Organización del Trabajo: 10 Consejos para dominar la organización laboral

¿Te preguntas cuál es el secreto de las personas exitosas en sus trabajos? Naturalmente, te das cuenta de que esto es un asunto completamente individual, ya que cada empleado posee un conjunto único de habilidades duras y blandas, rasgos de personalidad o de carácter. Sin embargo, hay un elemento del que puedes encargarte para mejorar el rendimiento de tus tareas diarias y aumentar el logro de los resultados esperados: una buena organización del trabajo. ¿Cómo? A continuación, encontrarás nuestra lista de 10 consejos de organización que pueden hacerlo posible.

Organización del trabajo – tabla de contenido:

1. Planifica tu trabajo
2. Enfócate en un objetivo (y tarea) a la vez
3. Recuerda tomar descansos regulares
4. Establece prioridades
5. Estima y controla el tiempo
6. Establece ciclos de productividad individuales
7. Deshazte de las distracciones
8. Trabaja con tableros Kanban
9. Utiliza herramientas para agilizar tu trabajo
10. Establece límites para los colegas
11. Mejor organización del trabajo – ahora sabes qué hacer

Planifica tu trabajo

Puedes organizar tu horario en una herramienta en línea especial, en un cuaderno en línea, tradicionalmente en papel (cualquiera que funcione mejor para ti) – no puedes olvidar planificar tu trabajo si estás interesado en mejorar tu organización. Escribir todas las tareas pendientes para un día o semana determinados es la base para los siguientes pasos que mencionamos. Sin embargo, recuerda planificarte solo el 80% del tiempo en el trabajo – el resto debe reservarse para eventos imprevistos.

Enfócate en un objetivo (y tarea) a la vez

No podrás lograr todo lo que te propones de inmediato – así como no lograrás completar todas las tareas que has planeado para el día antes de la tarde. Enfócate en lo que es más importante en este momento, y verás resultados positivos.

Recuerda tomar descansos regulares

Es mejor planificar tus descansos todos los días alrededor de la misma hora (en la medida de lo posible, por supuesto) – de esta manera tu cuerpo entrará en un cierto ritmo de trabajo, facilitando el logro de tus objetivos.

Establece prioridades

¿Qué tarea es importante y urgente, y cuál debes posponer? Una vez que hayas planificado tu trabajo, deberías determinar el orden en el que debes llevar a cabo las diversas responsabilidades (la matriz de Eisenhower te ayudará con esto). De esta manera sabrás exactamente qué hacer y cómo pasar de una tarea a la siguiente sin permitirte un momento de duda.

Estima y controla el tiempo

Para organizar mejor tu tiempo en el trabajo, también deberías confiar en estimar cuánto tiempo te llevará completar una tarea en particular. De esta manera ganarás control sobre el tiempo mientras aumentas tu motivación para completarla. Comprobar constantemente el ritmo de tus deberes, a su vez, te permitirá anticipar cuellos de botella y aprender lecciones para el futuro (por ejemplo, en términos de que un cierto tipo de tarea requiere un plazo extendido). Estas dos acciones mejoran significativamente la organización del trabajo.

Establece ciclos de productividad individuales

¿En qué horas trabajas mejor? Descubrir si eres más productivo por la mañana, al mediodía o por la tarde (y cómo este hecho se correlaciona con tus comidas en el trabajo) es el punto de partida para una mejor organización de tu trabajo diario. Después de todo, es mejor dejarte las tareas más desafiantes para cuando eres más productivo, de modo que completarlas debería ser al menos un poco más fácil. En el período de menor productividad, por otro lado, deberías realizar tareas automáticas y repetitivas que no requieran mucho compromiso. Este enfoque te ayudará a deshacerte de la sensación de tiempo perdido en el trabajo.

Deshazte de las distracciones

Tenga en cuenta que nada funciona tan mal para realizar las tareas diarias como sucumbir constantemente a distracciones de todo tipo – revisar redes sociales, visitar a compañeros de trabajo o revisar correos electrónicos. ¿Por qué? Porque a nuestras mentes les lleva un tiempo concentrarse en la tarea en cuestión y cada distracción hace que nuestra concentración se desvanezca y tenemos que empezar de nuevo. Por esta razón, es una buena idea bloquear ciertos sitios durante el tiempo de trabajo o usar la técnica Pomodoro (que apoya el trabajo en ciclos) para evitar sucumbir a las distracciones.

En este sentido, también ten en cuenta que te encuentras con distracciones tanto en la oficina como al trabajar desde casa – identifica qué te distrae más a menudo de tu trabajo y luego intenta eliminar estos problemas para mejorar tu flujo de trabajo.

Trabaja con tableros Kanban

Visualizar tus tareas pendientes en el tablero Kanban (la división de columnas es por hacer-haciendo-hecho) mejora el control sobre los flujos de trabajo. Además, permite a otros ver si pueden utilizar tus recursos en este momento, o quizás estás concentrado en una tarea importante y no puedes encontrar el espacio para ayudar.

Utiliza herramientas para agilizar tu trabajo

Piénsalo en este tipo de software (como nuestro software de gestión de proyectos Firmbee) si trabajas en equipo y sientes la necesidad de mejorar la comunicación entre los miembros individuales del equipo. Las soluciones que te permiten almacenar toda la información necesaria sobre los procesos que tienen lugar en un solo lugar pueden mejorar muy rápida y efectivamente la organización del trabajo de los involucrados. Sin embargo, debes recordar seleccionarlas adecuadamente para las necesidades de tu equipo (analizando las áreas que causan problemas).

Establece límites para los colegas

El último consejo es uno que pocas personas quieren seguir porque se cree que al hacerlo puedes obtener la etiqueta de “amigo poco útil”. No obstante, a veces es mejor transmitir a los colegas que no los ayudarás en este momento que apoyar a otros de manera forzada y luego enfrentar retrasos en tus tareas, lo que puede perjudicar tanto a ti (consecuencias físicas y mentales relacionadas con el estrés y las horas extras) como a la organización (debido a plazos incumplidos).

Mejor organización del trabajo – ahora sabes qué hacer

Puede que pienses que los consejos enumerados anteriormente son “triviales” y ciertamente no son suficientes para limpiar el desorden en tu vida laboral. Sin embargo, intenta incorporar algunos en tus actividades diarias y notarás rápidamente que los resultados superarán con creces tus predicciones. Por supuesto, no es el caso de que todos los consejos enumerados anteriormente funcionen exactamente en tu situación (todo depende de los problemas que hayas tenido con la organización de tu trabajo hasta ahora), pero sin duda son un punto de partida adecuado para pensar en un cambio, llevarlo a cabo y luego – disfrutar de los resultados.

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