¿Cómo crear un presupuesto de proyecto? | #42 Introducción a la gestión de proyectos

Según un informe del Project Management Institute, en 2021 el 62% de los proyectos se completaron dentro del presupuesto original. El mejor en este ranking fue China con un 66%, mientras que Europa quedó en último lugar con un 57%. Los presupuestos de proyectos mal elaborados son responsables de una parte justa de los fracasos en este sentido. Entonces, ¿cómo se estiman los costos en un proyecto para aumentar la probabilidad de su éxito?

Presupuesto del proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Qué es y qué compone el presupuesto del proyecto?
3. ¿Cómo estimar el costo del proyecto?
4. Herramientas y métodos de estimación del presupuesto del proyecto
5. Resumen

Introducción

La ejecución inadecuada de proyectos resulta en una pérdida de $19 millones por cada mil millones de inversión (PMI 2019), y solo el 34% de las organizaciones suelen o siempre terminan proyectos dentro del presupuesto (Wellington 2021). Para averiguar cómo formar parte de este grupo, echemos un vistazo más de cerca a qué es un presupuesto de proyecto y las formas y herramientas para preparar uno.

¿Qué es y qué compone un presupuesto de proyecto?

El presupuesto del proyecto es la cantidad aproximada aprobada que la organización tiene la intención de gastar en el proyecto. Se basa en los gastos estimados del proyecto y figura en el presupuesto de toda la organización.

El Gerente de Proyecto debe incluir en el presupuesto del proyecto todos los costos relacionados con el proyecto, tales como:

• Costos directos – gastos necesarios para realizar tareas que conducen directamente a la realización del objetivo del proyecto, es decir, costos de materiales, mano de obra y herramientas, equipos y suministros,
• Costos indirectos – costos que no se pueden atribuir directamente al proyecto, pero que se incurren en relación con su implementación, como costos administrativos o, por ejemplo, costos de gestión de proyectos.
• Gastos de capital – costos asociados con la adquisición de activos a largo plazo, como edificios, equipos o maquinaria.
• Costos operativos – costos recurrentes asociados con la operación y mantenimiento del proyecto, como servicios públicos, seguros junto con mantenimiento,
• Reservas de contingencia – fondos reservados para cubrir eventos imprevistos o cambios en el alcance del proyecto.

¿Cómo estimar el presupuesto del proyecto?

El costo proyectado del trabajo programado se denomina Costo Presupuestado del Trabajo Programado (BCWS) o Valor Planificado (PV). Ambos indicadores denotan la suma de fondos necesarios para completar el trabajo programado dentro de un período determinado.

Para estimar el presupuesto del proyecto, el Gerente de Proyecto debe llevar a cabo varias actividades para obtener las cotizaciones más precisas. En primer lugar, el Gerente de Proyecto debe conocer todos los requisitos del proyecto, como el alcance del trabajo, plazos y recursos que se necesitarán para completar el proyecto.

El siguiente paso consiste en investigar los precios de mercado para los recursos y servicios a incorporar en el proyecto, es decir, el precio de los materiales, servicios de proveedores junto con los salarios del equipo del proyecto.

Después de obtener los requisitos y los datos de precios, el Gerente de Proyecto puede comenzar el proceso de primera estimación detallada del presupuesto. Una vez que se complete, sin embargo, debe revisar inmediatamente el presupuesto con el equipo del proyecto. Esto asegurará que se hayan incluido todos los costos y que el presupuesto sea lo más realista posible.

Además, el presupuesto del proyecto necesita revisiones y actualizaciones regulares para mantenerlo en camino y dentro del presupuesto.

Herramientas y métodos para estimar el presupuesto del proyecto

Al estimar un presupuesto de proyecto, una herramienta indispensable es el conocido y popular Microsoft Excel. Su principal ventaja es su accesibilidad y facilidad de uso, así como la capacidad de realizar muchos cálculos y análisis. Sin embargo, la desventaja es que Excel no tiene una función para actualizar automáticamente el presupuesto en tiempo real.

Sin embargo, funcionará bien para estimar el presupuesto antes de la implementación. Para una revisión continua de los gastos, recomendamos herramientas de apoyo a proyectos como Firmbee. El sistema permite a los miembros del equipo monitorear en tiempo real los ingresos y gastos asociados con un proyecto determinado.

Para crear un presupuesto preciso, se pueden utilizar los siguientes métodos:

1. Estimación de abajo hacia arriba. Este método implica estimar el costo de cada actividad del proyecto y sumar sus costos para determinar el costo total del proyecto. Es un proceso que consume tiempo y requiere un conocimiento detallado de las actividades del proyecto. Sin embargo, proporciona un alto nivel de precisión y ayuda a identificar todos los costos necesarios.
2. Estimación paramétrica. Este método implica utilizar datos estadísticos para estimar el costo de las actividades del proyecto. Es mucho más rápido que la estimación de abajo hacia arriba, por lo que puede ser útil para estimar el presupuesto de grandes proyectos, siempre que la organización tenga una fuente de datos confiables. A pesar de esto, puede no proporcionar un nivel de precisión suficiente.
3. Evaluación de expertos. El tercer método implica aprovechar el conocimiento y la experiencia de las partes interesadas del proyecto, incluidos el Gerente de Proyecto y los miembros del equipo, para estimar el costo de las actividades del proyecto. Puede proporcionar un alto nivel de precisión, práctico para proyectos complejos. Sin embargo, depende de la experiencia de las partes interesadas individuales, por lo que puede estar sesgado y generar conflictos. Además, es difícil tener en cuenta las condiciones comerciales cambiantes, como la inflación o cambios en la legislación.

Resumen

Crear un presupuesto de proyecto preciso consume tiempo y requiere experiencia. Por eso, es una buena idea probar diferentes herramientas y aprovechar los métodos de preparación de presupuestos disponibles, como la estimación de abajo hacia arriba, la estimación paramétrica o la evaluación de expertos.

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