¿Por qué es importante crear flujos de trabajo?

Cada organización – ya sea una empresa pequeña, una mediana empresa o una corporación multinacional – está constantemente esforzándose por lograr la mayor eficiencia posible. Esto se vuelve especialmente importante en la actual era digital cuando la competencia es feroz. Por esta razón, los emprendedores están buscando formas de optimizar las operaciones diarias de la empresa, una de las cuales es crear flujos de trabajo. ¿Por qué es tan importante para las organizaciones diseñar de manera integral la forma en que el trabajo se mueve de una persona a otra?

Flujo de trabajo – tabla de contenido:

1. ¿Qué es un flujo de trabajo?
2. ¿Por qué vale la pena introducir flujos de trabajo?
3. ¿Cómo implementar un flujo de trabajo?
4. Resumen

¿Qué es un flujo de trabajo?

En los últimos años, un flujo de trabajo se ha convertido en una especie de palabra de moda en el mundo empresarial, de la que a menudo se habla (por ejemplo, en entrevistas de trabajo), pero que no necesariamente se ve implementada en la práctica. Los flujos de trabajo empresariales son procedimientos repetitivos que consisten en una serie de tareas que deben realizarse de manera rutinaria en una secuencia específica y consistente. Pueden diseñarse para funcionar tanto para una persona individual como para un grupo de individuos dependientes.

Diseñados adecuadamente, permiten realizar tareas cíclicas y repetitivas. Tal procedimiento se traduce en un trabajo más eficiente de todo el equipo y, en consecuencia, en una mejor productividad y eficiencia de toda la empresa, así como en un menor riesgo de cometer errores. Los flujos de trabajo también apoyan la cooperación entre departamentos, acelerando el proceso de completar actividades individuales. Lo que es importante, el uso de soluciones automatizadas proporciona un mayor control sobre el estado actual de las tareas.

¿Por qué vale la pena introducir flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo estructurados adecuadamente aseguran que los procesos importantes se realicen de la manera correcta cada vez. Permiten lograr una serie de beneficios que son importantes desde una perspectiva empresarial, tales como:

• acelerar la ejecución de tareas gracias a establecer estándares que deben seguirse en el transcurso del trabajo,
• lograr de manera más eficiente los objetivos establecidos gracias a la implementación del enfoque de gestión por objetivos y una ejecución más efectiva de las tareas,
• mejor comunicación en el equipo debido a la asignación de un rol específico a cada persona (mejor comprensión del rol en el equipo),
• intercambio constante de conocimientos e información entre los empleados individuales
• mayor compromiso con el trabajo debido a una mayor responsabilidad,
• mejor desempeño de las tareas debido a la selección de las mejores personas para actividades específicas, lo que garantiza en consecuencia una mayor satisfacción del cliente final,
• menor riesgo de cometer un error mediante el uso de la automatización de tareas,
• optimización de los procesos en curso y enfoque en actividades importantes mediante la detección y eliminación de redundancias (actividades innecesarias),
• trabajo continuo para mejorar el producto asegurando que cada flujo de trabajo subsiguiente se ejecute mejor.

Además, implementar un flujo de trabajo proporciona a los empleados una mayor visión de los procesos empresariales individuales, permitiéndoles ver el panorama completo y asegurarse de que las tareas que se están realizando les permitan alcanzar los objetivos esperados. También elimina el problema de la transparencia en lo que respecta a las actividades realizadas por los departamentos individuales. Documentar meticulosamente y compartir toda la información necesaria en una plataforma común es la forma más fácil de hacer el trabajo más eficiente y minimizar el riesgo de errores.

¿Cómo implementar un flujo de trabajo?

Para implementar un flujo de trabajo en su organización, puede utilizar soluciones como Firmbee para gestionar mejor sus proyectos.

Un flujo de trabajo bien planificado puede tomar la forma de un kanban con secciones de proyecto, tareas y estados de tarea cuidadosamente seleccionados.

Fuente: tablero kanban de una herramienta de gestión de proyectos gratuita: www.firmbee.com

Sin embargo, asegúrese de que la opción que elija esté adaptada a las necesidades de su negocio y de sus empleados. Elegir la herramienta de automatización de flujos de trabajo adecuada puede ser un desafío al principio, pero hacer una buena elección le permitirá ver una serie de beneficios a largo plazo.

Resumen

Automatizar el proceso de realizar ciertas tareas le permitirá ver cambios significativos en el trabajo de los empleados y de los departamentos enteros. A largo plazo, a su vez, se traducirá en lograr una mayor eficiencia, lo que conducirá en consecuencia a mayores oportunidades para que la empresa crezca, implemente nuevas soluciones y construya su innovación. Así que si desea ver cambios considerables en los procesos empresariales más importantes de su empresa, considere crear flujos de trabajo para sus empleados.

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