Consejos principales sobre la gestión del tiempo

La constante falta de tiempo y el exceso de trabajo son una realidad tanto para freelancers como para empresas. Esto afecta no solo la productividad y la motivación, sino también la salud. Afortunadamente, hay algunas salidas. En el artículo de hoy, descubrirás qué disminuye la productividad en cualquier negocio. También aprenderás algunos métodos efectivos de gestión del tiempo y te pondrás al día con herramientas y aplicaciones útiles para el flujo de trabajo.

Consejos principales sobre la gestión del tiempo – tabla de contenido:

1. ¿Qué desorganiza el trabajo?
2. Técnicas de gestión del tiempo
3. Benefíciate de herramientas de gestión de trabajo y tareas

¿Qué desorganiza el trabajo?

Hoy en día, se pasa cada vez más tiempo en el trabajo. Las horas extras y la acumulación de pedidos se han convertido en la nueva norma. Los polacos y los griegos están entre los más ocupados del mundo; según la OCDE, pasan casi 2 mil horas al año en el trabajo, muy por delante de los alemanes, que trabajan seiscientas horas menos al año. Desafortunadamente, trabajar duro no implica productividad. Esto se ilustra con el hecho de que los polacos obtuvieron un 70 % menos que los alemanes en pruebas de eficiencia laboral.

¿Qué desorganiza el trabajo? Primero, 9 pequeñas cosas que consumen tiempo y paralizan cualquier negocio:

1. Enviar correos electrónicos interminables – si acabas de enviar un tercer correo en respuesta, no envíes otro. Mejor aún, llama a la persona o reúnete con ella en persona,
2. Notificaciones de audio de nuevos correos electrónicos – es una buena idea responder regularmente, pero no todos merecen la distracción del trabajo,
3. Usar la opción “responder a todos”,
4. Escribir informes que no sirven para tomar decisiones y mejorar la empresa,
5. Producir informes que nadie leerá,
6. Desplazar decisiones a los supervisores,
7. Organizar reuniones interminables,
8. Posponer prioridades,
9. Programar reuniones de más de 45 minutos – esa cantidad de tiempo es suficiente. A menudo se redondea innecesariamente a la hora completa.

Esta es la conclusión de un estudio de Matt Krzysiak realizado en su empresa cuando asumió la presidencia del Club Nacional de Automóviles. A esto se suma el trabajo administrativo innecesario, ocuparse de cosas que no forman parte de nuestra descripción de trabajo, hacer llamadas personales, leer el periódico y hacer recados.

El modo home office no facilita las cosas con todo el ajetreo doméstico. Las redes sociales, comer y tomar café, visitar amigos y posponer tareas para “en un momento”. ¿Te suena familiar? Puedes lidiar con esos problemas molestos desarrollando hábitos simples y estableciendo un horario de trabajo amigable.

Técnicas de gestión del tiempo

1. Método Pomodoro

Una de las técnicas más conocidas que puede ayudar es el método Pomodoro, derivado del clásico temporizador de cocina en forma de tomate. El método consiste en escribir en un papel todas las tareas que tienes que completar, elegir una, configurar el temporizador para 25 minutos y trabajar en la tarea durante todo ese tiempo. Debes estar completamente concentrado sin la distracción de Facebook o mensajes de texto.

Si después de 25 minutos la tarea aún no está terminada, toma un descanso de 5 minutos y luego vuelve a ella, configurando tu reloj para otros 25 minutos.

Sin embargo, después de 2 horas de trabajo así (4 Pomodoros), el cerebro necesitará un descanso, así que toma un descanso de 30 minutos, sal a caminar, prepárate una taza de té o mira alguna serie de televisión. Este es un método simple y eficiente para mejorar la gestión del tiempo. Es popular en todo el mundo.

2. Técnica 5S

Otra técnica recomendada es 5S, que ayuda a organizar el lugar de trabajo y aumentar la productividad. También reduce los costos operativos de la empresa y mejora la calidad de los bienes y servicios fabricados.

5S ha sido popular durante décadas en las empresas japonesas y consiste en cinco principios:

• selección – eliminar todos los elementos innecesarios del buzón,
• segregación – asignar un lugar para los elementos necesarios; deben ser fáciles de encontrar y guardar después de su uso, así que organízalos con cajas de herramientas, etiquetas o etiquetas de colores (catalogación de mensajes),
• limpieza – limpia tu espacio de trabajo a diario, eliminando la fuente de contaminación (eliminando SPAM y dándote de baja de boletines innecesarios),
• estandarización – establecer horarios de trabajo estándar (fijar momentos específicos para responder correos electrónicos),
• autodisciplina – hacer un hábito de seguir los 4 pasos anteriores.

3. Scrum

¿Tienes una pizarra y papel de colores a mano? Conoce Scrum, un método de gestión del tiempo para organizar el trabajo que a menudo utilizan startups y desarrolladores. Scrum es un método en el que los proyectos y tareas se escriben en trozos de papel y se fijan en columnas en una pizarra. Las columnas denotan elementos sucesivos del proceso (por ejemplo, “planificado”, “en progreso”, “probado”, “urgente por completar”, “hecho”).

En la primera columna, creas una cola de tareas que están priorizadas. Luego, al lado de cada tarea, escribes cuántas horas se esperan para ellas (usando diferentes colores de tarjetas, puedes dividirlas en categorías). Las tarjetas se fijan de izquierda a derecha a medida que avanza el trabajo hacia la sección “hecho”.

Scrum te permite rastrear el progreso del proyecto, reconocer nuevos desafíos, monitorear plazos y observar cuántas tareas quedan. Esto es muy práctico tanto para organizar el tiempo como para tratar con el cliente.

4. Sistema Cuadrado

El método del sistema cuadrado se basa en la priorización de las tareas asignadas. Según esta técnica, una hoja de papel se divide en cuatro cuadros iguales. Cada cuadro corresponde a cuatro categorías de tareas:

• tareas urgentes – importantes (1) y no importantes (2) – se escriben en los cuadrantes superiores,
• tareas no urgentes – importantes (3) y no importantes (4) – se colocan en los cuadrantes inferiores.

Las tareas urgentes y no urgentes son aquellas que deben atenderse lo antes posible, pero sin mantener una fecha específica (por ejemplo, hacer una llamada telefónica). Las tareas urgentes e importantes son plazos que deben cumplirse rápidamente (por ejemplo, pagar una cuota de suscripción).

Gracias a este sistema sabemos qué tareas hacer primero y cuáles pueden esperar. Este es un complemento perfecto para la lista de actividades que se planea realizar cada día. Esta combinación permite una gestión del tiempo aún más efectiva.

5. 80/20

Otra técnica es completar tareas según el Principio de Pareto (también conocido como 80/20). Hace casi un siglo, Vilfredo Pareto observó que el 80% de los bienes están en manos de solo el 20% de la población. Pronto se descubrió que estas proporciones se aplican en diversas áreas de la vida. Ejemplos: el 80% de los ingresos son generados por el 20% de los clientes, el 20% de los servicios de las empresas generan el 80% de los ingresos, el 80% del tiempo usamos el 20% de la ropa que tenemos en nuestro armario, y así sucesivamente.

Según este método, hacer el 20% de las tareas es suficiente para lograr el 80% de los resultados. El truco está en discernir cuáles son exactamente esas tareas y “separar el trigo de la paja”. Naturalmente, este principio no es infalible; las proporciones pueden variar 90/10, 70/30, 97/3, etc.

El Principio de Pareto es un método de gestión del tiempo que te ayuda a concentrarte en los temas clave manteniéndote en tu agenda y evitando divagar.

6. Un minuto o dos

La última y más simple técnica es la regla de 2 minutos de David Allen. Es excelente para el trabajo y las tareas cotidianas. Según este principio, si una acción toma no más de 2 minutos en completarse, debe hacerse de inmediato. Si lo pospones, puede convertirse en una gran carga en el futuro. Este método es el más fácil de implementar de todos, y sin embargo, proporciona los mejores resultados en poco tiempo.

Además, aumenta el nivel de satisfacción. Completar varias tareas en un día, incluso pequeñas, es gratificante y refuerza la finalización de las consecutivas.

Además, aquí hay dos pautas prácticas que vale la pena seguir:

• No esperes un bloque de tiempo libre más grande – posponer todo generalmente no es la mejor idea; durante las vacaciones queremos descansar, y a veces surgen situaciones imprevistas,
• Planifica solo el 60% del tiempo – a menudo sobreestimamos nuestras capacidades; al planificar una lista de tareas, enumera las prioridades, intenta prever eventos imprevistos y elimina los “comedores de tiempo”.

Benefíciate de herramientas de gestión de trabajo y tareas

Además de utilizar técnicas de gestión del tiempo, también es una buena idea aprovechar todas las herramientas de gestión de trabajo creadas para optimizar nuestros procesos cotidianos.

Google Docs

Es una herramienta gratuita de Google para crear, compartir y editar archivos (archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios), tanto fuera de línea como en línea. Funciona en tu teléfono, tableta o computadora. Además, la herramienta es compatible con archivos de Word, por lo que no tienes que comprar software, y está integrada con Google Drive (15 GB).

Office Online

La versión gratuita de Microsoft Office es un seguimiento de una poderosa herramienta de gestión en línea que te permite crear, guardar y compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y cuadernos. Office Online incluye Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), correo de Outlook.com, calendario y contactos.

Dropbox

Dropbox es un sistema seguro para compartir y almacenar archivos, hacer copias de seguridad y sincronizar archivos entre computadoras. Te permite subir, ver y descargar datos tanto a través de un navegador normal como a través de una aplicación dedicada instalada en tu computadora.

ColorNote

La simple aplicación de Android – ColorNote permite editar notas, recordatorios, correos electrónicos, mensajes, listas de compras y tareas de manera rápida y sencilla. Esta aplicación te permite organizar tus notas por color, bloquear contraseñas y crear copias de seguridad.

Aplicaciones de gestión del tiempo

En el ajetreo y el bullicio de la vida moderna, puede ser increíblemente difícil mantenerse al tanto de todo lo que necesitas completar. Una efectiva aplicación de seguimiento del tiempo no solo te ayudará a tener un mayor control de tu día, sino que también hará que tu equipo sea más productivo y mejorará su responsabilidad.

¿Y cuáles son tus formas de gestionar el tiempo con éxito? ¿Conoces algún otro consejo, regla o aplicación interesante sobre la gestión del tiempo? No dudes en ver y compartir comentarios.