Estrategias para reuniones de negocios efectivas

¿Qué puede ayudar a resolver este problema? Primero, analice cuidadosamente si un tema puede discutirse de manera diferente, por correo electrónico o como una nota escrita. Segundo, busque formas de asegurarse de que, con la necesidad de verse cara a cara en persona o en línea, el tiempo se utilice de la manera más eficiente posible. Aquí están las mejores estrategias para reuniones de negocios efectivas.

Reuniones de negocios efectivas – ¿son necesarias?

Esta pregunta debe ser respondida sin duda afirmativamente, incluso si, en la etapa actual de desarrollo, las empresas funcionan bien con la ayuda de varios tipos de mensajería instantánea. ¿Por qué? Porque ningún intercambio de correos electrónicos (que suelen ser reflexivos, abreviados, carentes de emoción, etc.) proporcionará el tipo de resultados que una discusión – una sesión de lluvia de ideas en la que las opiniones, pensamientos e ideas de diferentes personas con diferentes antecedentes chocan.

Las reuniones de negocios se vuelven especialmente indispensables cuando nos importa tomar una decisión importante para el equipo o la empresa, resolver un problema serio, discutir una estrategia que afecte las operaciones a largo plazo de la empresa, o generar nuevas ideas (por ejemplo, para campañas de marketing de marca). Ninguna empresa, sin importar en qué industria opere, puede prescindir de discusiones en vivo o en línea en grupos más pequeños o más grandes.

Una reunión de negocios efectiva – ¿por qué es tan difícil organizar una?

Se pueden enumerar varias razones diversas por las que las llamadas de negocios tardan demasiado, no logran entregar los resultados esperados y hacen que los participantes sientan que su tiempo ha sido desperdiciado. Comenzando con la tardanza tradicional, la falta de un plan establecido (“saltar” de un tema a otro) y un objetivo (el resultado que queremos lograr, lo que lleva a deliberaciones innecesarias), hasta la inadecuada moderación de la discusión por parte del organizador.

Estas razones más populares llevan a la necesidad de organizar otra oportunidad para hablar sobre el mismo tema, porque la primera vez resultó insuficientemente efectiva, lo que afecta el trabajo (tasa de rendimiento de otras tareas) de cada participante.

Reuniones de negocios efectivas – estrategias que vale la pena implementar

Entonces, ¿qué puedes hacer para asegurarte de que ningún participante diga “Este asunto podría haberse discutido por correo electrónico”? Aquí están las 5 cosas principales de las que debes encargarte si estás comprometido a realizar solo reuniones de negocios efectivas.

1. Definir el objetivo

Antes de organizar una discusión, es necesario definir claramente su propósito, porque, sin este elemento, la discusión puede resultar caótica y, por lo tanto, improductiva. Definir el propósito permitirá a todos los participantes centrarse en los temas relevantes y guiar la discusión en la dirección correcta. Así, desde el principio, indica si el objetivo es tomar una decisión específica, resolver un problema o quizás desarrollar nuevas ideas.

2. Preparar la agenda

La agenda es el elemento más crucial – justo después del objetivo – de las reuniones de negocios efectivas. Un plan definido punto por punto al que los participantes se adhieren, junto con quienes son responsables de hablar sobre el tema en cuestión, llevará a los resultados esperados (porque cada participante sabe qué esperar). Asegúrate de enviar la agenda a los participantes unos días antes, para que todos tengan tiempo de familiarizarse con ella y prepararse adecuadamente para discutir los puntos.

3. Controlar el tiempo

Exceder el tiempo establecido para los puntos individuales (o incluso la falta de una estructura de tiempo clara, es decir, una cantidad específica de tiempo que se puede dedicar a un punto particular) puede resultar en una discusión prolongada, lo que lleva a una pérdida de enfoque e interés entre los participantes. La gestión del tiempo ineficaz aumenta los niveles de fatiga, reduciendo significativamente la eficiencia y el compromiso, por lo que es tan importante ceñirse al horario en todo momento.

4. Limitar el número de temas a discutir

Recuerda también que intentar discutir demasiados temas en una sola reunión puede llevar a una discusión apresurada y superficial y a la incapacidad de explorar cada tema en profundidad. Es mejor centrarse en unos pocos de los puntos más relevantes y darles la atención adecuada, pero discutir temas relacionados con el tema pero de menor importancia, como un correo electrónico.

5. Asegurar la participación activa

Para garantizar una reunión de negocios completamente efectiva, anima a los participantes a participar activamente en la discusión. Haz preguntas, escucha sus opiniones y anímalos a compartir ideas, mientras te aseguras de que se mantengan enfocados en los temas en cuestión. Eliminar distracciones innecesarias (como recibir llamadas telefónicas durante la discusión) te ayudará especialmente a lograr esto.

Reuniones de negocios efectivas – resumen

Ningún empleado o socio gusta de sentir que ha desperdiciado su tiempo de trabajo asistiendo a una reunión que no logró acordar ningún tema importante. Entonces se establece la amargura, ya que se podría haber centrado en otras tareas durante ese tiempo.

Por esta razón, cada organizador de discusiones – ya sea internas con empleados o con socios externos – debe prepararse para ellas adecuadamente, utilizando, por ejemplo, las estrategias descritas anteriormente, especialmente en el área de definir el objetivo y establecer una agenda detallada. La combinación de todos estos consejos asegurará que todos sientan que están participando en una reunión de negocios efectiva.

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