Multitarea vs tarea única. ¿Cuál método es mejor para tu productividad?

¿Qué método asegura mejor eficiencia y productividad? La capacidad de priorizar, organizar tu propio trabajo o planificar estratégicamente es a menudo deseada por los empleadores. Cuando el número de responsabilidades aumenta y el supervisor espera resultados rápidos, vale la pena considerar si lograrás mejores resultados realizando múltiples tareas simultáneamente o enfocándote en una sola cosa a la vez. ¡Descubramos!

Multitarea vs tarea única – tabla de contenido:

1. ¿Qué es la multitarea?
2. Tarea única: una alternativa a la multitarea
3. ¿Cómo hacer tarea única?
4. Multitarea vs tarea única
5. Resumen

¿Qué es la multitarea?

La multitarea se puede entender de dos maneras. Primero, se asocia con la divisibilidad de la atención, gracias a la cual una persona puede realizar múltiples tareas al mismo tiempo, como responder a un correo electrónico de un cliente mientras asiste a una reunión de equipo y charla con compañeros de trabajo. La multitarea también puede equipararse con la capacidad de cambiar rápidamente entre deberes individuales.

¿Es efectiva la multitarea? Según el estudio, cuyos resultados se presentaron en la publicación “Supertaskers: Perfiles en la extraordinaria capacidad de multitarea,” solo el 2.5% de los participantes realizaron con éxito múltiples tareas simultáneamente. El resto mostró caídas significativas en el rendimiento.

Cynthia Kubu, neuropsicóloga, confirma que el cerebro humano es capaz de enfocarse en realizar solo una tarea a la vez: “Cuando pensamos que estamos haciendo multitarea, la mayoría de las veces en realidad no estamos haciendo dos cosas a la vez. En cambio, estamos realizando acciones individuales en rápida sucesión, o cambiando de tarea.”

Otro estudio, esta vez de investigadores del Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) en París, muestra cómo la multitarea afecta la corteza prefrontal. Al realizar una sola tarea, ambos lados de la corteza prefrontal trabajan juntos. Cuando se llevan a cabo múltiples tareas al mismo tiempo, los lados del cerebro comienzan a trabajar de manera independiente, lo que lleva a problemas de memoria, resultando en un menor rendimiento y un mayor número de errores.

Si realizar múltiples tareas simultáneamente es ineficiente, ¿cómo es posible que una persona pueda, por ejemplo, cenar, desplazarse por las redes sociales y escuchar la radio al mismo tiempo? La respuesta radica en el nivel de compromiso de la corteza prefrontal: las actividades que realizamos automáticamente (como caminar) imponen menos carga sobre ella que, por ejemplo, conducir un automóvil.

Tarea única: una alternativa a la multitarea

¿Qué hacer en lugar de multitarea? Bueno, la tarea única puede ser una alternativa a la multitarea. Implica enfocarse en solo una tarea a la vez. Este método tiene un impacto positivo no solo en la productividad, sino también en el cuerpo humano. Entonces, ¿cuáles son los beneficios de la tarea única?

• Mayor eficiencia – poner energía en completar una tarea asegura que se haga de manera exhaustiva, por lo que se reduce el riesgo de cometer un error.
• Mejor concentración – la capacidad de enfocarse en una tarea específica permite lograr mejores resultados. Esto se aplica no solo a los deberes profesionales, sino también a las relaciones. Por ejemplo, la concentración, o “estar aquí y ahora” al reunirse con amigos, te permite disfrutar más del momento.
• Menos distracciones – enfocarse en una tarea hace que sea una prioridad, y las distracciones externas se eliminan automáticamente.
• Mayor control – “cambiar” entre tareas deja a una persona distraída del trabajo, dificultando que luego mida los efectos de sus esfuerzos o el tiempo que dedicó a una tarea.
• Niveles de estrés reducidos – la tarea única aumenta la probabilidad de completar realmente una tarea dada. También aumenta la satisfacción y reduce los niveles de estrés, ya que el empleado ya no tiene que pensar en cuándo y cómo terminarla.

¿Cómo hacer tarea única?

Prioriza

Antes de comenzar a trabajar, decide qué tareas están en la parte superior de tu lista de prioridades. Utiliza la matriz de Eisenhower que te ayudará a determinar qué asuntos son urgentes y necesitan atención inmediata, y cuáles pueden abordarse más tarde. Una vez que hayas establecido la prioridad de las tareas, crea tu propia lista de tareas. Esta es una de las características que Firmbee proporciona. Este sistema te permite no solo anotar tus responsabilidades, sino también priorizarlas, darles estados y plazos.

Aprende a gestionar tu tiempo

Existen diversas técnicas que te ayudan a gestionar mejor tu tiempo dividiendo grandes tareas en tareas más pequeñas que se pueden completar con total enfoque en un corto período de tiempo. Un ejemplo es la técnica Pomodoro, que se basa en trabajar en bloques cíclicos de tiempo. La división más común es hacer una tarea durante 25 minutos y luego tomar un descanso de 5 minutos. Después de cuatro bloques, se recomienda tener un descanso más largo.

Bloquear distracciones también te ayuda a concentrarte mejor. Para ello, es una buena idea apagar todas las notificaciones y dejar de lado los sitios web que te distraen de tu trabajo. Por supuesto, algunos compañeros de trabajo pueden esperar una respuesta inmediata a su mensaje. Entonces, deberías notificar a los demás con anticipación que necesitas concentrarte en la tarea en cuestión y pedirles que no te molesten mientras lo haces. Tales situaciones también te enseñan a establecer límites saludables. Los líderes también podrían considerar introducir o al menos educar más a los empleados sobre el tema de la comunicación asincrónica.

Utiliza el sistema de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos tiene muchas características que se pueden utilizar para organizar tu trabajo. Primero que nada, con la ayuda de tableros Kanban, un equipo puede trabajar junto para definir tareas, establecer sus prioridades y estados, asignar empleados responsables de completarlas o establecer plazos. Una persona con tareas asignadas puede anotarlas en su propia lista de tareas, luego completarlas de manera individual y sucesiva, y marcarlas como completadas.

Practica la escucha activa

La escucha activa te ayuda a concentrarte en la otra persona y recordar tanto como sea posible de la reunión. Gracias a esta práctica, no solo muestras respeto hacia la otra persona, sino que también puedes comprender mejor los temas discutidos, así como evitar errores y malentendidos. Así que es una buena idea guardar los dispositivos distractores (teléfono, computadora portátil, etc.) cuando asistas a una reunión, y preferiblemente dejarlos en otra habitación. Durante discusiones en línea, también es una buena idea cerrar todas las pestañas innecesarias en tu navegador web.

Multitarea vs tarea única

No es difícil notar que la multitarea y la tarea única son métodos completamente diferentes de realizar tareas. En la tabla a continuación, presentamos las diferencias básicas.

Multitarea	Tarea única
Trabajar en varias tareas simultáneamente, o la capacidad de “cambiar” rápidamente entre ellas	Trabajar en solo una tarea a la vez
Un amplio alcance de trabajo	Un alcance de trabajo estrecho, enfocándose solo en una tarea
La posibilidad de cometer más errores debido a una menor concentración	Menor riesgo de cometer errores
Un gran número de errores significa peores resultados y menor eficiencia y productividad	Un pequeño número de errores significa mejores resultados y mayor eficiencia y productividad
Es más difícil rastrear el progreso	Es más fácil rastrear el progreso de la tarea en cuestión
Es más difícil priorizar tareas	La capacidad de priorizar tareas es esencial, los deberes más importantes se realizan primero
Progreso más rápido en múltiples proyectos	Progreso más lento en múltiples proyectos debido al enfoque en tareas únicas
Ejecutar tareas específicas más lentamente debido a frecuentes “cambios” entre ellas	Finalización más rápida de una tarea particular: toda la atención y energía se dedican a ella

Resumen

Hoy en día, la multitarea es una habilidad deseable por los empleadores, principalmente porque se asocia con una mayor productividad y eficiencia. Como muestran los estudios, la relación es bastante opuesta. Al cambiar constantemente entre tareas, no poder priorizar y organizar tu trabajo, y ser frecuentemente distraído, la eficiencia de un empleado puede reducirse significativamente, y hay un mayor riesgo de cometer errores, que nuevamente requieren tiempo y energía para corregir.

Por supuesto, en algunas situaciones y para algunas personas, la multitarea puede ser una solución ideal. Sin embargo, vale la pena recordar que solo un pequeño porcentaje de la población tiene la aptitud adecuada para ello.

También es crucial cambiar la actitud hacia la tarea única y rechazar la opinión de que es un método inferior. En numerosas publicaciones, artículos y blogs, puedes leer sobre sus efectos positivos en el trabajo, así como en la salud. Así que puede ser una alternativa ideal para las personas que no quieren sentir tanta presión y estrés, y en su lugar quieren sentirse satisfechas con la finalización de tareas específicas.

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