Caroline Becker
Todos los días, los empleados tienen muchas tareas que realizar. Muchas de ellas son repetitivas, se realizan casi automáticamente y terminan convirtiéndose en rutinas aburridas o pesadas que se vuelven pan comido. Entonces, ¿cómo hacer que las tareas rutinarias se realicen automáticamente?
Tareas rutinarias – tabla de contenido:
- Gestión del tiempo
- Las tareas más comunes – automáticamente
- Cómo responder automáticamente a correos electrónicos
- Redes sociales – publicaciones
- Acceso a la información
- Investigación
- Tareas rutinarias – resumen
- Tareas rutinarias – Preguntas clave
Gestión del tiempo
El problema principal se refiere a un enfoque sensato hacia las actividades rutinarias dentro de medidas adecuadas de gestión del tiempo. Resulta crucial programar la jornada laboral para que las tareas se realicen en momentos apropiados. La automatización (o, en resumen, hacer ciertas cosas “como cuestión de rutina”) te permitirá concentrarte mejor en tareas que requieren más trabajo y atención.
Las tareas más comunes – automáticamente
Las tareas recurrentes más comunes son asuntos administrativos. Estos incluyen, por ejemplo, completar las horas de oficina, revisar correos electrónicos o hacer publicaciones breves en redes sociales.
Cómo responder automáticamente a correos electrónicos
La comunicación en tiempo real está desplazando la escritura y respuesta diaria a correos electrónicos. Desafortunadamente, escribir a clientes o socios comerciales con los que el grado de conexión es bajo viene con la incapacidad de usar mensajería instantánea. Pero ese no es del todo el punto. Lo importante es tener tantos contactos como sea posible en cualquiera de tus aplicaciones de comunicación. Las personas con las que pasas más tiempo hablando, superiores/inferiores directos, compañeros de trabajo habituales. También es una buena idea crear conversaciones grupales que incluyan solo a las personas específicamente involucradas en el proyecto. De esta manera, el corazón del asunto – es decir, responder mensajes – se volverá automático e integral al resto de tus tareas diarias.
Redes sociales – publicaciones
Si tus deberes incluyen publicar en plataformas populares, asegúrate de que el trabajo esté organizado. A menudo hay necesidad de llenar el tablero de tu empresa a diario. Por lo tanto, si es posible, programa algunas publicaciones con anticipación. De esta manera, aunque pasarás más tiempo al principio, podrás posponer esta rutina diaria por unos días y ocuparte de asuntos más importantes.
Por supuesto, esto no siempre es posible. Los eventos a los que debes reaccionar en las redes sociales son impredecibles. Aun así, las cosas que ocurren periódicamente, rutinariamente – pueden planearse fácilmente con antelación.
Acceso a la información
En algunas industrias, se requiere que los empleados se mantengan al día con los eventos mundiales. La gran cantidad de sitios de noticias puede ser abrumadora. Por eso, es una buena idea elegir algunos sitios que ofrezcan información más relevante para ti y habilitar notificaciones push. Esto te ayudará a evitar un exceso de contenido innecesario.
Investigación
A menudo hay necesidad de hacer investigaciones. Como sabes, puedes pasar horas en ello. Así que vale la pena recurrir a un asistente virtual, como Google Alerts, que nos notificará sobre cosas importantes, monitoreará varios cambios y nos enviará automáticamente información a nuestra bandeja de entrada.
Tareas rutinarias – resumen
Por supuesto, los ejemplos de simplificaciones y automatismos pueden multiplicarse. Recurrir a herramientas útiles y concentrarse en tareas más significativas seguramente nos ayudará a alcanzar nuestros objetivos más rápido.
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Caroline Becker
Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.
The most important questions
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¿Qué es la automatización?
Es un proceso diseñado para completar las tareas asignadas más rápidamente y de manera regular.
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¿Qué ayudará con la automatización?
Planificar tus propias actividades con antelación y la variedad de herramientas disponibles
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¿Quién se beneficiará más de la automatización de tareas?
Básicamente, cualquier empleado que, además de sus tareas principales, también tenga tareas secundarias que son menos importantes pero que al mismo tiempo requieren una finalización concienzuda.
