¿Cómo cumplir con el GDPR en su proceso de reclutamiento en línea?

De manera similar a la contratación tradicional, la contratación remota implica el procesamiento de los datos personales de los candidatos a empleo. La protección de los datos personales en la Unión Europea y en la mayoría de los países del mundo está regulada por la ley. La recolección, procesamiento y almacenamiento inadecuados de datos personales conllevan consecuencias legales. ¿Cómo cumplir con el GDPR en su proceso de contratación en línea?

¿Cómo cumplir con el GDPR? – tabla de contenido:

1. Objetivos y metas de la contratación
2. Contratación en línea
3. Reglas del GDPR
4. ¿Cómo cumplir con el GDPR?
5. Resumen

Objetivos y metas de la contratación

La contratación remota se está volviendo cada vez más popular ya que asegura una comunicación eficiente entre la organización y los candidatos a empleo. También es una solución rentable y que ahorra tiempo. Los anuncios de empleo en línea pueden actualizarse con frecuencia, y el grupo de candidatos es enorme.

La contratación es parte de la Gestión de Recursos Humanos. El término en sí puede entenderse tanto en un sentido estrecho como amplio. Por un lado, la contratación puede verse como todo el proceso de búsqueda, información y atracción de candidatos a empleo. Por otro lado, a menudo se refiere al método de identificarlos para la selección futura.

El objetivo principal del proceso de contratación es elegir candidatos que cumplan con los requisitos de la empresa, lo que equivale a proporcionar a la organización un número adecuado de empleados calificados. Para ser más específicos, su propósito es motivar a las personas a postularse para los puestos disponibles en la organización y luego crear una lista de candidatos, sujeta a selección.

Contratación en línea

Teniendo en cuenta la digitalización global y la pandemia de COVID-19, la contratación remota se ha vuelto aún más común. Por lo tanto, frecuentemente se encuentra con ofertas de trabajo en tablones de empleo populares que se publican con la cláusula de “contratación remota”. Aparte de enviar su solicitud en línea, el resto del proceso se maneja con el uso de herramientas remotas y un teléfono.

Si una solicitud determinada atrae la atención del reclutador, este llama al candidato y organiza una entrevista de trabajo por teléfono o computadora. En el caso de una entrevista por video, el candidato recibe un correo electrónico de invitación junto con un enlace al mensajero instantáneo utilizado por el reclutador. Todo lo que necesitan hacer es activar el enlace y unirse a la reunión en la fecha y hora especificadas. Algunas de las aplicaciones de mensajería instantánea más populares incluyen: Skype, WhatsApp, Facebook Messenger, Microsoft Teams y Signal.

Etapas de la contratación en línea

El proceso de contratación consta de varias etapas, tales como:

Etapa 1 – Publicación de una oferta de trabajo, recolección de solicitudes electrónicas y una preselección. Después de elegir las solicitudes para los procedimientos posteriores, los reclutadores llaman a los candidatos a empleo y organizan entrevistas de trabajo. Durante la primera reunión, verifican alguna información básica, por ejemplo, evalúan el dominio de un idioma extranjero por parte del candidato. La cita final se confirma por correo electrónico.

Etapa 2 – Entrevista de trabajo en línea. En este punto, los reclutadores verifican las habilidades y el compromiso del candidato, así como deciden si calificarlos para las etapas posteriores del proceso de contratación.

Etapa 3 – Verificación adicional. Los candidatos resuelven pruebas y tareas. Los reclutadores, a su vez, toman su decisión final en esta etapa.

Etapa 4 – Incorporación en línea. Después de decidir sobre un candidato exitoso y ofrecerle un trabajo, los reclutadores pueden contratar al candidato y completar el proceso de incorporación.

Reglas del GDPR

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es la ley de protección de datos de la UE que es directamente aplicable desde el 25 de mayo de 2018, y reemplaza la Directiva de Protección de Datos de 1995. Los datos personales son un término bastante amplio asociado con la identificación de una persona en particular. La protección de datos cubre principalmente:

• nombre y apellido
• número de identificación nacional
• dirección de casa
• correo electrónico
• nombre del banco y número de cuenta
• fotos de personas
• información relacionada con la salud física o mental
• dirección IP de la computadora
• religión
• raza
• origen étnico
• orientación sexual

Un problema contemporáneo de alcance global son los problemas relacionados con la recolección de datos, la pérdida de privacidad y una amenaza a la seguridad personal. En este aspecto, el GDPR es la regulación más estricta que es el pilar de la jurisdicción de la UE. Directivas similares están en vigor en otros países, por ejemplo, Brasil, Australia, Japón, Tailandia y algunos estados de EE. UU.

¿Cómo cumplir con el GDPR en la contratación en línea?

Cuando comienza el proceso de contratación, el empleador se convierte en el controlador de datos personales y puede obtener datos como:

• nombre y apellido
• fecha de nacimiento
• educación
• calificaciones
• historial laboral
• detalles de contacto.

Las organizaciones deben cumplir con las leyes de protección de datos del país correspondiente al recolectar y procesar la información mencionada anteriormente. Un candidato que solicita un trabajo está obligado a adjuntar un consentimiento para el procesamiento de sus datos personales con fines de contratación. El deber del empleador es eliminar la información de identificación personal de un candidato después de que finalice el proceso de contratación.

Cabe señalar que los tablones de empleo no desempeñan ningún papel administrativo y no procesan ningún dato personal. Su función se limita a presentar las ofertas del principal y proporcionar herramientas para la recolección de solicitudes.

Información clave sobre el cumplimiento del GDPR

• Un conjunto de información que puede ser obtenido por el empleador durante el proceso de contratación es cerrado e incluye datos que ya se han mencionado anteriormente. El empleador no tiene derecho a exigir información relacionada con, por ejemplo, el estado civil, origen étnico u orientación sexual.
• Dado el objetivo del proceso de contratación, que es adquirir empleados, los datos recolectados deben servir solo para este propósito. Los datos no pueden ser utilizados en ninguna otra situación. Es inaceptable explotar datos libremente y ponerlos a disposición de otras entidades.
• El procesamiento de los datos de los candidatos debe basarse en su consentimiento por escrito.
• Durante el proceso de contratación, el empleador debe notificar a sus candidatos el nombre de la empresa y la sede, el propósito de la recolección de datos, y el derecho de acceso a la información.
• En cada etapa del proceso de contratación, los candidatos a empleo tienen derecho a controlar cómo se procesan sus datos.
• Después de que finaliza el proceso de contratación, el empleador está obligado a eliminar todos los datos recolectados, y el controlador de datos debe asegurarlos de manera apropiada.

¿Cómo cumplir con el GDPR – resumen

¿Cómo cumplir con el GDPR en su proceso de contratación en línea? En primer lugar, familiarícese con las leyes de protección de datos personales del país correspondiente. En la mayoría de ellos, la información de identificación personal de los candidatos está especialmente protegida. Por lo tanto, es un tema clave recolectar y procesar esta información solo con fines de contratación. Además, los reclutadores no deben obtener ninguna información relacionada con la raza, origen y estado civil de un candidato.

Además, es un tema controvertido verificar datos sobre candidatos particulares en las redes sociales y revisar su historial laboral como parte de la verificación de antecedentes. Según el GDPR, tales prácticas son inaceptables. Sin embargo, debido a que dicha información está disponible para el público en general, es difícil considerarlas poco éticas.

En resumen, la cuestión del cumplimiento del GDPR en el proceso de contratación es un tema amplio. Una preparación adecuada y el conocimiento de las regulaciones legales facilitarán enormemente el procedimiento de adquisición de nuevos empleados.

Ya sabe cómo cumplir con el GDPR en su proceso de contratación remota. Lea nuestros otros recursos: 5 consejos sobre cómo prepararse para una entrevista de trabajo en línea.

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