¿Cómo mejorar el proceso de facturación? 8 grandes ideas para una mejor facturación

¿Sabes cómo mejorar el proceso de facturación? ¿Tiene que ser tan lento y laborioso? El proceso de facturación parece ser difícil, especialmente si no has tenido contacto previo con el tema. Sin embargo, resulta que todo el proceso puede ser facilitado en gran medida por las herramientas que permiten la emisión independiente de facturas. Gracias a tales herramientas, ganas más tiempo y, lo que es más importante, aceleras los procesos de flujos financieros. ¿Cómo puedes mejorar el proceso de facturación? Para averiguarlo, lee el artículo y utiliza la lista de verificación que hemos desarrollado.

¿Cómo mejorar el proceso de facturación? – tabla de contenido:

1. Establece tus propias condiciones
2. Reúne toda la información
3. Emite una factura después de que el trabajo esté hecho
4. Utiliza plantillas predefinidas
5. Corrige posibles errores
6. Automatiza el proceso de facturación
7. Mantén un ojo en los plazos de pago
8. Utiliza una aplicación para optimizar el proceso de facturación

Establece tus propias condiciones

Te puede sorprender, pero incluso un pequeño esfuerzo realizado durante el paso de enviar ofertas a los clientes puede facilitar significativamente el proceso de facturación. ¿Cómo es posible? Una presentación clara y transparente de los asuntos financieros desde el principio ayuda a evitar malentendidos innecesarios más adelante. Un cliente debe saber exactamente cuánto y cuándo tiene que pagar en el momento de aceptar tu oferta.

Decide si haces tus liquidaciones en función de las horas trabajadas o en función de todo el proyecto, y especifica el plazo de pago. Si ofreces descuentos por pagos anticipados, debes informar a tus clientes desde el principio. Advierte a tus clientes sobre las tasas de interés por pagos tardíos. Hazles saber cuándo es tu día de emisión de facturas. Cuanta más información sobre los pagos esté disponible al principio de la cooperación, menos dudas tendrá tu cliente durante el pago.

Recuerda mantener la forma escrita de todos los acuerdos. Cualquier forma escrita, incluso un correo electrónico o un mensaje de un mensajero instantáneo, es suficiente. ¿Qué pasa si olvidaste establecer tus condiciones claramente? Simplemente hazlo antes de emitir tu factura. De esta manera, evitarás preguntas innecesarias después de enviar la factura. Explicar todos los malentendidos lleva tiempo, lo que significa que puedes recibir tu pago solo después de haber discutido todos los temas relacionados.

Reúne toda la información

Antes de emitir la factura, verifica si tienes toda la información necesaria para este proceso. Hay información que debe incluirse en cada factura. No puede faltar ningún elemento. Necesitarás:

• Nombre y apellidos del cliente (el nombre de la empresa es opcional)
• Dirección del cliente (tanto física como de correo electrónico)
• Número de teléfono del cliente (no es esencial, pero facilita el contacto)
• Número de identificación fiscal del cliente
• Método de pago elegido
• Fecha de emisión de la factura
• Importe de la factura
• Descripción del concepto en la factura
• Otra información importante para el cliente

Con un conjunto de información ya recopilada, el proceso de facturación no debería llevar mucho tiempo. ¿Por qué es beneficioso recopilar toda la información antes del proceso de facturación? Cuando tienes toda la información a mano, no tienes que buscarla durante la facturación, lo que significa que puedes mantener el flujo.

Emite una factura después de que el trabajo esté hecho

Justo después de que tu trabajo esté hecho, aún recuerdas todos los detalles de la comisión. Sabes exactamente qué había en los pedidos o en el acuerdo. Esto te permitirá crear una descripción precisa en la factura. Incluso si tienes una muy buena memoria, no es una buena idea posponer el proceso de facturación para una fecha posterior.

La facturación debe ser rápida, de lo contrario, tu cliente puede pensar que no esperas necesariamente un pago rápido. Además, cualquier retraso en la facturación puede dificultar todo el proceso debido a la acumulación de documentos: tendrás que pasar todo el día procesándolos.

Procesar documentos de manera continua no solo permite una distribución uniforme de la carga de trabajo, sino que disminuye el riesgo de omitir alguna factura. Las facturas electrónicas son superiores en muchos aspectos: puedes emitirlas en cualquier momento, incluso durante el fin de semana, y enviarlas inmediatamente al correo electrónico de tu contratista. Las versiones en papel de las facturas deben imprimirse y enviarse como cartas por correo tradicional durante un día laborable.

Utiliza plantillas predefinidas

Algunos de los procesos son repetitivos. El procesamiento de facturas es uno de ellos. La forma de las facturas está establecida por la ley, por lo que la mayoría de los elementos en la factura permanecen sin cambios. En lugar de pensar en los elementos de tus facturas, utiliza plantillas predefinidas.

Cada plantilla predefinida de una factura debe contener el espacio para todos los detalles necesarios: nada puede perderse. Simplemente completa los espacios en blanco y tu factura estará lista. En esta etapa del proceso, tu base de datos con los detalles necesarios será particularmente útil. Por lo general, la plantilla puede ajustarse al carácter de tu actividad. Hay muchos tipos de plantillas para elegir. Algunas de ellas son muy tradicionales y oficiales, otras muestran un diseño interesante, o su forma se centra en la transparencia. Para ajustar la plantilla a tus propias necesidades, puedes agregar el logotipo de tu empresa o usar colores asociados con tu marca.

Corrige posibles errores

Utilizar plantillas te permite evitar la mayoría de los posibles errores. Las plantillas suelen incluir todos los elementos necesarios de una factura. Aún así, pueden ocurrir errores en cualquier momento. Antes de enviar tu documento al cliente, revísalo minuciosamente y recuerda comparar tu factura con el pedido o el acuerdo. Es mejor verificar todos los detalles antes de enviar la factura al cliente que hacer facturas correctivas, lo que resulta en una espera más larga por el pago.

Automatiza el proceso de facturación

La mayoría de las operaciones se pueden realizar con el uso de software informático. La computadora también puede ayudar con el procesamiento de facturas. Puedes crear tu propia base de datos de clientes: solo necesitas ingresar los datos en el sistema una vez para poder usarlos una y otra vez. Un buen software de facturación ayuda a evitar errores durante el proceso de facturación.

La automatización del proceso de facturación es particularmente útil para facturas recurrentes. ¿Por qué? Tienes los mismos detalles del cliente, el importe y la descripción, todo lo que tienes que hacer es establecer la fecha o la frecuencia de los pagos y el programa hará el resto. Es aún más fácil en el caso de las facturas electrónicas: el software puede emitir y enviar una factura al cliente. Es una gran mejora en el procesamiento de facturas.

Mantén un ojo en los plazos de pago

El proceso de facturación incluye no solo la emisión de una factura y su envío al cliente, sino también asegurar que el pago se realice a tiempo. Es la última acción en todo el proceso de facturación, pero aún así no es la menos importante. Es muy beneficioso mantener un ojo en todos los plazos de pago de manera continua.

A veces, después de la fecha de pago, aún no tienes dinero en tu cuenta. Puedes enviar un recordatorio amable al cliente: el tacto y la cortesía son muy importantes aquí. El cliente tiene derecho a pagar en el último momento y incluso un ligero retraso no puede ser motivo de un severo reproche. Es mejor mantener buenas relaciones con los clientes, incluso si tienes que afirmar tus intereses.

Utiliza una aplicación para optimizar el proceso de facturación

Para optimizar el proceso de facturación, utiliza la aplicación de facturación – ayuda a cumplir con todas las políticas enlistadas anteriormente. Por lo general, la aplicación tiene funcionalidades como plantillas predefinidas, una base de datos de clientes y un módulo de direccionamiento.

La aplicación para facturación ayuda a evitar errores numéricos gracias a la automatización de cálculos. Funcionalidades adicionales permiten la facturación recurrente, el envío de recordatorios y el monitoreo de estados de pago o incluso el envío de demandas de pago a deudores.

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