Gestión efectiva de contratos. 3 elementos imprescindibles para su organización

¿Qué es la gestión de contratos?

La gestión de contratos es el proceso de planificar, negociar, firmar, ejecutar y monitorear varios tipos de contratos cuyo objetivo es construir relaciones con clientes, proveedores, empleados o socios comerciales. El propósito de este proceso, que puede ser llevado a cabo por un solo empleado o por todo un departamento, dependiendo del tamaño de la organización, es asegurar que todos los contratos se ejecuten de manera efectiva y de acuerdo con sus términos. Comienza con la identificación de las necesidades de la organización, la selección de proveedores y la definición de los términos del acuerdo, y termina con la evaluación del progreso del contrato y, si es necesario, tomando medidas para resolver cualquier problema que surja.

Beneficios de la gestión de contratos

La gestión de contratos ayuda a la organización a alcanzar sus objetivos comerciales. Sin embargo, este no es el único beneficio asociado con una estrategia de gestión de contratos cuidadosamente desarrollada. El proceso también ayuda a:

• Mitigar riesgos – agregar cláusulas de confidencialidad o protección de datos puede reducir significativamente el riesgo para las empresas,
• Optimizar costos – las organizaciones pueden reducir significativamente el costo de servicios y suministros al analizar y negociar cuidadosamente los términos y condiciones de los contratos firmados,
• Aumentar la eficiencia operativa – las empresas pueden mejorar considerablemente su productividad al monitorear y evaluar el rendimiento de proveedores y socios comerciales en función de los términos de los contratos firmados,
• Construir relaciones sólidas con las partes interesadas – cumplir con los plazos y satisfacer los términos del contrato tiene un impacto positivo en las relaciones con empleados, socios o proveedores,
• Proteger los intereses de una empresa – redactar contratos en cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables protege a las empresas de posibles consecuencias legales.

Elementos clave de la gestión de contratos

Puede aportar varios beneficios a largo plazo a las organizaciones. Pero no sucederá sin una estrategia de gestión de contratos efectiva. Aquí están los tres elementos clave de un proceso de gestión de contratos exitoso:

1. Establecer reglas y procedimientos claros

Tanto las pequeñas como las grandes empresas deben tener una política de contratos que describa los objetivos, responsabilidades y procedimientos para planificar, negociar, firmar y ejecutar contratos. Dicho documento debe ser claro y transparente, es decir, comprensible para todos los involucrados. También debe actualizarse, por ejemplo, cuando surgen problemas en la implementación del proceso o cuando emergen nuevas prácticas en la industria.

2. Implementar un sistema de gestión de contratos

La gestión efectiva de contratos requiere que una organización tenga una base de datos o sistema central donde se almacenen todos los contratos, preferiblemente categorizados por tipo, fecha de vencimiento, valor y otros criterios relevantes. Tal centralización y categorización facilitan enormemente los procesos implementados dentro de la organización.

En este caso, la herramienta CRM disponible en Firmbee será útil, permitiéndole almacenar y organizar datos de clientes y contratistas en un solo lugar de fácil acceso. El sistema también le permite monitorear el estado de los contratos y crear etiquetas. Además, Firmbee viene con una aplicación de facturación gratuita para cualquier moneda, tasa impositiva o descuento. ¡Prueba Firmbee gratis!

3. Monitorear condiciones y plazos

Las organizaciones deben monitorear constantemente los términos de los contratos a largo plazo firmados y buscar oportunidades para asegurar condiciones más favorables. Las renegociaciones pueden ayudar a adaptar los contratos a las necesidades en evolución (por ejemplo, a medida que cambia la economía). Además, permite a las empresas estar atentas a las fechas de vencimiento de los contratos, para que puedan planificar y actuar en consecuencia a medida que se acercan esas fechas.

Resumen

La gestión efectiva de contratos es crítica para las operaciones de las empresas en todas las industrias. Por un lado, es parte de las operaciones diarias de un negocio, y por otro lado, es esencial para el logro de los objetivos comerciales establecidos (incluso si no es directamente). En un entorno empresarial dinámico, las organizaciones que han establecido un proceso de gestión de contratos efectivo son capaces de responder rápidamente a los cambios del mercado, minimizar los riesgos existentes y lograr una mayor eficiencia operativa. Como resultado, este proceso es una herramienta poderosa para construir su ventaja competitiva.

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