Gestión financiera digital y contabilidad en línea | Digitalizando tu negocio #5

La gestión financiera digital y la contabilidad en línea se han vuelto cada vez más populares en los negocios. Según un informe de Sage (2020), el 67% de las pequeñas y medianas empresas ya utilizan tales soluciones. Echemos un vistazo más de cerca a por qué vale la pena implementar la gestión financiera digital y cómo la contabilidad en línea puede beneficiar a su empresa. Siga leyendo para descubrir más.

Contabilidad en línea – tabla de contenido:

1. Introducción
2. Una revisión de las herramientas y software disponibles
3. Aspectos clave de la implementación de servicios financieros digitales
4. Seguridad de datos y amenazas en la contabilidad en línea
5. El futuro de la gestión financiera digital y la contabilidad en línea
6. Resumen

Introducción

La automatización de procesos contables, como la emisión de facturas o la liquidación de impuestos, puede aumentar significativamente la eficiencia de su empresa. Por ejemplo, puede reducir el tiempo necesario para emitir facturas en un 73%. Además, integrar sistemas de contabilidad en línea con otros dispositivos utilizados en una empresa, como software de CRM, sistemas de gestión de proyectos, sistemas de gestión de pagos y HRMS, le permite centralizar sus datos y controlar sus finanzas más fácilmente. Adicionalmente, la capacidad de realizar pagos en línea agiliza el proceso de gestión de efectivo y la colaboración con proveedores y clientes.

Una revisión de herramientas y software financieros digitales

El software de contabilidad ofrece muchas características. Antes de elegir un software específico, es una buena idea verificar si está certificado. Esto asegura que la herramienta cumpla con las regulaciones del país donde opera y sea segura para el empresario. Para incorporar la contabilidad en línea en su negocio, es esencial elegir el proveedor adecuado. Algunas de las herramientas más populares incluyen:

1. Xero – una herramienta fácil de usar que le permite emitir facturas rápidamente e integrarse con varios sistemas de pago. Desafortunadamente, su precio puede ser bastante alto para las pequeñas empresas, especialmente si desean utilizar funciones adicionales.
2. QuickBooks – proporciona una amplia variedad de funciones, como gestión de inventarios y seguimiento del tiempo, lo que lo convierte en una solución versátil para diversas industrias. Sin embargo, su mayor desventaja es la interfaz del programa, que puede ser problemática para aquellos sin experiencia contable.
3. Wave – ofrece acceso gratuito para manejar funciones contables básicas, como la facturación y el seguimiento de gastos. Sin embargo, tiene menos características que otras herramientas de pago, lo que puede limitar su utilidad para empresas más exigentes.
4. Firmbee – esta herramienta gratuita le permite realizar muchas tareas que consumen tiempo de manera automatizada y significativamente simplificada. Ofrece características como:

• control de costos de empleados – esto le permite monitorear los gastos de personal, aplicar tarifas individuales a los empleados y generar costos basados en el tiempo registrado.
• pagos parciales – permiten a los clientes realizar pagos en cuotas, manteniendo el control sobre cuánto les queda por pagar.
• facturas personalizadas – hacen posible utilizar el Sistema de Gestión Financiera para crear una variedad de facturas con monedas y tasas impositivas no estándar.

El software también ofrece una fácil migración de datos desde los sistemas contables existentes y soporte para diferentes tipos de negocios. El registro en la plataforma es simple y rápido, y la interfaz intuitiva facilita su uso, incluso para emprendedores novatos.

Aspectos clave de la implementación de servicios financieros digitales

El proceso de implementación de la contabilidad en línea puede ser exigente. Sin embargo, al mismo tiempo, trae enormes beneficios. Sin embargo, vale la pena recordar algunos aspectos clave que pueden ayudar en su implementación. En primer lugar, es aconsejable contar con un contador experimentado para apoyar la implementación y proporcionar asesoramiento en cada etapa.

Otro aspecto importante es elegir el momento adecuado para introducir cambios. Por ejemplo, será mucho más fácil al comienzo del año fiscal que a mitad de año. Esto le ayudará a evitar problemas con la transferencia de datos entre sistemas.

Seguridad de datos y amenazas en la contabilidad en línea

Aparte de las numerosas ventajas de la contabilidad en línea, también existen varios riesgos asociados con la seguridad de los datos. Los empresarios deben ser conscientes de los problemas potenciales y tomar las medidas adecuadas para minimizar los riesgos:

• Pérdida de datos – debe recordar hacer copias de seguridad de sus datos financieros regularmente para evitar perder información debido a fallos del sistema, errores de operador o ataques de hackers. Es una buena idea elegir un software que cree copias de seguridad automáticamente en servidores seguros.
• Cifrado de datos – vale la pena elegir un software que utilice técnicas de cifrado avanzadas para proteger la información del acceso no autorizado.
• Educación y capacitación – la seguridad de los datos financieros almacenados y procesados digitalmente está amenazada no solo por fallos de hardware y software, sino también por el uso inadecuado de la contabilidad en línea. Por lo tanto, los empleados con acceso al software de contabilidad en línea deben ser conscientes de los riesgos de ciberseguridad. La capacitación regular y la actualización de sus conocimientos sobre el tema son una parte importante de una estrategia de gestión de riesgos.

El futuro de la gestión financiera digital y la contabilidad en línea

El futuro de la contabilidad en línea parece ser muy prometedor. El desarrollo de tecnologías, como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, hace posible automatizar procesos. Crear un flujo de trabajo automatizado en una empresa se está volviendo más fácil gracias a herramientas como Zapier o Make.com. Pueden ser utilizadas para construir procesos personalizados, facilitando el manejo de operaciones financieras complejas y la gestión de finanzas. Con el desarrollo de la IA y la disminución de la popularidad de los pagos en efectivo, podemos esperar un crecimiento exponencial de herramientas y software modernos en los próximos años, lo que permitirá un control aún mejor sobre las finanzas de la empresa.

Resumen

La contabilidad en línea se está convirtiendo en una solución cada vez más popular para gestionar las finanzas empresariales. A pesar de sus varios beneficios, también existen muchos riesgos asociados con la seguridad de los datos. Para beneficiarse plenamente de las ventajas de la contabilidad en línea, vale la pena elegir el software adecuado, asegurar el sistema contra amenazas cibernéticas y capacitar regularmente a los empleados. El futuro de este campo parece muy prometedor, lo que podría llevar a una mayor evolución e innovación.

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