Los 4Ps de la gestión tienen mucho en común: requieren habilidades organizativas e interpersonales, así como flexibilidad y la capacidad de motivar a un equipo. Pero, ¿qué se esconde detrás de las cuatro letras P?
Las empresas más pequeñas a menudo implementan un solo proyecto o crean un solo producto. En tales casos, estos son los únicos objetivos de la organización. Sin embargo, cuando la empresa crece, su estrategia requiere una perspectiva más amplia para el futuro y sus objetivos se diversifican, vale la pena considerar cómo organizar mejor la gestión de proyectos para hacer que su implementación sea lo más eficiente posible.
Los 4Ps representan grupos de tareas ligeramente diferentes, a menudo interrelacionados. Estos son:
A continuación, echemos un vistazo más de cerca a qué son y por qué es importante conocer sus especificidades al planificar, organizar tareas y ejecutar un proyecto.
Cada proyecto puede llevarse a cabo de forma independiente. También puede formar parte de un programa o cartera. Tiene un inicio y un final designados, y su objetivo es producir un producto, servicio u otro resultado único.
Las características del proyecto incluyen:
Muchos gerentes de proyectos manejan múltiples proyectos simultáneamente. Esto es especialmente cierto para proyectos que pertenecen a un solo programa o cartera. Pero, ¿en qué se diferencia un proyecto de un producto?
La gestión de productos se diferencia de la gestión de proyectos principalmente porque no hay un marco de tiempo establecido. Los gerentes de producto deben conocer bien el producto que supervisan y planificar su desarrollo. Establecen prioridades, añaden nuevas características, mejoran las existentes y gestionan el presupuesto de desarrollo del producto equilibrando las capacidades de la empresa y las expectativas del cliente.
Podemos distinguir un producto de un proyecto pensándolo como un objeto físico permanente. Esto se debe a que un producto mantiene una identidad constante aunque sufra ajustes. Un producto podría ser un teléfono inteligente que cambia dependiendo de las aplicaciones instaladas y de cómo ha sido personalizado.
A diferencia de un proyecto, un producto no tiene un ciclo de vida definido. Por lo tanto, la gestión de productos se caracteriza por:
Un producto puede desarrollarse a través de proyectos – temporales y ejecutados durante un tiempo. Volviendo al ejemplo del teléfono inteligente, un proyecto de desarrollo de producto podría incluir una actualización de software para facilitar el uso de la cámara por la noche.
Según el PMBOK, el programa es:
Una colección de proyectos relacionados, y a veces programas más pequeños, que se gestionan juntos para construir un valor que la gestión de cada uno por separado no podría ofrecer. (En versión: “Programa. Proyectos relacionados, programas subsidiarios y actividades del programa gestionadas de manera coordinada para obtener beneficios no disponibles al gestionarlos individualmente.”)
La gestión de proyectos y productos implica planificar, organizar y ejecutar tareas que son parte del perfil de la organización y conducen a la realización de un objetivo que es útil para el cliente o la propia empresa. La gestión de programas, por otro lado, implica determinar qué proyectos necesitan implementarse en la organización para lograr uno de los objetivos estratégicos de manera efectiva y a tiempo. Es una planificación a medio plazo que decide qué prioridad dar a cada proyecto, así como la determinación continua de cuál debería ser la relación entre ellos.
Consideremos el ejemplo del Programa “Nueva Sucursal de la Empresa”. Puede consistir en:
Entre otras cosas, la gestión de programas debe tener en cuenta el tiempo de los proyectos A, B y C. Gestionar cada proyecto sin conocer el estado de los demás podría resultar, por ejemplo, en organizar una fiesta de inauguración cuando la renovación de la sede no se ha completado, o… el equipo aún no ha sido contratado.
Cada uno de los proyectos que componen el programa se implementa por separado, y sus resultados dependen de las tareas realizadas, que conllevan diferentes riesgos. Por lo tanto, las principales diferencias entre la gestión de proyectos y la gestión de programas están relacionadas con la perspectiva de evaluación de resultados y el enfoque hacia la variabilidad. Estas son:
El portafolio de proyectos es un término utilizado algo menos frecuentemente que un programa, pero la separación de un portafolio de proyectos en una empresa es particularmente útil cuando implementamos periódicamente proyectos de naturaleza similar. La finalización de proyectos individuales que pertenecen al portafolio no depende entre sí, como es el caso de un programa.
Por ejemplo, para una empresa que desarrolla software para teléfonos inteligentes, los portafolios separados pueden ser proyectos que implementan:
Un portafolio es una colección centralizada de proyectos y programas en curso en una empresa. Su gestión está principalmente dirigida a lograr los objetivos estratégicos de la organización. Al igual que los proyectos y programas, el portafolio debe detallar:
Sin embargo, el aspecto más importante de la gestión del portafolio de proyectos de la empresa es establecer un esquema de priorización. Asegura que todos los proyectos, productos, programas y carteras implementados y planificados en la empresa obtengan su lugar en la jerarquía de tareas a completar.
La gestión de cada uno de los 4Ps – proyecto, producto, programa y cartera – difiere en ciertos aspectos. Son particularmente importantes las diferencias en las áreas de sujeto de gestión y la naturaleza del equipo.
Los sujetos de gestión en los 4Ps difieren debido al nivel de detalle de las tareas realizadas y la proximidad al cliente.
En el caso de un proyecto, el gerente de proyecto y el gerente de producto supervisan la ejecución de tareas y la creación de soluciones dirigidas directamente al cliente. En el caso de un programa, los proyectos relacionados y sus relaciones son el objeto de gestión. En un portafolio, la gestión se ocupa de todos los programas y proyectos en la organización en relación con sus objetivos, por lo que el rol y las tareas del gerente de cartera se encuentran más alejados del cliente.
Sin embargo, sus tareas aún deben centrarse en la relación entre la misión de la organización, los objetivos y las necesidades de los clientes.
Las diferencias entre los 4Ps también se aplican al equipo. En un proyecto, el equipo se establece por la duración de un proyecto dado, por lo que la implementación del proyecto a menudo es solo una parte de las responsabilidades de los participantes.
La situación es diferente en el caso de un producto – aquí se construye un equipo permanente, cuya tarea principal y a menudo única es trabajar en el producto. Esto reduce el riesgo de inactividad entre proyectos que desarrollan el producto. La necesidad de transferencia de conocimiento, es decir, la implementación que consume tiempo de nuevos miembros del equipo, también es menos frecuente.
Los equipos gestionados por gerentes de programas y carteras, por otro lado, son co-creados por gerentes de proyectos y productos de toda la organización, así como analistas, consultores y especialistas empresariales de alto nivel.
Los 4Ps consisten en la gestión de proyectos, productos, programas y carteras. La gestión de cada uno difiere en detalle, naturaleza del equipo y responsabilidades.
Un proyecto es un esfuerzo subyacente, limitado en el tiempo, con una duración y propósito específicos. Un producto puede desarrollarse a través de proyectos, pero no tiene un ciclo de vida definido y su desarrollo está estrechamente ligado a las expectativas del cliente. Un programa es una colección de proyectos interrelacionados de diferentes tipos que sirven a un propósito común. Un portafolio puede definirse como una colección de proyectos del mismo tipo, llevados a cabo cíclicamente o en paralelo, que sirven para alinear todos los demás Ps con los objetivos estratégicos de la organización de la mejor manera posible.
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Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
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