La lista de tareas suele contener trabajos relativamente simples, pero la combinación de múltiples asignaciones a veces crea obstáculos difíciles de superar. Sabes cómo se siente estar abrumado cuando incluso una tarea típica como redactar un correo electrónico, hacer una cita o pedir productos está más allá de tu capacidad. Si tienes problemas con una lista de tareas que crece constantemente y ves que la procrastinación se convierte en un problema, prueba la regla de los 2 minutos.
La regla de 2 minutos es un método de uso efectivo del tiempo, que fue descrito en el libro de David Allen titulado: Getting Things Done. Es uno de los componentes de su metodología, pero lo suficientemente simple como para poder ponerlo en práctica sin preparación previa. La simplicidad está detrás del fenómeno de este método.
Quizás, inicialmente, el método parecerá demasiado simple. El hecho es que, a pesar de las apariencias, las pequeñas tareas, no los grandes proyectos, pueden distraer y hacer que sea imposible concentrarse. La introducción de esta regla puede ayudarte a practicar hacer las cosas inmediatamente. Gracias a esto, las tareas no se acumularán en la lista y no crearán montones de tamaños increíbles.
Una tarea simple hecha de inmediato no utiliza mucha de nuestra energía, pero puede aumentar el nivel de satisfacción que cada tarea terminada y marcada trae. Además, libera nuestras mentes de pensamientos y permite concentrarse en proyectos importantes.
Si comienzas a dejar de lado esas pequeñas y simples tareas y las pospones, puedes llegar al punto en que habrá demasiadas para hacer, y puede que incluso empieces a sentir aprensión antes de intentar hacerlas. La solución a este problema es fácil. Haz todas las tareas simples y pequeñas de inmediato.
Vale la pena recordar que el propio autor enfatiza la flexibilidad de este método. 2 minutos no significan necesariamente que tengas que medir las tareas con un temporizador en la mano. Los 2 minutos necesarios para una tarea son para recordarte que muchas tareas simples pueden llevar solo unos minutos. No hay diferencia si son 2 o 5 minutos.
La regla de 2 minutos se puede utilizar de muchas maneras. Hay mucho sobre la utilización de la regla para realizar tareas cortas y simples como redactar correos electrónicos y hacer llamadas telefónicas, pero la regla también puede aplicarse a proyectos más ambiciosos. ¿Cómo? Cada tarea enorme puede dividirse en pasos más pequeños. Gracias a esto, el proyecto exigente y aterrador se convierte en una lista de tareas específicas, tangibles y simples por hacer. Tal modificación puede ayudarte a comenzar el proyecto sin sentirte abrumado.
No importa si pasas tu día en la oficina o en casa, tu día es una lista de tareas por hacer. A continuación, presentamos varios ejemplos de actividades a las que se puede aplicar la regla de 2 minutos. Estos son solo ejemplos, pero pueden ayudar a identificar tus tareas diarias.
Algunas tareas se posponen por diversas razones. Estas actividades no se pueden evitar a largo plazo. Tarde o temprano alguien tendrá que hacerlas. Es mejor hacerlas de una vez. Una de esas tareas es lavar los platos. Y es mejor lavar los platos inmediatamente después de la comida. Lo mismo se aplica a sacar la basura, pasear al perro o hacer otras tareas domésticas simples. La regla de 2 minutos te ayudará a ahorrar tiempo y liberar la energía necesaria para asignaciones más importantes.
Cuando durante tu trabajo recibes un correo electrónico, tiendes a abrirlo y leerlo de inmediato. Luego, eso es todo lo que haces porque te recuerdas la tarea importante y actual, y decides responder más tarde. No hay mejor momento que ahora, por lo que si conoces el contenido de un correo electrónico y has pasado tu tiempo leyéndolo, responde de inmediato. No esperes, especialmente si el mensaje es fácil y no requiere un mayor esfuerzo.
Gracias a esto, estarás seguro de que no te olvidarás de ello. Una situación similar ocurre con las llamadas telefónicas y los mensajes que debes pasar a tus colegas. La introducción de esta regla es una gran solución para las personas que no les gusta hablar por teléfono. Posponer y procrastinar nunca ayuda. Es mejor hacer las cosas de inmediato.
Muchas técnicas tienen el mismo objetivo: mejor gestión del tiempo. El mayor beneficio de la regla de 2 minutos es el hecho de que no hay un sistema involucrado. No tienes que prepararte, no tienes que poseer ningún sistema o aplicación. La regla es simple: actúa de inmediato.
Una tarea de 2 minutos no es un problema, pero toda la lista de pequeñas tareas crea una sensación de pesadez que es difícil de combatir. Además, durante el día las listas se vuelven cada vez más largas con todas las nuevas asignaciones, actividades y deberes. Esto agota la energía y evita la concentración.
El uso de la regla de 2 minutos no solo reduce los niveles de estrés, sino que aumenta la satisfacción. La realización incluso de la tarea más simple te da la sensación de agencia y trae la energía necesaria para la realización de otra tarea.
Utilizar el método no solo te ayuda a formar el hábito de realizar la actividad de inmediato, sino que puede ser un buen método para la introducción de nuevos hábitos efectivos. Hay momentos en que queremos hacer algo por nosotros mismos: comenzar un nuevo curso de idiomas, introducir una rutina de lectura de libros o comenzar a hacer ejercicio, pero parece que no tenemos suficiente tiempo para ello.
¿2 minutos reservados al día no suena mal, verdad? Quizás sea un buen paso para comenzar un nuevo viaje y construir un nuevo hábito. Puede resultar que, con el tiempo, extenderás el tiempo para tu nueva práctica, pero la regla de 2 minutos está aquí para ayudarte a avanzar al principio y superar la procrastinación.
Una tarea corta que toma solo 2 minutos suele ser fácil de hacer. Pueden ocupar mucho de tu tiempo si hay muchas de ellas. ¿Qué pasa si hay un gran proyecto importante que debe terminarse a tiempo y requiere tu atención especial? No todas tus actividades pueden dividirse en pequeños fragmentos o pasos.
Algunas tareas requieren una profunda concentración y enfoque. Si te enfrentas a un proyecto así, intenta bloquear tu tiempo. El bloqueo de tiempo te permite concentrarte en una tarea durante toda la duración del tiempo asignado. No dejes de trabajar hasta que el trabajo esté terminado. Las interrupciones repetitivas en el proceso disminuyen la capacidad de concentración y hacen que tu trabajo sea menos eficiente.
La regla de 2 minutos es útil cuando trabajas en actividades que requieren mucha concentración y enfoque. En lugar de intentar hacerlo todo de una vez, la regla anima a las personas a descomponerlo en partes más pequeñas, lo que puede ayudarles a hacer más en menos tiempo. Esta regla se puede aplicar a cualquier tarea o actividad que necesites realizar.
Por ejemplo, si tienes muchos correos electrónicos que escribir, sería mejor si comienzas con correos electrónicos que requieren menos tiempo y esfuerzo. De esta manera, no te cansarás y terminarás procrastinando en esas tareas más difíciles más tarde. La regla de 2 minutos es un truco de productividad que se puede utilizar para asegurarte de que no estás perdiendo tiempo en tareas que no tienes que hacer. Es una herramienta para el autocontrol.
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