Gestión efectiva de licencias

Cada día, los gerentes en las empresas hacen todo lo posible para organizar los recursos que tienen – para distribuir tareas de la mejor manera posible, o para proporcionar espacio para asignaciones de última hora. Esto requiere que no solo conozcan la carga de trabajo de cada empleado, sino también que ejerzan control sobre las ausencias. Después de todo, una gestión integral de las licencias es esencial para asegurar que una empresa funcione correctamente – especialmente durante las vacaciones. En la entrada del blog de hoy, explicaremos cómo organizar este proceso y qué soluciones pueden ayudar. Sigue leyendo.

Gestión efectiva de licencias – tabla de contenido

1. ¿Qué es la gestión de licencias?
2. ¿Cómo gestionar las licencias de manera efectiva?
3. Sistemas de gestión de licencias
4. Firmbee – módulo de gestión de licencias
5. Resumen

¿Qué es la gestión de licencias?

Es innegable que cuanto más grande es la empresa, mayores son las dificultades para organizar los recursos – debido a un número creciente de empleados, los profesionales de recursos humanos o los líderes de equipo encuentran difícil hacer un seguimiento de toda la información sobre ausencias. Sin embargo, la gestión adecuada de las licencias es de importancia estratégica, ya que las ausencias incontroladas pueden interrumpir cualquier negocio, llevando a paradas de trabajo y a la incapacidad de tomar decisiones importantes. Al mismo tiempo, requiere el cumplimiento de la ley, el control de los días utilizados o el tipo de solicitud de licencia (licencia anual, licencia a demanda, licencia de maternidad, licencia sin sueldo) para calcular con precisión la remuneración. Cualquier error en este ámbito puede tener consecuencias graves.

¿Cómo gestionar las licencias de manera efectiva?

Las empresas de diversas industrias utilizan varias tácticas para controlar el absentismo. Algunas de ellas requieren la creación de un plan de ausencias integral con anticipación para todo el año, mientras que otras adoptan un enfoque menos rígido, requiriendo solo un aviso de unas pocas semanas antes de tomar tiempo libre (dependiendo de la duración de la licencia). También se asume generalmente que las ausencias de personas con roles similares en el equipo no deben superponerse, de modo que siempre haya al menos una persona disponible que pueda ayudar en cada área – entre el personal de primera línea, la gerencia y los líderes de equipo. Mientras que las empresas más pequeñas pueden gestionar las ausencias de manera independiente, las empresas con cientos de empleados necesitan automatizar este proceso para asegurar que funcione sin problemas.

Sistemas de gestión de licencias

Para hacer que la gestión de licencias sea efectiva, es necesario utilizar una herramienta que apoye el proceso de manera adecuada. Los líderes y el personal de recursos humanos solían depender de la documentación en papel y los calendarios – el progreso tecnológico ha llevado al desarrollo de software de gestión de licencias y plataformas más completas como Firmbee. Tales sistemas acortan la circulación de documentos relacionados con las ausencias, dando a los gerentes la oportunidad de tomar una decisión rápida sobre si un empleado determinado puede tomarse un día libre en un día dado (si tendrán un reemplazo en ese momento, o si no excederán el número de días a los que tienen derecho, etc.).

Firmbee – módulo de gestión de licencias

¿Cómo puedes usar Firmbee para gestionar las licencias de los empleados? Este sistema reúne todos los datos en un solo lugar, de modo que cada persona en la empresa sabe quién está ausente en un momento dado. También reciben información sobre quién es su reemplazo, y así pueden resolver problemas urgentes sin tener que esperar a que la persona adecuada regrese al trabajo.

Los gerentes de equipo, por otro lado, obtienen una visión general de los días libres en el calendario, lo que ayuda a prevenir los peligros del caos organizacional. Al mismo tiempo, Firmbee también agiliza el proceso de presentación, seguimiento y aprobación de solicitudes de tiempo libre, lo que sin duda importa a tu empresa o a los miembros de tu equipo. En cualquier momento, los empleados pueden echar un vistazo a su perfil y verificar cuántos días les quedan por usar, lo que les permite planificar su tiempo libre de manera inteligente.

Resumen

Gestionar las licencias de los empleados es uno de los procesos fundamentales que tienen lugar en cualquier lugar de trabajo, y definitivamente no debería causar ninguna dificultad relacionada con retrasos en proyectos, indecisión, desinformación y caos organizacional. Sin embargo, si notas tales problemas en tu empresa, definitivamente deberías buscar la solución adecuada – especialmente ya que está al alcance de tu mano.

Una herramienta como Firmbee te permitirá ejercer un control total sobre las ausencias de cada empleado a través de la automatización de la presentación, aprobación y seguimiento de solicitudes (eliminando el papeleo) y el acceso constante al calendario. Gracias a Firmbee, podrás tomar decisiones sobre ausencias del trabajo de manera rápida y fácil.

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