetitivos en muchos proyectos.

Apoyo al equipo

Las responsabilidades de los Gerentes de Proyecto incluyen formar un equipo, organizar y coordinar su trabajo, pero también terminar la cooperación con aquellos que no cumplen con sus deberes de manera satisfactoria.

Al formar un equipo, el PM debe asegurarse de que sus miembros juntos tengan todas las habilidades necesarias para alcanzar el objetivo del proyecto. Pero también, asegurarse de que haya una clara división de responsabilidades y transparencia dentro del equipo.

Recuerda que los Gerentes de Proyecto no tienen que, y ni siquiera pueden, ser expertos en el campo representado por cada participante del proyecto. Son responsables de apoyar a los expertos en su trabajo y asegurarse de que el método de implementación del proyecto sea entendido y efectivo, y que el flujo de trabajo del equipo esté optimizado.

Comunicación con las partes interesadas

Otra área de tareas realizadas por el Gerente de Proyecto es la comunicación con las partes interesadas. Una tarea clave es seleccionar la información para transmitir a las personas adecuadas en el momento adecuado, es decir, optimizar los canales de comunicación, así como asegurar que todas las partes interesadas comprendan los mensajes que se les transmiten sobre el proyecto. Esto puede resultar particularmente importante en el caso de tareas técnicamente complejas o altamente especializadas relevantes para el proyecto en general.

Es el PM quien realiza reuniones periódicas con las partes interesadas y prepara informes. A veces estos son en forma de correos electrónicos cortos, y a veces son documentos de varias páginas que contienen datos y análisis detallados.

Tenga en cuenta que el papel representativo del PM no siempre es agradable. Especialmente en el momento en que tienen que comunicar información negativa sobre el proyecto a las partes interesadas. Es en este momento cuando las habilidades interpersonales bien desarrolladas serán muy útiles.

Resumen

El Gerente de Proyecto es la persona responsable de planificar, coordinar y supervisar la implementación de proyectos. Sus principales tareas incluyen:

• Crear un plan de implementación del proyecto y organizar la ejecución de tareas,
• Determinar el presupuesto del proyecto,
• Monitoreo – de gastos, riesgos y problemas potenciales,
• Organización del trabajo del equipo del proyecto
• Comunicación con las partes interesadas e informes

Por lo tanto, el Gerente de Proyecto debe tener una amplia gama de competencias – tanto especializadas como interpersonales. También debe familiarizarse con metodologías de gestión de proyectos como Waterfall, Agile y Scrum.

Consulta nuestro software para la gestión de proyectos:

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