Importancia del cierre del proyecto | #22 Comenzando con la gestión de proyectos

El cierre formal del proyecto puede parecer de poca importancia. Con todas las tareas completadas y el objetivo del proyecto alcanzado, ¿qué tal una breve reunión en un ambiente amigable y de mutuas felicitaciones? Para esto también, vale la pena planificar una reunión adecuadamente larga con el equipo y las partes interesadas. Ten en cuenta, sin embargo, que el cierre del proyecto es el momento clave no solo por la integración de los involucrados en el proyecto.

Cierre del proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Qué tal si no hacemos el cierre del proyecto después de todo?
3. Cómo cerrar un proyecto bien
4. Lista de tareas al cerrar el proyecto
5. Resumen

Introducción

La gestión de proyectos puede presentarse como cinco grupos de procesos que incluyen:

• Iniciación – definiendo su alcance y significado,
• Planificación – estableciendo el alcance del proyecto y los objetivos específicos a alcanzar,
• Ejecutar – la ejecución del trabajo planificado,
• Monitoreo y control – verificando de manera continua si el trabajo se está realizando según lo planeado,
• Cierre – la finalización formal del proyecto.

Hoy nos centraremos en el último grupo de procesos, a saber, el cierre del proyecto. Este es un pequeño grupo de tareas. Sin embargo, tiene un gran impacto en la percepción de todo el proyecto, proyectos similares realizados dentro del mismo portafolio o cartera, así como en futuros proyectos realizados para el mismo cliente. Sugeriremos en qué prestar atención para cerrar el proyecto con éxito, completar el contrato y extraer las lecciones más interesantes para el futuro.

¿Qué tal si no hacemos el cierre del proyecto en absoluto?

Renunciar a la tarea de cierre del proyecto parece tentador. Habiendo alcanzado el objetivo, una transición más suave hacia la iniciación del próximo proyecto parece mejor. Aplicar el conocimiento y las habilidades adquiridas de las tareas recientes ahora parece simple e intuitivo. Sin embargo, omitir el cierre formal del proyecto también conlleva ciertos riesgos. Aquí está el porqué.

Deterioro de la imagen

El deterioro de la imagen del equipo y del Gerente de Proyecto es el primer resultado agudo de descuidar los procesos de cierre del proyecto. Un trabajo incompleto o un proyecto no terminado listado en el sistema de la empresa no se ve bien. Más importante aún, disminuye la credibilidad de los contratistas, incluso si el cliente está satisfecho con los resultados del proyecto. Esto puede causar desacuerdos respecto a futuros proyectos o términos de cooperación menos favorables.

Duplicación de trabajo

La falta de documentación adecuada del objetivo del proyecto completado significa que otros miembros de la organización no se enterarán de ello. En otras palabras, no conocerán las soluciones desarrolladas en nuestro proyecto. Y pueden comenzar a implementar un proyecto muy similar en algún momento, en lugar de construir sobre lo que ya tienen.

Oportunidades perdidas

Las tareas del Gerente de Proyecto realizadas en la fase de cierre del proyecto incluyen crear documentación que describa los beneficios esperados del proyecto. Estos pueden incluir aplicaciones comerciales, así como implementaciones internas o para clientes.

Sin completar esta formalidad, incluso un resultado de proyecto muy exitoso puede volverse “huérfano” (el producto huérfano). Esto puede suceder si no se comunica adecuadamente a los especialistas involucrados en la captación de clientes, ventas y marketing. Como resultado, simplemente no aparecerá en el mercado a pesar de todas las posibilidades de éxito.

Riesgos formales

La finalización de un proyecto realizado para un cliente implica la finalización del contrato, durante el cual todos los documentos necesarios deben ser preparados y firmados a tiempo. Por lo tanto, los procesos incompletos implican un riesgo real de deficiencias formales que son costosas para la empresa.

Es por estas razones que se aconseja utilizar la etapa final del proyecto para terminar todas las cosas. Para que puedas presumir de las actividades que se han cerrado hasta el último botón.

Cómo cerrar un proyecto bien

Una buena finalización del proyecto debe incluir tres áreas:

• Finalización técnica del proyecto – para asegurarse de que se alcanzó el objetivo del proyecto y se completaron todas las tareas,
• Aprendizaje – para hacer un balance de lo que se hizo bien y reflexionar sobre lo que salió mal, tanto en las tareas realizadas como en la gestión del proyecto,
• Cooperación y motivación – para reconocer la contribución de cada miembro del equipo al trabajo realizado y celebrar el éxito del proyecto.

Lista de tareas al cerrar el proyecto

Para comenzar a celebrar el éxito de la manera más fluida posible, lo mejor es crear una lista de tareas finales y planificar su implementación de acuerdo con la metodología elegida. Aunque cada proyecto tiene sus especificidades, las siguientes tareas deberían estar en la lista:

1. Asegurarse de que el resultado del proyecto cumpla con los criterios estratégicamente más importantes, y preferiblemente todos, listados en el documento del proyecto.
2. Verificar si el resultado del proyecto agota el alcance de la implementación.
3. Preparar la documentación del proyecto y ponerla a disposición de todas las partes interesadas.
4. Verificar si todos los usuarios del resultado del proyecto pueden aplicarlo y tienen acceso a la documentación.
5. Revisar los contratos con los clientes y los miembros del equipo para ver que se cumplan todos los requisitos.
6. Asegurarse de que se tiene documentación de aceptación de todos los resultados por parte del cliente u otras partes interesadas autorizadas.
7. Realizar una o varias reuniones para finalizar contratos.
8. Preparar un documento con retroalimentación para el futuro sobre la gestión del proyecto.
9. Junto con el equipo, preparar un documento sobre las reglas de cooperación en el equipo y los problemas a resolver antes de iniciar el próximo proyecto.
10. Archivar todos los materiales del proyecto.
11. Realizar una reunión para finalizar el proyecto.

Cada tarea en la lista anterior necesita ser refinada de acuerdo con los requisitos de nuestro proyecto y las partes interesadas. Sin embargo, para pasar con éxito por los pasos para cerrar el proyecto, es bueno ceñirse a la lista general y enmendarla con cada proyecto.

Resumen

Un proyecto completado requiere una conclusión formal, pero también lecciones aprendidas y tiempo para celebrar el éxito con el equipo. Asegurarse de que se han cumplido tanto el objetivo como los objetivos y que el cliente está satisfecho con los resultados son los pasos más importantes que debe tomar un Gerente de Proyecto. Sin embargo, no vale la pena descuidar la preparación de documentación accesible y ponerla a disposición de las personas adecuadas. Son estas últimas las que pueden determinar el futuro destino de nuestro proyecto, incluso si todo parece claro ahora.

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