¿Es realmente necesaria una herramienta de gestión de proyectos en tu organización?

¿Funciona una herramienta de gestión de proyectos para cualquier organización? Definitivamente, sí. En el caso de organizaciones grandes, el uso de dicho software acelera significativamente todos los procesos, facilita el intercambio de información y asegura un control constante sobre las tareas realizadas. Por otro lado, los equipos pequeños que llevan a cabo proyectos a pequeña escala pueden acceder a una serie de herramientas útiles en el sistema – no solo para la gestión de proyectos, sino también CRM y RRHH – que mejoran diversas áreas de las operaciones de la empresa.

Herramienta de gestión de proyectos – tabla de contenido:

1. Software de gestión de proyectos – ¿cuándo implementarlo?
2. Falta de control sobre la ejecución de tareas
3. Falta de comunicación adecuada entre los miembros del equipo
4. Retrasos en el proyecto
5. Falta de control sobre el presupuesto
6. Resumen
7. Descubre nuestro sistema de gestión de proyectos todo en uno

Software de gestión de proyectos – ¿cuándo implementarlo?

Durante el transcurso de un proyecto, a menudo surgen problemas debido a situaciones tanto externas como internas. Mientras que los factores externos suelen estar fuera de nuestro control, los factores internos pueden ser eliminados – siempre que entendamos que son un problema permanente y no solo un problema puntual. A continuación se enumeran los 4 ejemplos más comunes de situaciones con consecuencias negativas para todo el proyecto – para las cuales la implementación de una herramienta adecuada podría ser una solución.

Falta de control sobre la ejecución de tareas

¿No puedes recordar cuándo se supone que tu subordinado debe completar la tarea asignada? ¿Has perdido la libreta donde distribuiste las tareas para la etapa actual del proyecto? ¿No sabes qué están haciendo tus empleados en este momento? Si sientes de alguna manera que no puedes mantener el control sobre el proyecto, definitivamente deberías apostar por implementar una herramienta de gestión de proyectos.

Agregar todas las tareas junto con las personas responsables de ellas, establecer sus prioridades y fechas de vencimiento, cambios de estado (por ejemplo, por hacer – haciendo – hecho) – estas son solo algunas de las funciones que te permitirán eliminar el problema de la falta de supervisión. El monitoreo constante es, después de todo, la mejor manera de lograr los beneficios esperados.

Falta de comunicación adecuada entre los miembros del equipo

¿Notas que otros miembros del equipo no saben qué está haciendo su colega en este momento? Aunque podría parecer que cada uno debería ser responsable solo de sus propias tareas, este es un pensamiento erróneo que conduce a un uso ineficiente de los recursos – y, en consecuencia, a errores. Trabajar en equipo en un proyecto conjunto significa que los individuos dependen unos de otros, haciendo que la comunicación adecuada sea necesaria. Con toda la información en el sistema y todos teniendo acceso a ella, puedes verificar el estado del trabajo de otras personas en cualquier momento y planificar tus actividades.

Además, una herramienta de gestión de proyectos te permite ofrecer ayuda (después de haber completado tus tareas) a la persona que es más probable que no cumpla con su plazo. La posibilidad de almacenar todos los documentos en un solo lugar también ayuda a mejorar la comunicación entre los diferentes miembros del equipo. Proporcionar acceso a ellos a cada persona en un solo sistema es la forma más fácil de cooperar de manera eficiente entre sí.

Retrasos en el proyecto

Los retrasos pueden ocurrir por diversas razones, y en cualquier etapa de la implementación – y ejercer control sobre todos los procesos sin la ayuda de un software adecuado puede ser significativamente difícil. Una herramienta de gestión de proyectos te permitirá evitar tales situaciones que afectan el resultado final de la implementación al proporcionarte una capacidad constante para controlar los cuellos de botella. Cuando tienes toda la información en un solo sistema, y hay una fecha de finalización junto a cada tarea, la posibilidad de retrasos inesperados se minimizará.

Falta de control sobre el presupuesto

Las finanzas son a menudo el mayor punto de dolor de un proyecto, y la falta de control constante sobre los ingresos y gastos puede llevar a consecuencias desastrosas, empeorando significativamente la situación financiera de la empresa. Por supuesto, durante el transcurso del proyecto puede suceder que no cumplamos con las suposiciones originales (debido, por ejemplo, a aumentos significativos en los precios de los bienes que necesitamos), pero al llevar un seguimiento de toda la información en un solo sistema, podemos detectar el problema antes y reaccionar en consecuencia. Si alguna vez has tenido problemas para ceñirte al presupuesto, no arriesgues repetir tal situación.

Resumen

Piense en si las situaciones mencionadas anteriormente alguna vez aparecieron en su organización, y si su frecuencia fue lo suficientemente alta como para convertirse en un problema que impida que su empresa funcione sin problemas. Si la respuesta es sí, sabrás exactamente qué paso tomar a continuación. Programación más fácil de tareas, hacer citas, contactar a compañeros de trabajo, ejercer control, llevar un seguimiento de los eventos en tu calendario – si sientes que necesitas tales características, no dudes más, simplemente elige la mejor herramienta de gestión de proyectos para ti.

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