¿Cómo empezar a trabajar con un Asistente Virtual? Consejos útiles

Cada emprendedor que desea desarrollar su negocio a lo largo del tiempo llega a una etapa en la que necesita apoyo. Sin embargo, no inmediatamente el número de tareas es lo suficientemente grande como para emplear a un trabajador contratado. En tales casos, la solución ideal es utilizar los servicios de un asistente virtual. Hoy, nos centraremos en los Asistentes Virtuales, su papel en el negocio, sus habilidades y formas de encontrarlos. Si nunca has trabajado con uno, ese artículo definitivamente te ayudará a seleccionar al trabajador remoto ideal.

Asistente Virtual – tabla de contenido:

1. ¿Quién es un asistente virtual?
2. ¿Qué hace un asistente virtual?
3. ¿Cómo encuentras un asistente virtual?
4. ¿Cómo verificas las habilidades de un asistente virtual?
5. ¿Cuál es la mejor manera de trabajar con un asistente virtual?
6. Resumen

¿Quién es un asistente virtual?

Un asistente virtual es un trabajador remoto que realiza tareas asignadas desde cualquier lugar del mundo utilizando una computadora y el Internet. Es una persona que reemplaza a un trabajador de oficina estándar. Esta persona puede encargarse de asuntos estrictamente relacionados con la gestión de una empresa desde la oficina trasera, es decir, emitir facturas, contactar con mayoristas o cuidar del sitio web, pero no solo eso. El catálogo de servicios ofrecidos por los asistentes virtuales está en constante crecimiento y esta profesión se está volviendo cada vez más popular.

¿Qué hace un asistente virtual?

La amplitud de competencias de los asistentes virtuales, y en consecuencia el catálogo de servicios que ofrecen, es extremadamente diversa. Aún así, cada uno de ellos tiene su especialización en la que se siente más cómodo. A veces es muy amplia y se refiere a todo el catálogo de tareas o a veces se refiere a una habilidad particular. Por eso, cuando estás buscando un asistente virtual, el paso clave es especificar las tareas que deseas que se realicen.

Muchos asistentes virtuales comienzan con trabajos de oficina simples, pero con el tiempo realizan más capacitación y amplían sus competencias. En última instancia, el cliente obtiene un empleado que realiza toda una gama de tareas. Es más conveniente cuando una persona es responsable de todo el proyecto. Tanto en términos de consistencia como de control de resultados.

Para facilitar la referencia, a continuación se presenta una lista de tareas de ejemplo que un VA puede realizar:

Tareas administrativas típicas

Estas son tareas que un asistente de oficina tradicional también realiza. Estas pueden incluir cuidar el calendario, programar citas o manejar correos electrónicos. Los asistentes virtuales que se ocupan de asuntos administrativos también pueden ser responsables de emitir facturas o realizar pedidos a los fabricantes. Tal asistente también preparará para ti plantillas de documentos o llevará a cabo la contratación inicial de un empleado. En una palabra, te apoyarán en todos los asuntos administrativos y de oficina relacionados con la gestión de tu negocio.

Apoyo a negocios en línea

Esta categoría puede incluir mucho. Un asistente virtual que se especializa en cuestiones técnicas puede ser responsable de crear una página de aterrizaje para un nuevo curso en línea o configurar una tienda en línea. Algunos asistentes se especializan en programas específicos como edición o edición de video.

Actividades de promoción y marketing

Este catálogo abarca todas las actividades que tienen como objetivo desarrollar una marca. Esto incluye la creación de materiales promocionales, es decir, contenido, gráficos o video, pero también el apoyo integral para redes sociales o el sitio web. Un asistente virtual también puede especializarse en crear campañas publicitarias en una plataforma determinada o en crear contenido.

Por supuesto, la lista anterior no es completa y no incluye todas las tareas que puedes delegar a un asistente. Esta división tampoco significa que una persona no pueda manejar redes sociales y revisar correos electrónicos al mismo tiempo. A menudo, encontrarás que un asistente virtual reemplazará a empleados en varios departamentos. Esta flexibilidad es una de las mayores ventajas de esta profesión y la razón por la que cada vez más emprendedores están trabajando con un asistente virtual.

Aunque un asistente virtual se asocia exclusivamente con el trabajo remoto, no siempre es así. En algunos casos, los principales buscan a alguien que también pueda ayudar con tareas en el lugar, como visitar la oficina o enviar documentos en la oficina de correos.

¿Cómo encuentras un asistente virtual?

Esta profesión se está volviendo cada vez más popular, pero aún así, no muchos emprendedores conocen la posibilidad de cooperación remota. Incluso si han oído algo al respecto, no tienen idea de dónde y cómo encontrarlos. Hay varias formas de comenzar la cooperación.

Sitios web

Muchos asistentes virtuales tienen sus tarjetas de presentación digitales en forma de sitios web. En ellos, muestran sus portafolios, habilidades y comentarios de clientes con los que han trabajado. Sin embargo, vale la pena recordar que los sitios mejor clasificados siempre aparecen en los primeros resultados de búsqueda.

Redes sociales

Dado que es un trabajo remoto, el reclutamiento también se realiza de forma remota. Unirse a uno de los grupos de Facebook es uno de los métodos más efectivos. Todo lo que necesitas hacer es agregar una publicación con una oferta de trabajo y una descripción de las tareas, y en respuesta, seguramente recibirás algunas o una docena de ofertas interesantes. Tales grupos reúnen a asistentes virtuales, por lo que puedes estar seguro de que tu oferta llegará directamente a personas competentes. También puedes agregar un anuncio en uno de los grupos de negocios relacionados con el perfil de tu empresa. Gracias a esto, tienes una mejor oportunidad de encontrar a una persona que tenga experiencia o intereses relacionados con tu industria.

Agencias de Asistentes Virtuales

Algunas agencias trabajan con asistentes virtuales. Esta solución tiene sus ventajas y desventajas. La mayor ventaja es que la persona a cargo se encarga de seleccionar al mejor empleado. Solo depende de ti elaborar una lista de deberes específicos que deseas externalizar. La persona a cargo de la agencia sabe exactamente con quién está trabajando y a quién vale la pena asignar un tipo específico de tarea. Además, todos los asistentes han pasado por un proceso de reclutamiento, por lo que tuvieron que demostrar sus habilidades.

En estos casos, estás firmando un contrato con una agencia y no con un asistente específico, lo cual también es un punto a favor en algunas situaciones. Primero, tu responsabilidad no será controlar el trabajo. Lo que importa para ti es el resultado, y el resto lo cuida la agencia. La principal desventaja, sin embargo, es el precio, que es más alto que en el caso de la cooperación directa. Aún así, si el presupuesto no es un problema para ti, adelante.

Sitios web de freelancers

Una forma cada vez más popular de buscar diversos tipos de especialistas es agregar anuncios en sitios que asocian freelancers como Upwork. Solo agrega una oferta y describe un puesto específico, y después de un tiempo, recibirás un montón de respuestas de todo el mundo.

Las recomendaciones también son una buena manera de encontrar apoyo virtual. Es una buena idea preguntar a amigos que trabajan en industrias similares o que dirigen sus negocios si han utilizado este tipo de solución. Los asistentes virtuales a menudo trabajan con varios emprendedores al mismo tiempo, y contratar por recomendación es una de las mejores maneras de encontrar al empleado perfecto.

¿Cómo verificas las habilidades de un asistente virtual?

Una forma bien conocida de verificación inicial de habilidades es preparar un cuestionario de reclutamiento. Esta es una buena manera de seleccionar a los mejores candidatos ya en la etapa inicial y al mismo tiempo un método mucho mejor para conocer al candidato.

Las preguntas adecuadamente seleccionadas revelarán mucho más que un CV o carta de presentación. Un añadido interesante al cuestionario de reclutamiento pueden ser preguntas situacionales, en las que puedes describir situaciones de ejemplo en las que la empresa se encontró con una solicitud para resolver un problema. Tales respuestas nos permiten evaluar si una persona piensa en patrones similares y qué valores guía. A veces, el cuestionario también se acompaña de una breve tarea de reclutamiento, que consiste en preparar gráficos en un programa específico o escribir un texto corto.

Además de la verificación básica de habilidades, tales encuestas tienen otra ventaja. Se necesita un poco de voluntad y compromiso para responderlas, por lo que tienes más confianza en que la persona que envía su oferta está interesada en trabajar contigo y confía en sus habilidades.

Después de un análisis inicial de las ofertas que te han enviado, necesitas seleccionar a algunos de los mejores candidatos. Una entrevista en video realizada en línea con cada uno de ellos te ayudará a tomar la decisión final. Hay muchas plataformas que sirven para este propósito, como Google Meet o Zoom.

¿Cuál es la mejor manera de trabajar con un asistente virtual?

Hay una respuesta a esto: depende.

En cuanto al tipo de contrato en sí, lo más común es B2B, ya que los asistentes virtuales dirigen sus negocios o trabajan con incubadoras de negocios u otros tipos de empresas que les permiten facturar por su trabajo. Sin embargo, en algunos casos, los emprendedores prefieren firmar un contrato estándar de derecho civil. También vale la pena recordar sobre documentos adicionales que deben firmarse si la cooperación lo requiere, como un acuerdo de confidencialidad.

La cooperación con un asistente virtual puede ser a largo plazo o puede ser una tarea específica a realizar, por ejemplo, realizar investigaciones para un pedido particular o introducir productos en un sitio web.

En cuanto a la facturación, la situación ya no es tan simple. Hay varias opciones disponibles. Algunos asistentes virtuales tienen paquetes por horas que un emprendedor puede comprar. El paquete puede incluir 10 o incluso 40 horas de trabajo. La mayoría de las veces, es válido por 30 días y el emprendedor tiene que decidir el tamaño del paquete al principio del mes.

Tal método funciona mejor cuando el alcance de la cooperación con un asistente virtual es grande pero irregular, por ejemplo, un emprendedor necesita apoyo en el servicio al cliente, pero la comunidad es tan pequeña que es una tarea para solo una hora al día, y las tareas de un asistente virtual también incluyen crear publicaciones en redes sociales. Gracias a esto, ella puede asignar libremente su tiempo a tareas particulares y el cliente paga solo por las horas reales trabajadas.

En caso de que la cooperación se base en una tarea específica, una mejor forma de liquidación puede ser un acuerdo por el trabajo creado. Al principio de la cooperación, acordarás la cantidad final, por ejemplo, por preparar un catálogo publicitario o armar un ebook. En este caso, no importa cuánto tiempo tu asistente pasará preparándolo. Lo que importa es el efecto: el producto terminado.

Resumen

Trabajar con un asistente virtual es una oportunidad para encontrar un empleado sin hacer un compromiso a largo plazo. Es genial para negocios en crecimiento o empresas que solo necesitan apoyo de forma estacional. El aspecto financiero también es una gran ventaja. El emprendedor incurre en costos solo cuando los necesita. Paga por el trabajo real, no por estar sentado en una oficina o tomar un descanso para el café.

Las ventajas de la asistencia virtual también incluyen versatilidad. Por un lado, un emprendedor puede pedir apoyo en cosas simples que le llevan mucho tiempo cada día y ganar espacio para el trabajo creativo y el desarrollo. Por otro lado, puede contar con ayuda en cuestiones que van más allá de su competencia, como el soporte técnico para programas. Después de todo, un propietario de negocio no tiene que saberlo todo.

Eso es todo lo que necesitas saber sobre trabajar con un asistente virtual. Lee también: 11 razones para contratar a un asistente virtual en tu negocio

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