¿Cómo enviar una factura? Herramientas útiles

Cada freelancer, propietario de un pequeño negocio o emprendedor emite facturas cada mes. Son necesarias para recibir el pago por el trabajo realizado o los bienes entregados. Pero solo emitir tal documento no garantiza la recepción del pago. Para el éxito completo, es necesario entregarlo al contratista. En este artículo, aprenderás 3 maneras de cómo enviar una factura y qué herramientas son particularmente útiles en este proceso.

Cómo enviar una factura – tabla de contenido:

1. ¿Cómo enviar una factura en papel?
2. ¿Cómo preparar una factura en formato electrónico?
3. ¿Cómo crear y enviar un archivo PDF con una factura?
4. ¿Cómo puede ayudarte una aplicación de facturación?

¿Cómo enviar una factura en papel?

Aunque Internet se ha afianzado en nuestros hogares y oficinas, la abrumadora mayoría de las facturas se envían por correo tradicional. Según el informe E-Invoicing / E-Billing. Digitalización y Automatización, hasta el 90% de las facturas llegan a los destinatarios en formato papel.

Desafortunadamente, esto tiene sus desventajas. Una de ellas es el tiempo que lleva entregar la carta a la dirección indicada. Al enviar, debes tener en cuenta todo el proceso que lleva a recibir el pago. Debes recordar que muchas personas pueden estar acostumbradas a los documentos en papel. Esperarán que les proporciones las facturas en esta forma. Es cierto que puedes convencer a algunos de que facturen electrónicamente, pero en otros casos, tendrás que adaptarte a los deseos de tus clientes.

La mayoría de las herramientas que necesitas para enviar una factura en papel están disponibles en cualquier oficina. Necesitarás una computadora con impresora, software de oficina y sobres. Aunque puedes escribir una factura a mano en un formulario especialmente preparado, es mucho más fácil trabajar con documentos electrónicos.

Con un procesador de texto o una hoja de cálculo, puedes preparar un documento que contenga todos los elementos necesarios. Luego necesitas imprimirlo, ponerlo en un sobre, dirigirlo y enviarlo. La mayoría de los procesadores de texto populares te permiten imprimir en sobres, así que no tienes que angustiarte por escribir la dirección a mano. Todo lo que te queda por hacer es comprar un sello y enviar la carta al contratista.

¿Cómo preparar una factura en formato electrónico?

Una alternativa a los documentos en papel es la factura electrónica. No necesitas software especial para crearla, ya que el que usas todos los días – una simple hoja de cálculo o procesador de texto – será suficiente. Al igual que con un documento enviado por correo tradicional, primero debes crear una factura, excepto que en lugar de imprimir, deberías guardar el archivo creado de esta manera.

Evita formatos como DOC o XLS, porque aunque son comunes y fáciles de abrir, tienen un gran inconveniente: un documento preparado de esta manera puede ser editado fácilmente. Es cierto que tienes la opción de proteger la edición de tal archivo con una contraseña, pero es mejor usar una solución probada: archivos PDF. Al enviar tal documento, estás seguro de que nadie intervendrá en su contenido.

¿Cómo crear y enviar un archivo PDF con una factura?

Puedes optar por uno de los convertidores disponibles en la web, como Adobe Acrobat, por ejemplo, para crear un archivo PDF. Solo selecciona una factura guardada previamente en un archivo DOC, y el programa realizará automáticamente la conversión a PDF. Dependiendo de la configuración de tu computadora y las opciones disponibles en tu procesador de texto/hoja de cálculo, también puedes seleccionar la opción de guardar el archivo en formato PDF desde dentro del programa.

Agrega el documento preparado de esta manera como un archivo adjunto en un correo electrónico. Es una buena idea comenzar a crear un mensaje para un cliente con este paso. Esto asegurará que no envíes un correo electrónico sin un archivo adjunto. En el título del mensaje, puedes incluir el nombre del proyecto al que se refiere la factura. El contenido del correo debe ser breve y directo, pero recuerda mantener un tono cortés. Puedes agradecerles por la cooperación pasada, animarles a utilizar los servicios ofrecidos en el futuro, y en el caso de una factura parcial, indicar a qué etapa del trabajo se relaciona.

¿Cómo puede ayudarte una aplicación de facturación?

Esta es una herramienta que facilita significativamente el envío de facturas porque te ofrece la más amplia gama de opciones. Si trabajas con empresas que requieren documentos en papel, simplemente emites, imprimes y envías la factura por correo tradicional según los deseos del cliente. El beneficio para ti es que tal aplicación viene con plantillas de factura listas para usar, así que puedes estar seguro de que cumplirán con las regulaciones de tu país.

También no tienes que preocuparte por las tasas de IVA o la corrección de cálculos y resúmenes. Solo selecciona la tasa impositiva adecuada, ingresa el valor neto de los bienes/servicios, y el programa calculará el valor del artículo en sí junto con el impuesto.

Con una aplicación de facturación gratuita, puedes enviar fácilmente facturas electrónicas directamente a las bandejas de entrada de aquellos contratistas que aceptan esta forma de comunicación. Tal documento se guarda inmediatamente en formato PDF, por lo que no tendrás problemas para convertir un archivo de este tipo en un formato que garantice la integridad de los datos. Puedes enviar una factura preparada de esta manera con literalmente unos pocos clics. No tienes que iniciar sesión en tu correo electrónico: puedes hacer todo desde dentro de la aplicación. Puedes ingresar el asunto del mensaje, completar su contenido o usar una plantilla preparada, lo que ahorra tiempo y acorta significativamente tu trabajo.

Es importante que nunca más te suceda enviar un correo electrónico sin un archivo adjunto, porque al hacer clic en el botón “enviar” la factura que emitiste se adjunta automáticamente al mensaje. Al igual que con el correo electrónico estándar, puedes seleccionar al destinatario del mensaje, agregar más destinatarios e incluso enviar una copia oculta. Esto es práctico al tratar con grandes empresas porque puedes enviar la factura tanto a la persona con la que trabajas en un proyecto como directamente al departamento de contabilidad.

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