Una factura es un documento que confirma la transacción. Esto se aplica tanto a la prestación de servicios como al suministro de bienes, incluyendo el suministro de contenido digital. Puede estar en forma papel o electrónica. La factura determina el valor de los bienes y servicios y es la base para calcular los impuestos a pagar. Aunque la factura aparece con frecuencia en relaciones B2B (de negocio a negocio), no es solo un área de los emprendedores. Los particulares también se encuentran con facturas emitidas en el modelo B2C (de negocio a consumidor). En este artículo explicaremos qué es una factura y cuál es su propósito.
La factura es un documento que confirma la conclusión de una transacción entre un vendedor y un comprador. Por esta razón, la factura debe contener los datos completos de ambos. Debe emitirse en dos copias, una para cada una de las partes de la transacción.
Otro elemento importante de la factura es su número único y la fecha de emisión. Contiene información sobre los bienes y servicios vendidos, como su cantidad, precio y valor. Para los países donde se cobra IVA (Impuesto al Valor Agregado), la factura también mostrará la tasa y el valor de este impuesto.
La factura indica el método de pago por los bienes y servicios suministrados. Puede ser un pago anticipado, pago en efectivo, transferencia bancaria o tarjeta de crédito. En caso de una venta con una fecha de pago diferido, la factura también incluirá la fecha en que dicha obligación debe ser saldada.
Una factura puede emitirse en forma papel, pero también puede elaborarse en forma electrónica, que tiene la misma fuerza legal. Según el informe de E-Invoicing / E-Billing. Digitalización y Automatización, se emiten más de 370 mil millones de facturas cada año, de las cuales solo el 10% son electrónicas.
Sin embargo, debido a que el servicio de factura electrónica es mucho más barato que su contraparte en papel, tal solución se vuelve cada vez más popular cada año. Al utilizar la automatización al facturar, puedes reducir costos hasta en 30%.
Al vender cualquier bien o servicio, debes documentar tal evento en una forma apropiada. Al vender a particulares, generalmente se requiere tener una caja registradora y emitir recibos. Sin embargo, a solicitud del cliente, debes emitir una factura que confirme la compra. Al operar un negocio en el modelo B2B, el documento básico que confirma la venta es la factura.
Muchas empresas que venden en varios mercados emiten facturas en forma electrónica para sus clientes por defecto. Esta es definitivamente una solución más conveniente que imprimir recibos o facturas en papel. El envío de tales documentos es fácil de automatizar, por lo que no tienes que lidiar con la burocracia y puedes concentrarte en administrar tu negocio.
Según IFRS (Normas Internacionales de Información Financiera), la factura es uno de los documentos contables más importantes que contiene información detallada sobre la transacción completada. Entre otras cosas, las facturas calculan tus ingresos y el impuesto que debes pagar sobre ellos. Las facturas también documentan los costos que has asumido para operar tu negocio. Dependiendo de la forma de tributación elegida, pueden afectar la cantidad de impuestos a pagar. Dado que las facturas pueden ser controladas por las autoridades fiscales, deben conservarse por un período de tiempo establecido en la ley de un país determinado.
Las oficinas contables, al preparar listas de precios para sus servicios, a menudo se refieren al número de facturas. Esto se aplica tanto a las emitidas por ti, conocidas como facturas de venta, como a las facturas emitidas por tus contratistas por bienes y servicios proporcionados a ti. Estas últimas se conocen como facturas de costo.
Las oficinas contables en el precio del paquete básico de servicios generalmente ofrecen la contabilización de un número predeterminado de facturas, pero por cada documento adicional que exceda este límite, pueden cobrar tarifas adicionales. Si no emites demasiados documentos, utilizar servicios contables puede ser un costo considerable asociado con la gestión de un negocio. Sin embargo, puedes utilizar una aplicación que te permita emitir y contabilizar facturas por tu cuenta. Esto se facilita con plantillas predefinidas y listas de datos desplegables. Gracias a esta solución, puedes optimizar de manera eficiente los costos de operar tu propio negocio.
No necesitas tener una factura para usar la garantía. Para este propósito, cualquier confirmación de compra es suficiente. Esto puede ser un recibo, un estado de cuenta o una confirmación de pago con tarjeta de crédito. Es importante tener un documento que confirme la transacción. Sin embargo, un gran número de personas, especialmente al comprar bienes de mayor valor, eligen una factura. ¿Por qué?
Es muy fácil perder recibos. Además, si se almacenan mal, se desvanecen rápidamente y se vuelven ilegibles. No hay tal problema con las facturas. Frecuentemente tienen un formato más grande y generalmente son una página A4. Gracias a esto, se pueden almacenar fácilmente en carpetas estándar. Las facturas en forma electrónica son una solución ideal. El acceso a tales documentos es mucho más fácil y en caso de que necesites usar la garantía, puedes encontrar rápidamente la factura necesaria.
Puedes encontrar muchas soluciones que apoyan la emisión de facturas, comenzando desde sistemas contables y financieros, pasando por CRM (Sistema de Gestión de Relaciones con Clientes) o sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales) más complicados, hasta aplicaciones dedicadas, por ejemplo, Firmbee, que es una aplicación de facturación gratuita. Gracias a tales herramientas, puedes hacer facturas fácilmente e incluso automatizar ciertos procesos, como el envío de recordatorios sobre pagos recurrentes.
Esto no siempre tiene que implicar gastos considerables para la compra de dicho software. Vale la pena utilizar soluciones probadas que proporcionen funcionalidad completa al emitir facturas, y al mismo tiempo sean gratuitas. Para este propósito, puedes utilizar la Aplicación de Facturación Gratuita, que facilita mucho la emisión de facturas, incluso para aquellos que no han tratado con contabilidad hasta ahora.
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