Estrategia de mejora continua – ¿cuál es la filosofía kaizen en el contexto del desarrollo profesional?

La filosofía kaizen es un método de gestión que se deriva de la cultura japonesa. Inicialmente aplicada en el contexto del funcionamiento social, la familia y el desarrollo personal, eventualmente comenzó a expandirse al mundo empresarial, desde pequeñas empresas hasta corporaciones. ¿Cómo puedes utilizar esta estrategia de desarrollo profesional para mejorar el rendimiento de tu empresa y alcanzar tus objetivos más rápido? ¡Descubrámoslo!

Filosofía kaizen – tabla de contenido:

1. ¿Qué es la filosofía kaizen?
2. Principios de la filosofía kaizen
3. Filosofía kaizen en la estrategia de desarrollo profesional
4. Ejemplos de aplicación del kaizen
5. ¿Cómo implementar una estrategia de mejora continua?
6. ¿Por qué no siempre funciona la filosofía kaizen?
7. La filosofía kaizen – resumen

¿Qué es la filosofía kaizen?

Kaizen es un concepto basado en la idea de mejora continua de varios procesos dentro de una empresa. Es un término compuesto por 2 palabras: kai, que significa cambio, y zen, que significa mejor, lo que se puede interpretar como cambio para mejor. Enfatiza la necesidad de planificación, implementación y análisis sistemáticos, debido a los cambios dinámicos en las industrias y la competencia. Un posible área de aplicación para esta estrategia se refiere a los recursos humanos y el desarrollo profesional de los empleados.

Principios de la filosofía kaizen

La actitud kaizen se aplica a todos los aspectos relacionados con el funcionamiento de la empresa: procesos, productos o servicios, personal, etc. Sus principios generales, que deben implementarse como parte de esta estrategia, son:

• Transparencia

Una empresa debe informar a cada empleado sobre los datos o efectos de todas las mejoras. También debe realizar encuestas con herramientas que demuestren la fiabilidad de sus resultados.

• Valor del cliente

Cada acción tomada debe tener en cuenta la satisfacción de nuestro cliente, ya que es a través de ellos que podemos alcanzar nuestros objetivos comerciales. Siempre ten en cuenta que los productos o servicios ofrecidos deben agregar valor para el consumidor y gestionar los procesos operativos de tal manera que se eliminen elementos innecesarios.

• Reducción de desperdicios

Se refiere al principio anterior: los resultados del trabajo deben crear valor agregado. Esto requiere la eliminación del consumo inadecuado de recursos (financieros, materiales, etc.).

• Gemba Walk

La gestión debe reconocer y entender la ubicación y las condiciones asociadas con el lugar de trabajo. Por ejemplo, en el caso de operar una tienda en línea, podría ser el departamento de atención al cliente, el almacén, etc. (esto también depende del tamaño y el alcance del negocio en cuestión), lo que requiere visitas ocasionales. La idea es tener una visión general de los procesos operativos que están ocurriendo, sin embargo, esto no es solo para hacer cumplir las obligaciones realizadas por el personal, sino para comunicarse abiertamente y encontrar y resolver problemas potenciales.

• Fortalecimiento del sentido de pertenencia

El personal que se comunica claramente entre sí y establece relaciones colaborativas con la dirección estará más comprometido con la mejora de la empresa.

Filosofía kaizen en la estrategia de desarrollo profesional

Los empleados son activos valiosos de una empresa, que contribuyen en gran medida al logro de los objetivos de la empresa. Por lo tanto, la forma en que se gestionan los recursos humanos y se motiva efectivamente juega un papel importante aquí. Kaizen enfatiza el papel de involucrar a todos los miembros del equipo en la vida de la empresa, quienes tienen un gran potencial dentro de sí mismos. Podemos distinguir varios modelos que contribuyen a la realización de una estrategia de mejora continua:

3M

El diagrama 3M se refiere a las palabras muda, mura y muri, que se consideran obstáculos para lograr kaizen y obstaculizan la ejecución fluida de los procesos. Se agrupan porque, generalmente, la ocurrencia de uno se debe a la presencia de los otros dos. Conocer las razones individuales de la presencia de restricciones, la estrategia de gestión debe buscar eliminarlas (esto no siempre es posible) o al menos reducir su impacto.

• Muda – se refiere al desperdicio de recursos, que puede manifestarse en sobreproducción (fabricar productos que no están en demanda en ese momento; centrarse demasiado en la planificación en lugar de en la acción; escribir correos electrónicos demasiado largos y elaborados, etc.), mantener demasiado inventario, lo que genera costos adicionales; interrumpir la continuidad del trabajo, realizar capacitaciones innecesarias; no aprovechar la competencia y el potencial de los empleados, etc.
• Mura – irregularidad que se manifiesta a través de la falta de estándares de trabajo establecidos o las instrucciones dadas son incomprensibles, distribución desigual de deberes, estacionalidad de la industria, ritmo variable de trabajo, etc.
• Muri – sobrecarga, que es el resultado de, por ejemplo, un esfuerzo excesivo – horas extras, la monotonía del trabajo, un número excesivo de deberes/tareas a realizar, el ritmo rápido de trabajo, etc.

Figura 1: modelo 3M

5S

Ya hemos mencionado el principio 5S en un artículo anterior, así que si aún no sabes qué es, asegúrate de leerlo.

PDCA

Invertir en el desarrollo sostenible de los empleados requiere algún tipo de verificación para saber si es efectivo. Puede ser útil conocer el ciclo PDCA, que es un acrónimo de Plan (planificar), Do (implementar), Check (verificar) y Act (actuar).

Figura 2: El ciclo PDCA

1. PLAN

Implica establecer objetivos centrados en estrategias para la mejora de los empleados.

2. DO

Tomar medidas para lograr los objetivos predeterminados.

3. CHECK

Los cambios que se han realizado deben evaluarse para ver si han cumplido su función, qué efectos han tenido y qué lecciones se han aprendido.

4. ACT

El desarrollo de una estrategia de desarrollo profesional se considera una garantía de mayor involucramiento del personal y mejor calidad de sus deberes. Esto incluye no solo la designación clara y precisa de deberes y reglas de conducta, sino sobre todo, la oportunidad de mejorar las habilidades de los trabajadores. Aún así, encontrar ciertas deficiencias que pueden limitar el desarrollo puede ocurrir durante las etapas anteriores. Identificarlas es la premisa para organizar capacitaciones temáticas que satisfagan las necesidades de los miembros del equipo.

Ejemplos de aplicación del kaizen

TOYOTA

Toyota es considerada pionera del enfoque kaizen, la primera empresa en incorporar esta filosofía en su estrategia de gestión y ha ganado mucho de ello. La dirección reconoció acertadamente que no siempre eran infalibles, por lo que tenía sentido alentar a los subordinados a proponer soluciones y involucrarse más. Los empleados eran remunerados a cambio de ideas para mejorar los procesos de la empresa. Es importante destacar que esta no fue una iniciativa puntual, sino que en cada etapa del desarrollo de Toyota, hubo una oportunidad para compartir sus opiniones y perspectivas.

Los mencionados modelos 3M, 5S y PDCA fueron introducidos en esta misma empresa para reducir costos y aumentar la productividad tanto como fuera posible.

MASTERFOODS POLONIA

En la sucursal polaca de Masterfoods, por otro lado, la introducción del puesto de especialista en mejora continua puede verse como un acento japonés de la filosofía kaizen. Los equipos individuales tienen la oportunidad de participar en cursos de capacitación en gestión kaizen para intercambiar experiencias y poder implementar cambios positivos. Cuando se eliminan puestos, los empleados no son despedidos, sino que se hacen esfuerzos para ofrecerles un trabajo en otro puesto dentro de la empresa actual. También opera un programa de propuestas de empleados, que permite a los empleados de base presentar sus perspectivas e ideas. Los mejores de estos son recompensados en forma de bonificaciones, etc.

¿Cómo implementar una estrategia de mejora continua?

El tema clave para la introducción exitosa de una estrategia kaizen es identificar los problemas existentes en la empresa y desarrollar procedimientos que los eliminen. ¿Qué acciones puedes tomar en esta dirección?

1. Aumentar la conciencia

Cuando implementas un nuevo concepto, la conciencia de los empleados es esencial para ponerlo en práctica. Lo mismo ocurre con kaizen. Haz que los miembros de tu equipo entiendan cómo se aplicará la estrategia kaizen.

2. Aclarar tus objetivos

El equipo necesita un camino sobre dónde y cómo debe ir. Los objetivos bien establecidos centran la atención en las acciones correctas.

3. Colaborar

Puedes llevar a cabo una discusión o una lluvia de ideas con tu equipo para obtener el punto de vista de sus miembros. Las soluciones propuestas pueden ayudar a aumentar la eficiencia del trabajo diario y optimizar recursos. Dado que tuvieron voz en las decisiones finales, estarán más dispuestos a adaptarse a las nuevas condiciones.

4. Pedir retroalimentación y aceptar críticas

Incentiva a las personas a hacer preguntas, compartir opiniones sobre las acciones tomadas y no temer a las críticas (pero deben ser constructivas). Mantén en mente el objetivo de mejora continua.

5. Reducir desperdicios

Deshazte de las barreras que limitan la eficiencia de la empresa: recursos desperdiciados, desigualdad y sobrecarga (3M).

6. Determinar las competencias de los empleados

Conocer las habilidades de los miembros individuales del equipo te permite asignarles tareas que se adapten mejor a ellos y alcanzar sus objetivos. También te proporcionará información sobre qué brechas existen en sus habilidades y, con base en esto, introducir un plan de capacitación y talleres. Considera qué presupuesto puedes asignar para esta iniciativa.

¿Por qué no siempre funciona la filosofía kaizen?

Implementar esta filosofía en el estilo de gestión de uno no es en absoluto una tarea fácil. Mucho depende de la actitud de los superiores así como de los subordinados. La mejora continua debe basarse en el diálogo y la libre expresión de opiniones, y no, como a veces sucede, en dar o llevar a cabo órdenes. Las ideas deben provenir principalmente de personas que conocen la especificidad del trabajo y tienen experiencia en él. Las consecuencias de una estrategia de mejora continua mal aplicada son, por ejemplo:

• Naturaleza a corto plazo de los cambios, la organización vuelve a viejos hábitos después de un tiempo;
• Las soluciones impuestas por la dirección son resentidas por los empleados;
• Poco involucramiento de los subordinados en mejoras reales.

La filosofía kaizen – resumen

Implementar la filosofía kaizen en tu empresa es un desafío. Las reformas requieren no solo tomar los pasos correctos, sino, sobre todo, un cambio en la forma de pensar y percibir el trabajo. Centrarse solo en los efectos y resultados puede ser desastroso, por lo que hay que enfocarse en la calidad y la mejora sistemática de los procesos. Dicha flexibilidad es necesaria especialmente ahora, cuando solo aquellas entidades que pueden responder a cambios dinámicos y modernización tienen razón de ser en el mercado.

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