5 errores comunes en la facturación

Los errores son inevitables. Al emitir facturas, tienden a ocurrir de vez en cuando. ¿Cuáles son los errores de facturación más comunes? ¿Cómo evitar los errores de facturación? ¿Qué consecuencias pueden tener? Si quieres saber las respuestas a estas preguntas, lee nuestro artículo sobre 5 errores comunes de facturación.

5 errores comunes de facturación – tabla de contenido

1. Número de factura incorrecto
2. Datos incorrectos del contraparte
3. Sin información sobre el método de pago
4. Descripción incorrecta de bienes o servicios
5. Errores de facturación
6. Resumen
7. Descubre cómo emitir facturas con Firmbee

Número de factura incorrecto

Cada factura debe tener un número único. Esto es algo obvio, pero en algunas situaciones, es fácil cometer estos errores de facturación. Esto es especialmente cierto si utilizas programas como Word o Excel o sus equivalentes para emitir facturas. A primera vista, puede parecer que esto facilitará tu trabajo de facturación. En tales programas, puedes preparar plantillas de factura listas, en las que solo tienes que cambiar los datos al emitir documentos posteriores. Pero esta solución tiene una gran desventaja.

Reescribir archivos posteriores puede hacer que te pierdas en la numeración. Y guardar facturas como páginas sucesivas en un documento de Word o hojas sucesivas en Excel también puede llevar a inexactitudes.

¿Cuáles son los errores de facturación más comunes en la numeración de facturas? Hay dos tipos: números de factura duplicados y gaps en la numeración. Ambos errores de facturación pueden tener consecuencias desagradables cuando las autoridades fiscales los revisan. Una numeración que contiene huecos puede indicar que no todas las facturas emitidas están incluidas en los cálculos fiscales. Los huecos en la numeración generarán serias dudas incluso si son accidentales y no están destinados a engañar a las autoridades fiscales.

El segundo tipo de error, es decir, dos o más facturas con el mismo número pero contenido diferente, también puede sugerir que se emitieron deliberadamente de esa manera para evitar impuestos. En este caso, también puede haber un problema con la contabilización de tales facturas, porque el software de contabilidad puede no permitirte ingresar dos o más documentos con el mismo número.

Corregir tales descuidos puede no ser fácil, especialmente si ya has enviado tales facturas erróneas a tus clientes y solo más tarde te diste cuenta de que tenías la numeración incorrecta. No les importan mucho a tus contratistas, porque no verifican la numeración correcta de tus facturas. Por lo tanto, pueden pagar tales facturas sin ningún problema. Pero en caso de una auditoría fiscal, puedes ser penalizado por ello. Por eso es mejor prevenirlos, por ejemplo, utilizando un programa o aplicación de facturación donde la numeración se asignará automáticamente. De esta manera, evitarás errores de facturación y estarás seguro de que no has emitido facturas con números incorrectos.

Datos incorrectos del contraparte

Solo somos humanos y los tropiezos nos ocurren a todos de vez en cuando. Podría ser un error tipográfico en el nombre de la empresa a la que facturaste o un error de ortografía en el nombre de tu cliente. Uno típico también es la dirección incorrecta del contratista. En tal caso, puede haber una variedad de errores: número de edificio incorrecto, código postal incorrecto, nombre de calle incorrecto o incluso una ciudad mal escrita de la sede de la empresa. También puede suceder que escribas el número de identificación fiscal incorrecto de tu cliente en la factura.

Parece que son solo pequeñas cosas. Pero a nadie le gusta que su nombre o apellido contenga errores ortográficos. Además, pueden llevar a consecuencias fiscales. Los datos incorrectos del contratista pueden hacer que no pueda reconocer tal factura como un costo de su negocio. En tal caso, será necesario corregir los datos. Esto prolongará el tiempo que tendrás que esperar para el pago de tal factura, porque tu cliente puede retener el pago hasta que reciba el documento con los datos correctos.

Otro tipo de defecto es emitir una factura a datos de un destinatario completamente diferente. Esto puede suceder especialmente cuando las facturas se crean manualmente sobrescribiendo datos en un archivo. En este caso, las cantidades correctas de bienes o servicios vendidos están incluidas en la factura, pero los datos del destinatario permanecen de la factura anterior.

Este descuido puede hacer que envíes tal factura al destinatario equivocado, que no compró los artículos que figuran en ella de ti. También puedes enviarla a un contratista que ha comprado de ti, pero la información del destinatario será incorrecta en esa factura. Hasta que los corrijas, ciertamente no puedes contar con recibir el pago por tal factura.

¿Cómo evitarlos? Aquí es donde un programa de facturación puede venir a tu ayuda. Puedes usarlo para crear una base de datos de tus clientes. Solo necesitas verificar sus datos una vez, para que puedas facturar sin errores más adelante. Algunos programas te permiten descargar datos de la empresa de registros gubernamentales, por lo que puedes evitar estos errores al emitir facturas.

Sin información sobre el método de pago

A todos les gusta tener dinero depositado en su cuenta. Pero la falta de información sobre cómo pagar puede hacer imposible pagar una factura.

Aquí es donde pueden ocurrir una variedad de errores, desde no tener un número de cuenta bancaria hasta un número de cuenta incorrecto o no saber cuándo y cómo pagar una factura. Las inexactitudes aquí pueden tener una variedad de consecuencias. Perder la fecha de vencimiento probablemente resultará en que el cliente te pague por la factura dentro del plazo legal. Pero un número de cuenta incorrecto o incluso la falta de uno resultará en que el contratista no pueda pagarte. Solo cuando corrijas o completes estos datos puedes contar con el pago de la factura.

Descripción incorrecta de bienes o servicios

Las facturas deben contener descripciones precisas de los bienes y servicios vendidos. Mientras que en el caso de los bienes los errores son mucho menos comunes, una buena descripción de los servicios puede causar muchos problemas. Tu cliente no debe dudar de que está pagando por lo que ordenó. Por eso, los datos en la factura deben coincidir con los datos en el pedido.

Dependiendo de los procedimientos que tengan tus contratistas, algunos pueden requerir descripciones más detalladas de los servicios que proporcionas, mientras que otros pueden no hacerlo. No obstante, es una buena idea asegurar la precisión para que no tengas problemas para recibir el pago más adelante. Una descripción incorrecta necesitará ser corregida, lo que probablemente tomará algo de tiempo. Como resultado, puedes recibir el pago por tal factura más tarde de lo que esperabas. Una solución a este problema puede ser crear un catálogo de bienes vendidos y descripciones precisas de los servicios individuales. De esta manera, siempre tendrás descripciones claras y legibles de tu oferta en la factura.

Errores de facturación

Una factura no debe contener errores contables, pero estas situaciones pueden ocurrir. Hay varios lugares donde aparecen con más frecuencia. Estos incluyen el monto total a pagar. Puede estar mal sumado, haciendo que la factura esté subestimada o sobrestimada. Ninguna de estas opciones es beneficiosa. ¿Por qué? Porque refleja mal a la persona que emitió la factura.

Puede suceder que el cliente no verifique cuidadosamente si el documento emitido por ti no contiene errores contables y pague por tal factura. Pero como resultado, puedes recibir muy poco o demasiado dinero. En el primer caso, tendrás que pedirle al cliente que pague extra, lo que puede ponerte en una mala posición. En el segundo caso, el cliente puede exigir un reembolso del sobrepago, lo que podría reflejar mal en la reputación de tu empresa. En ambos casos, tal factura puede ser cuestionada por una auditoría fiscal, por lo que es mejor evitarlo.

Otro lugar donde ocurren errores contables en una factura es en el cálculo del valor de los bienes vendidos. En este caso, puede haber un error en la multiplicación del número de piezas de bienes y el precio por pieza. Esto ocurre más a menudo cuando los cálculos se realizan manualmente. También puede ocurrir un error al calcular el valor del IVA. Utilizar un programa de facturación te ayudará a evitar tales errores de facturación porque los cálculos se realizan automáticamente allí.

Errores de facturación – resumen

Los errores de facturación le ocurren a todos. Sin embargo, debes ser consciente de que pueden tener consecuencias legales. Los errores de facturación también contribuyen a retrasos en los pagos y pueden tener un impacto negativo en la credibilidad de tu empresa. Una de las soluciones es utilizar plataformas de facturación dedicadas que automatizan muchos procesos y al mismo tiempo te permiten evitar errores básicos.

Lee también: ¿Qué debe incluir una factura? – 12 elementos esenciales

Descubre cómo emitir facturas con Firmbee:

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