Gestión del presupuesto del proyecto – ¿cómo hacerlo correctamente?

La gestión del presupuesto del proyecto significa administrar y supervisar las finanzas relacionadas con los proyectos empresariales. Esta es la respuesta más directa, incluso obvia. Pero para obtener una visión más amplia, retrocedamos un paso y hagámonos una pregunta: ¿qué es un presupuesto de proyecto?

Es la suma de los costos de todas las actividades, mano de obra, tareas y materiales que te llevarán al proyecto final. Por eso, debes planificar cuidadosamente tu proyecto antes de sumergirte en las finanzas. ¿Cómo hacerlo correctamente? Las buenas herramientas de gestión de proyectos definitivamente ayudarán.

Gestión del presupuesto del proyecto – ¿cómo hacerlo correctamente?

Es importante tener un presupuesto de proyecto porque esto te dará una buena comprensión de cómo están avanzando las cosas (¡y los gastos!). Tendrás control de todas las actividades y sabrás de inmediato cuándo los costos estarán creciendo demasiado. Este conocimiento definitivamente apoyará tus decisiones a lo largo de todo el proceso y te hará más sabio al planificar los próximos proyectos.

Para llevar a cabo la gestión del presupuesto del proyecto, define el alcance del proyecto

¿Cómo puedes calcular tu presupuesto de proyecto sin conocer los detalles de tu proyecto? Aquí es donde definir el alcance del proyecto viene en ayuda. Definir el alcance de un proyecto significa documentar una lista de objetivos específicos del proyecto, miembros del equipo, hitos, tareas, entregables, características, funciones y plazos. También incluirá cualquier objetivo importante del proyecto, entregables y metas para ayudar a medir el éxito. Muchas herramientas de gestión de proyectos te ayudarán a organizar todas estas cosas. Una de ellas es Firmbee.

Técnicas de estimación

Está bien, tienes tu plan, ¿cómo empezar a contar el dinero? Las técnicas de estimación pueden ayudar. A continuación se encuentra un breve resumen de ellas. Decide cuál es la adecuada para ti y profundiza en el tema.

Estimación de abajo hacia arriba

Esta es una técnica de estimación de tareas individuales y luego combinarlas en una estimación general del proyecto. Para este momento, ya deberías saber qué miembro del equipo es responsable de qué (si no, consulta nuestra solución), puedes pedir a cada persona que realice una tarea que te proporcione las estimaciones. Ellos están definitivamente en una mejor posición para estimar una tarea en la que estarán trabajando. Después de tener una estimación de costos de trabajo al nivel más bajo posible de detalle, agrégalas para llegar a totales resumidos.

Estimación de arriba hacia abajo

Aquí, grupos de gerentes experimentados o expertos externos intentan estimar el presupuesto del proyecto. También puedes usar información de un proyecto anterior y similar. Esta técnica se utiliza a menudo en las fases muy tempranas de un proyecto cuando no hay mucha información disponible. A diferencia de la estimación de abajo hacia arriba, esta vez estimarás la duración de los entregables y/o los entregables principales.

Estimación análoga

La frase estimación análoga proviene del hecho de que utilizas un proyecto pasado similar para estimar la duración o el costo de tu proyecto actual. Debe ser una mezcla de información histórica y juicio experto. Por eso es tan importante rastrear tu presupuesto de proyecto cada vez que entregas algo.

Estimación paramétrica

La estimación paramétrica es una técnica basada en estadísticas que te ayuda a calcular la cantidad esperada de recursos financieros o tiempo que se requiere para terminar un proyecto. Con la estimación paramétrica, se necesitará un poco más de matemáticas, pero solo algunas habilidades básicas, ¡así que no te asustes! Mira este ejemplo:

Supongamos que tu proyecto incluye entrevistar a 300 personas. Cada entrevista contiene 10 preguntas de opción múltiple, y la experiencia pasada ha demostrado que tardan 20 minutos en administrarse. El esfuerzo total para esta tarea será:

Número de entrevistas × 20 minutos = 6000 minutos = 50 horas

Ahora, de tu experiencia pasada, verifica cuánto cuesta una hora de mano de obra. ¡Listo!

Automatiza el proceso

Recuerda, no tienes que hacer todo tú mismo usando notas o calculadoras. Los sistemas de gestión de proyectos pueden calcular el presupuesto por ti en función del alcance del proyecto y ayudarte a almacenar y organizar la información. El módulo de finanzas de Firmbee te permite establecer un presupuesto de proyecto, calcular los costos de los empleados, rastrear tus ingresos y gastos durante todo el proceso. Después de que el proyecto esté terminado, la información se transfiere automáticamente a las facturas. Además, se muestra información sobre lo que debes a otros.

Consulta Firmbee y rastrea la rentabilidad de tus proyectos:

¿Te gusta nuestro contenido? Únete a la comunidad de Facebook para mantenerte en contacto!