La gestión eficiente del tiempo en un proyecto es crucial para su éxito. Sin embargo, según una encuesta de PMI de 2021, solo el 55% de los proyectos se completan a tiempo. Con mayor frecuencia, los Gerentes de Proyecto enfrentan problemas debido a cronogramas poco realistas, falta de flexibilidad o herramientas inapropiadas. Después de todo, la gestión del tiempo se trata de planificar, monitorear y controlar el tiempo del proyecto, mientras que el Gerente de Proyecto es responsable de establecer metas y prioridades para garantizar que las tareas se completen según lo programado.
Los proyectos deben finalizarse dentro de un plazo determinado, de acuerdo con un cronograma establecido, para no incurrir en pérdidas y no representar una amenaza para la organización. Mover los plazos genera costos adicionales, afecta otras tareas en la empresa y conduce a una acumulación de tareas y un aumento rápido en la complejidad del proyecto. Entonces, ¿cómo abordar bien la gestión del tiempo en un proyecto ya en la etapa de planificación?
La gestión del tiempo en un proyecto se trata de:
El Gerente de Proyecto debe establecer metas y prioridades para garantizar que el proyecto se mantenga en el cronograma. Para ello, el Gerente de Proyecto debe planificar cuidadosamente cada etapa del proyecto, teniendo en cuenta el tiempo necesario para cada actividad y los obstáculos más probables para su finalización.
Los problemas más comunes de gestión del tiempo en un proyecto son:
Para evitar estos problemas o reducir el riesgo de fracaso del proyecto, el Gerente de Proyecto debe examinar de cerca los métodos y herramientas de gestión del tiempo del proyecto: el método de Pareto, ABC y el método de Eisenhower.
El científico italiano Vilfredo Pareto cultivaba guisantes en su jardín. Al hacerlo, notó que hasta el 80% de las semillas de guisante se encuentran en el 20% de las vainas. Dado que se preocupaba principalmente por la economía, pronto descubrió que este principio también se aplicaba a otras áreas de la vida. Por ejemplo, en su época, el 80% de la tierra en Italia pertenecía al 20% de la población.
Pronto quedó claro que la aplicación del método de Pareto es realmente amplia, especialmente en el área de negocios. Ayuda, entre otras cosas, a identificar:
El método de Pareto se basa en la suposición de que el 20% de las actividades producen el 80% de los efectos. En la práctica, esto significa que para evitar retrasos, el Gerente de Proyecto debe centrarse en:
El método de Pareto a menudo se visualiza utilizando un diagrama de Pareto. Combina un diagrama de barras con un diagrama de líneas, donde:
El método ABC implica etiquetar tareas según su importancia – clases A, B y C. Las tareas de clase:
Esto permite al Gerente de Proyecto centrarse en las tareas más importantes y no perder tiempo concentrándose en las menos importantes.
El método ABC es simple de aplicar y fácil de entender. Es particularmente útil en proyectos con muchas tareas que tienen una importancia similar.
El método de Eisenhower, también conocido como la matriz de Eisenhower, es quizás la herramienta más utilizada para priorizar tareas, objetivos e incluso proyectos enteros. El método implica dividir las tareas en urgentes y no urgentes, importantes y no importantes, y luego centrarse en aquellas que son tanto urgentes como importantes.
Generalmente se presenta con dos líneas que se cruzan dividiendo la hoja en cuartos.
URGENTE | ACTUALIZADO | |
|---|---|---|
| IMPORTANTE | Para hacer de inmediato | Para programar pronto |
| NO VÁLIDO | Para delegar o realizar según el tiempo lo permita | Para rechazar |
El Gerente de Proyecto debe determinar si las tareas son urgentes e importantes, solo urgentes, solo importantes, o ni urgentes ni importantes en absoluto.
Para utilizar eficazmente la matriz de Eisenhower, es necesario actualizar regularmente el estado de las tareas que se colocan en ella. Esto se debe a que a menudo una tarea salta a la categoría de las más urgentes de la noche a la mañana. La gestión del tiempo en un proyecto afecta la calidad y el éxito del proyecto, por lo que el Gerente de Proyecto debe conocer y utilizar herramientas como el método de Pareto, el método ABC y el método de Eisenhower, y mantener el estado de todas las tareas en el proyecto actualizado. Para ello, debe comunicarse constantemente con todas las partes involucradas y ajustar el cronograma para acomodar los cambios que puedan ocurrir. Si te gusta nuestro contenido, únete a nuestra comunidad de abejas trabajadoras en Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok. Como Gerente de Proyectos, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo presión de tiempo la convierten en la mejor persona para hacer realidad proyectos complicados.Resumen
Caroline Becker
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