¿Cuándo deberías emitir una factura?

Emitir facturas es una de las partes más agradables de ser un emprendedor. ¿Por qué? Porque es el paso final para recibir el pago. Pero surge la pregunta: ¿cuándo emitir una factura para que sea legal? Resulta que no hay una única respuesta a esta pregunta. Todo depende de las circunstancias. Más a menudo, se emite una factura después de la entrega de bienes o servicios. Sin embargo, hay algunas excepciones. Este artículo explicará cuándo debes emitir facturas. Principalmente depende del tipo de factura, así que discutiremos aquí aquellas que ocurren con más frecuencia.

¿Cuándo deberías emitir una factura? – tabla de contenido:

1. Factura de venta
2. Factura final
3. Factura de progreso
4. Factura anticipada
5. Factura proforma
6. Factura recurrente
7. Descubre cómo emitir facturas con Firmbee

Factura de venta

Esta es una forma bastante común de emitir facturas. Se encuentra especialmente en tiendas. Cuando tú, como vendedor, entregas los artículos comprados al cliente en persona, también puedes emitir una factura de inmediato. En este caso, generalmente está conectada con la aceptación del pago, ya sea en efectivo o mediante tarjeta de crédito. Sin embargo, puede suceder fuera de tu empresa que entregues bienes directamente al cliente.

Parecería que al estar fuera de tu oficina no podrás facturar a tu cliente de inmediato. Afortunadamente, puedes usar una aplicación de facturación móvil. Esto te permite facturar usando tu smartphone. ¿Y qué pasa con la impresión? No tienes que hacerlo, porque puedes enviar la factura por correo electrónico. Una factura electrónica tiene el mismo valor legal que una factura en papel.

Factura final

Para los servicios, es común ver facturas emitidas después de que se completa el trabajo. ¿En qué se diferencian de las facturas emitidas el día de la venta? Teóricamente, en el momento en que has terminado tu servicio puedes emitir una factura. Esta es una buena manera de hacerlo si tienes contacto personal con el cliente. En este caso, el cliente ve inmediatamente los resultados de tu trabajo y puede aceptar y aprobar la factura.

Sin embargo, si el cliente aún no ha visto el trabajo que has realizado para él, es mejor verificar si está satisfecho con el resultado final. Si tiene algún comentario, puedes hacer correcciones antes de emitir una factura. De lo contrario, podría resultar que el cliente no acepte la factura porque ha comentado sobre el proyecto. Esto prolongaría el proceso de pago. Puedes evitar esto enviando al cliente un mensaje preguntando si acepta el trabajo realizado, y si no, qué correcciones aún son necesarias.

Factura de progreso

Las facturas parciales se pueden encontrar especialmente para proyectos más grandes. En este caso, el trabajo puede dividirse en etapas. Después de su finalización, se emite una factura que cubre el trabajo completado. ¿Dónde puedes encontrar este tipo de facturación? Cada vez que el trabajo completo se extiende en el tiempo.

Esto ocurre, por ejemplo, durante la construcción de una casa. La empresa que realiza el trabajo puede emitir facturas después de la finalización de etapas individuales. Esta forma de facturación asegura el flujo de efectivo y evita cuellos de botella en los pagos, así como una factura alta después de que todo esté completado. Para proyectos a largo plazo, es una buena idea establecer un calendario de pagos al principio. Puede indicar ciertos hitos después de los cuales se emitirán facturas parciales.

Factura anticipada

Si los servicios que proporcionas requieren que comprometas fondos significativos para la compra de componentes necesarios para realizar el trabajo contratado, entonces puedes ofrecer pagar por adelantado. En este caso, emites una factura antes de que se realice el trabajo.

Esta solución resulta útil cuando tus servicios son bastante costosos y la cancelación inesperada de tus servicios por parte del cliente tendría un efecto financiero negativo para ti. ¿Cuándo puede ocurrir tal situación? Por ejemplo, cuando eres un fotógrafo de bodas y el encargo implica capturar una ceremonia de boda en un lugar especificado por el cliente. Si un cliente cancela el servicio un día antes del evento, probablemente no encontrarás a otra persona dispuesta a fotografiar allí ese día. El pago por adelantado asegurará tus intereses para que en tal caso no estés en pérdida.

Factura proforma

Una factura preliminar también se conoce como factura proforma. A primera vista, una factura proforma y una factura anticipada pueden parecer similares. Sin embargo, no son lo mismo. Una factura anticipada te obliga a pagar, mientras que una factura proforma no crea tal obligación. Es más bien una invitación a celebrar un contrato.

Emites tal factura como una propuesta de precio para la venta de bienes o la prestación de servicios incluso antes de que el cliente acepte la entrega. Los clientes piden tales facturas, por ejemplo, para comparar ofertas de varias empresas o para verificar si un gasto determinado se ajustará a su presupuesto. Si el cliente acepta tus términos y condiciones, puedes procesar el pedido y luego emitir una factura regular, que, a diferencia de una factura preliminar, conllevará una obligación de pago por los bienes o servicios entregados.

Factura recurrente

En algunos tipos de negocios, las facturas recurrentes son comunes. Es popular que tomen la forma de una factura de tarifa fija, es decir, una que tiene una tarifa establecida de antemano independientemente de la cantidad de trabajo incurrido. ¿Dónde puedes encontrar tales facturas? Por ejemplo, si diriges una empresa de limpieza y has acordado con tu cliente una tarifa fija para la limpieza semanal de oficinas, cobrarás a tu cliente la misma cantidad cada semana, sin importar cuánto tiempo tome.

En tal caso, un programa de facturación puede ser de gran ayuda para emitir facturas recurrentes. Todo lo que tienes que hacer es ingresar los datos de tus clientes, indicar el día en que se debe emitir la factura e ingresar el monto, y el programa emitirá facturas cíclicas y las enviará a tus clientes.

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