Expectativas del proyecto y cómo cumplirlas

La tarea de llevar a cabo un proyecto conlleva una gran responsabilidad. Ya sea que trabajes como Gerente de Proyecto o como freelancer, debes cumplir con varias expectativas definidas y altas del proyecto. En muchas ocasiones, debido a la falta de una comunicación adecuada, esos requisitos se malinterpretan y se confunden. El equipo pierde moral mientras se utiliza tiempo para hacer que el proyecto sea menos caótico en lugar de avanzar. ¿Cómo hacer que un proyecto cumpla con todas las expectativas? En el artículo de hoy, nos gustaría proporcionarte algunas orientaciones que, al ponerlas en práctica, asegurarán que tu proyecto se lleve a cabo sin problemas y con facilidad.

Expectativas del proyecto – tabla de contenido:

1. Expectativas del Proyecto – por qué a menudo conducen a la decepción
2. Los 5 elementos de la gestión de expectativas del proyecto:
3. Para el futuro

Expectativas del Proyecto – por qué a menudo conducen a la decepción

Probablemente te ha pasado que tu cliente no estaba satisfecho con el resultado de tu trabajo. Te seguías preguntando por qué tus visiones no coincidían y hasta qué punto eso hacía que toda la agenda fuera confusa. Cuando finalmente lo descubres, es demasiado tarde, a veces incluso peor: el proyecto completo se termina. Aún así, te estás rompiendo la cabeza: ¿qué salió mal? La respuesta, en este caso, es casi siempre la comunicación y la expresión adecuada de las expectativas de ambas partes. Afortunadamente, hay una manera de prevenir tales desastres.

Las expectativas no son más que creencias firmes de que algo que tenemos en mente tiene un aspecto, forma, tejido, etc., definido, y que las cosas sucederán de la manera que imaginamos. Estos asuntos son frecuentemente difíciles de definir bien, lo que puede ser problemático especialmente desde un punto de vista empresarial. También difumina tanto los objetivos del proyecto como las formas de medir su éxito.

Además, el problema puede ser la falta de prioridades y plazos definidos para una tarea dada o centrarse demasiado en las etapas equivocadas. Al final, lo que nos queda es tiempo perdido, baja moral y reducción de la eficiencia laboral. Tal caos organizacional provoca una falta de compromiso dentro del equipo, pero más importante aún, una grave pérdida de confianza entre el cliente y el equipo de personas que trabajan en un proyecto dado, incluido tú.

Los 5 elementos de la gestión de expectativas del proyecto:

Como puedes ver, una gestión adecuada de las expectativas puede ayudarte a evitar muchos problemas innecesarios y guiarte a lo largo de todo el proceso de llevar a cabo el proyecto de principio a fin como el cliente lo pretendía. Hay 5 elementos básicos de la gestión de expectativas del proyecto:

1. Planificación del proyecto

A menudo sucede que las partes interesadas en un proyecto tienen una cierta visión preconcebida incluso antes de crear el plan para un emprendimiento dado. Por esta razón, es una buena idea involucrar al cliente ya en la fase inicial, es decir, en la planificación. Junto con el cliente y los compañeros de trabajo, determina el alcance de las actividades, prioridades y objetivos, identifica las relaciones entre las tareas. Si algo no está claro, no dudes en preguntar. También no olvides formular un plan de evaluación de riesgos para tener una salida en caso de circunstancias imprevistas.

Las expectativas de ambas partes pueden no coincidir siempre; este método aclarará todas las suposiciones para un proyecto dado y comprometerá más al equipo completo.

2. Implementación del proyecto

La planificación del proyecto es importante, pero no tan crucial como su ejecución. Para ello, necesitas realizar reuniones con el cliente y el equipo para determinar cómo ejecutar y monitorear el desarrollo de tu esfuerzo.

Cuando te reúnas con tu equipo, asegúrate de que todos entiendan su rol y sepan lo que se supone que deben hacer. Establece los roles, tareas, tiempo a dedicar a ellas, un plan de comunicación y una forma de rendir cuentas por los hitos. Es mejor si también incluyes KPIs de inmediato, así como las próximas reuniones programadas en las que harás una actualización.

La comunicación es fundamental en esta etapa; cuídala, por ejemplo, introduciendo una plataforma adecuada para la comunicación. Firmbee es uno de esos tipos de herramientas que, además de la posibilidad de comunicarse con los compañeros de trabajo, tiene muchas otras funciones útiles en la gestión de proyectos y trabajo. Es una de las pocas plataformas de gestión de proyectos gracias a las cuales no es necesario integrar varios programas y la llamada fatiga técnica deja de molestarnos.

3. Comunicación

Como puedes ver, la mayor parte de un flujo de trabajo efectivo, y por ende, de cumplir con las expectativas, se refiere a la capacidad de comunicar claramente. Esto debe tenerse en cuenta en todas las etapas del proyecto para evitar malentendidos innecesarios y, en consecuencia, pérdida de tiempo y motivación.

Sobre todo, utiliza un lenguaje simple y claro, uno que todos entiendan. No debe haber ambigüedad ni duda. Además, es mejor resumir todas las reuniones con una rápida retroalimentación.

También puedes crear un plan de comunicación que incluya:

• el método de comunicación (correos electrónicos, mensajes, herramientas de comunicación),
• frecuencia de comunicación,
• una persona específica responsable de una tarea concreta,
• evaluación de riesgos y posibles problemas de comunicación.

Esto asegurará que los involucrados sepan qué esperar y que incluso los peores escenarios sean una reflexión posterior en lugar de una sorpresa desagradable. Ocultar malas noticias no ayudará y puede resultar en una pérdida de confianza y compromiso del equipo.

4. Prometer menos y entregar más

Literalmente, prometer menos significa minimizar las promesas al inicio de un esfuerzo, y por el contrario, entregar más significa superar las expectativas al momento de la entrega.

No es difícil dejarse llevar por la emoción y prometer algo al principio del proceso de planificación que, con el tiempo y después de que el entusiasmo se haya enfriado, puede resultar difícil o incluso imposible de cumplir. Dado que la suerte está echada y no puedes retractarte, ¿qué hacer entonces? Probablemente algo de estrés por delante. El truco es no dejar que esta situación ocurra en primer lugar. ¿Cómo?

Deberíamos proponer un poco menos de lo que podemos entregar. De esa manera, el cliente se siente satisfecho cuando el proyecto termina y logramos superar sus expectativas. En caso de circunstancias imprevistas que arranquen algunos detalles del plan, el cliente sigue contento ya que, con suerte, logramos cumplir nuestra palabra. Sin embargo, para mantener la calma durante todo el proceso, necesitamos establecer meticulosamente los objetivos y hitos de la manera más realista posible para calibrar nuestra estrategia de prometer menos y entregar más.

5. Expectativas personales

Las personas no pueden leer mentes. No adivinarán lo que queremos decir, asumir o prever si no articulamos las cosas de manera clara y explícita. Así es como llegamos al último, pero no menos significativo elemento: expresar nuestras expectativas. La transparencia y claridad de nuestras intenciones, acciones y expectativas permiten a nuestros colegas y clientes potenciales entender y visualizar la perspectiva completa del proyecto que emprendemos.

Para el futuro

Las expectativas son una parte integral de nuestra vida, incluido su aspecto profesional. Gestionarlas proactivamente puede agilizar el flujo de trabajo y llevar a un equipo más comprometido, clientes satisfechos y, en última instancia, ¡éxito personal! Ten esto en cuenta al trabajar en tus proyectos y trata de poner en práctica estos pocos principios: verás la diferencia en poco tiempo.

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