Hay muchas herramientas interesantes y diversas para manejar las relaciones públicas. Una de ellas a menudo se subestima, a saber, el marketing de eventos. Pero, ¿cómo prepararse para el evento? Te mostraremos el camino hacia una estrategia de PR efectiva para eventos.

Estrategia de PR efectiva para eventos – tabla de contenido:

  1. ¿Qué es PR?
  2. ¿Qué es un EVENTO?
  3. ¿Qué debo preparar antes del evento? – Estrategia de PR para eventos
  4. ¿Qué papel juega un evento en PR y comunicación?
  5. Tipos de eventos
  6. Preguntas clave

¿Qué es PR?

Hay muchas definiciones de Relaciones Públicas y cada una de ellas aporta una nueva versión del concepto. En resumen, PR tiene como objetivo dar forma a las relaciones sociales de una entidad operativa con su entorno. Es un conjunto de acciones y actividades conscientes, planificadas y a largo plazo para mostrar la marca en su mejor versión, cuidando la buena imagen de una organización o una persona.

¿Qué es un EVENTO?

En inglés, un evento denota una ocasión. Desde el punto de vista teórico, el marketing de eventos es tratado por, entre otros, las ciencias de la comunicación y los medios, la economía y la gestión, el turismo y las ciencias psicológicas relacionadas con el comportamiento humano durante eventos masivos. En la práctica, el marketing de eventos funciona como una de las herramientas para las estrategias de marketing de PR. Implica una organización constante de diversos tipos de eventos cuyo propósito es tener un impacto directo en la implementación de los objetivos establecidos por las empresas.

Event_PR_Strategy

¿Qué debo preparar antes del evento? – Estrategia de PR para eventos

Al planificar un evento, vale la pena tener en cuenta varios puntos importantes que apoyarán nuestro trabajo y nos permitirán controlar diversas situaciones durante la reunión. Estos incluyen:

  1. Formulación de una lista de emergencia – lista de verificación ampliada para incluir procedimientos relacionados con el manejo de una emergencia.
  2. Preparación de una declaración de contención – un modelo de declaración o comunicado de prensa, escrito de antemano y que presenta la información más crucial y la respuesta a una crisis.
  3. Creación de una lista de contactos y medios – esta lista debe incluir toda la información para contactar a los representantes de los medios (por ejemplo, nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico).
  4. Designación adecuada de los representantes de los medios.
  5. Provisión de comunicación – además de la señalización de equipos de rescate y extinción de incendios y una sala separada para los servicios responsables de asegurar el evento, etc.
  6. Designación de una zona para los medios – un horario de entrada diferente y una zona separada de los otros participantes.
  7. Preparar copias de cualquier documento necesario.

¡RECUERDA!

Para preparar y organizar un evento exitoso, necesitas, ante todo, sentido común, una agenda detallada, seguridad en todos los niveles desde el ciberespacio hasta las pólizas de seguro, mucha paciencia y un esfuerzo constante diario.

¿Qué papel juega un evento en PR y comunicación?

Los eventos pueden centrarse en diversas facetas específicas de fortalecer una empresa como la imagen, la caridad o las ventas. Pueden promover productos, marcas, servicios o incluso ideas particulares. Para un gerente de eventos, la regla de “5W” será útil, que en el caso de organizar un evento puede tomar la forma de las siguientes preguntas:

  • ¿Qué – ¿qué estamos organizando?
  • ¿Quién – ¿para quién es el evento?
  • ¿Dónde – ¿dónde lo organizamos?
  • ¿Cuándo – ¿cuál es la fecha y hora del evento?
  • ¿Por qué – ¿con qué propósito organizamos un evento?
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Al hacernos estas 5 preguntas básicas, apoyamos significativamente la idea y las suposiciones realistas sobre el evento organizado.

Al organizar un evento, no olvides determinar qué alcance de actividades de marketing tomar y cómo canalizar el mensaje:

  • ATL (Above the line) – una estrategia de actividades de marketing que se llevan a cabo en medios tradicionales (radio, televisión, prensa, carteles, publicidad exterior),
  • BTL (Below the line) – actividades de marketing dirigidas a los consumidores, que no son publicidad en medios masivos.

Tipos de eventos

Los eventos también se pueden dividir en diferentes tipos según el propósito y la naturaleza:

  • Eventos corporativos y de negocios
  • Ferias comerciales y exposiciones
  • Eventos recreativos y de entretenimiento
  • Eventos cívicos y gubernamentales
  • Eventos de marketing
  • Conferencias y reuniones
  • Eventos sociales
  • Eventos deportivos

Un evento es un complemento perfecto para una campaña de PR o marketing de múltiples niveles, por ejemplo, dirigida a la venta en línea de un producto. También es una oportunidad perfecta para la interacción y la conversación directa con el cliente y los medios. Los eventos se centran en la comunicación y en satisfacer a un destinatario específico. Construyen relaciones, así como apoyan los contactos con socios y empleados, integran y conectan.

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Zofia Lipska

Con más de 10 años de experiencia en marketing digital, Sophia no solo conoce las reglas de esta industria, sino que sobre todo sabe cómo romperlas para lograr resultados sobresalientes y creativos.

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The most important questions

  1. ¿Importa el tipo de evento organizado?

    Sí. El determinante final es el grupo objetivo. Varios tipos se adaptan a diferentes objetivos. Por ejemplo, un evento para parejas recién casadas de clase alta de un suburbio acomodado sería diferente de uno para personas mayores del campo. Mejor aún, una fiesta de Navidad para empleados no se parece en nada a un evento de lanzamiento de un nuevo producto para celebridades y la prensa, y así sucesivamente.

  2. ¿Cómo sabes si un evento fue efectivo?

    Al determinar la cantidad de participantes, se distribuyeron volantes o materiales/productos promocionales, se realizó un análisis de medios (comunicados de prensa y cobertura mediática) y se recopiló retroalimentación de los participantes (recolectada durante o después del evento).