Mejor de su clase vs todo en uno. ¿Cuál es el adecuado para ti? | Digitalizando tu negocio #17

Elige herramientas tecnológicas para apoyar a tu empresa

Muchos emprendedores comienzan a utilizar software basado en suscripción a medida que la empresa se expande. Comienzan a buscar soluciones en la nube o sistemas de CRM. Primero, necesitan digitalizar la gestión financiera y los procesos contables. Luego, la capacitación digital y la gestión eficiente del equipo se vuelven esenciales. En última instancia, los emprendedores buscan automatizar tareas rutinarias para mejorar el flujo de trabajo.

¿Hay una única plataforma que pueda manejar todas estas tareas? Quizás. Sin duda, sería una solución conveniente. Sin embargo, ¿vale la pena pagar por todas las funciones que no usas y volverse dependiente de un solo proveedor?

¿Quizás es mejor confiar en herramientas especializadas en su lugar? Si bien este enfoque requiere más tiempo y esfuerzo para la selección e implementación, ofrece la capacidad de crear un sistema personalizado que se ajuste perfectamente a las necesidades de la empresa.

Veamos más de cerca los proveedores más populares, así como las ventajas y desventajas de ambas soluciones.

Las soluciones de software todo en uno más populares

1. Microsoft Dynamics 365

Microsoft Dynamics 365 es una solución empresarial integral que integra la gestión de relaciones con clientes (CRM) y sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP). Como resultado, las empresas pueden utilizar varios módulos adaptados a sus necesidades comerciales, tales como:

• ventas,
• servicio al cliente,
• finanzas,
• análisis de datos.

Esta plataforma es muy popular principalmente por su capacidad de integrarse con otros productos de Microsoft, como Office 365 y Microsoft Azure.

SAP S/4HANA

SAP S/4HANA es un sistema ERP avanzado que combina funcionalidades esenciales para gestionar todos los aspectos de un negocio. Ofrece módulos que te permiten gestionar eficazmente finanzas, logística, ventas, producción y recursos humanos. Es importante destacar que SAP S/4HANA es altamente escalable y adecuado para empresas de todos los tamaños.

Oracle NetSuite

Oracle NetSuite es un software empresarial basado en la nube que integra funciones clave como la gestión de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con clientes (CRM), la gestión de la cadena de suministro y la automatización de servicios. Es particularmente popular entre las empresas que buscan soluciones flexibles y escalables. Oracle NetSuite también ofrece numerosas aplicaciones adicionales que se pueden integrar con la plataforma para satisfacer necesidades específicas.

Salesforce

Salesforce es un líder entre los proveedores de software CRM, pero también ofrece una solución todo en uno para empresas con su Plataforma Salesforce. Esta plataforma te permite gestionar ventas, servicio al cliente, marketing, análisis de datos y otros aspectos de tu negocio, así como integrarse con muchas aplicaciones externas. Salesforce es conocido por su innovación y flexibilidad, lo que lo convierte en la opción más popular entre los emprendedores que buscan hacer crecer sus negocios en un entorno en rápida evolución.

Los beneficios de las soluciones todo en uno

Las soluciones de software todo en uno aportan muchos beneficios, tales como:

1. Integración – todas las herramientas están interconectadas, lo que permite un intercambio de datos sin problemas. Por ejemplo, un sistema CRM puede integrarse con el sistema contable.
2. Gestión más fácil – con una única plataforma, hay menos sistemas que monitorear y actualizar. Tener un proveedor de software para todas las necesidades simplifica la administración.
3. Consistencia de datos – evitar problemas relacionados con el uso de diferentes formatos de datos asegura una forma unificada de almacenar la información del cliente.
4. Ahorro de costos – una plataforma todo en uno generalmente significa menores gastos relacionados con su implementación y mantenimiento que una solución de mejor en su clase debido, por ejemplo, a descuentos para clientes que utilizan múltiples productos del mismo proveedor.

Las desventajas de las soluciones todo en uno

Sin embargo, una solución todo en uno también puede tener algunas limitaciones, tales como:

1. Funcionalidad limitada – no todas las plataformas pueden cubrir todas tus necesidades, por ejemplo, la falta de una herramienta avanzada para el análisis de datos puede significar que necesitarás una herramienta adicional, y su uso requerirá la migración manual de datos entre sistemas.
2. Dependencia de un solo proveedor – depender demasiado de un único proveedor puede llevar a costos incrementados, por ejemplo, al no poder integrar la plataforma con ofertas competidoras en el mercado. Esto ocurre, por ejemplo, cuando la plataforma solo permite exportaciones en un formato dedicado que es propietario y no es compatible con otros proveedores.
3. Falta de innovación – una única plataforma puede no mantenerse siempre actualizada con las últimas tendencias y tecnologías, y como es difícil cambiar de proveedor de software todo en uno, no se apresuran a introducir nuevas características.
4. Dificultad para cambiar de proveedores – si hay algún problema con una plataforma todo en uno, mudarse a otra puede ser costoso y llevar mucho tiempo, por ejemplo, mover datos entre sistemas.

Los beneficios de las soluciones de mejor en su clase

El enfoque de mejor en su clase te permite beneficiarte de las mejores soluciones en el campo y la industria. Las principales ventajas de elegir una solución de mejor en su clase son:

1. Especialización – la capacidad de elegir software dedicado a una industria específica, por ejemplo, un sistema de gestión de producción para empresas manufactureras en lugar de un sistema general de gestión empresarial o de equipos.
2. Innovación – acceso a las últimas tecnologías y soluciones, como herramientas basadas en la nube para el análisis de datos.
3. Flexibilidad – fácil adaptación a las cambiantes necesidades y requisitos empresariales, por ejemplo, añadiendo nuevas características e integraciones a medida que la empresa crece utilizando APIs.
4. Competitividad – dado que hay múltiples proveedores, puedes negociar términos favorables, como precios más bajos o mejor soporte técnico, y pagar solo por las características que utilizas.

Las desventajas de las soluciones de mejor en su clase

Sin embargo, el enfoque de mejor en su clase también conlleva algunos desafíos, tales como:

1. Integración – dificultades en la comunicación entre diferentes sistemas, como el intercambio de datos entre un CRM y un sistema contable.
2. Complejidad de gestión – gestionar un gran número de sistemas requiere más tiempo y esfuerzo, incluida la posible necesidad de contratar personal adicional específicamente para la gestión del software.
3. Costos – mayores costos de adquisición, implementación y mantenimiento, por ejemplo, tarifas de licencia variables de múltiples proveedores.
4. Variedad de formatos de datos – pueden surgir problemas relacionados con la incompatibilidad de datos, por ejemplo, la necesidad de conversión de datos entre diferentes sistemas.

Ejemplos de soluciones de mejor en su clase

Debido a la variedad de aplicaciones e integraciones de soluciones de mejor en su clase, no nos veremos tentados aquí a crear una lista del mejor software para negocios digitales. Presentaremos solo un par de plataformas que han sido probadas por varios emprendedores.

1. Slack y Trello

Slack es una herramienta popular para la comunicación interna dentro de una organización, mientras que Trello es una plataforma de gestión de proyectos basada en tableros Kanban. La combinación de estas dos herramientas permite una colaboración efectiva del equipo y una comunicación eficiente sobre el progreso de los proyectos.

2. Asana y Zapier

Asana es un sistema de gestión de proyectos que funciona perfectamente con Zapier, una herramienta de automatización de procesos empresariales. Gracias a tal combinación, los usuarios pueden crear flujos de trabajo automatizados entre Asana y otras aplicaciones, lo que aumenta la productividad y ahorra tiempo.

3. HubSpot y Mailchimp

HubSpot es una plataforma de gestión de relaciones con clientes (CRM), y Mailchimp es una herramienta de marketing por correo electrónico. La combinación de estas dos soluciones permite crear y gestionar campañas de correo electrónico de manera efectiva, así como rastrear su efectividad e impacto en las relaciones con los clientes.

Criterios de elección

Al elegir entre una plataforma todo en uno y una solución de mejor en su clase, vale la pena considerar criterios como la industria, los requisitos comerciales, la disponibilidad de recursos o situaciones en las que una solución es mejor que la otra. Antes de tomar una decisión, pregúntate las siguientes preguntas:

1. ¿Mi industria tiene requisitos específicos que solo pueden ser satisfechos por una de las soluciones?
2. ¿Qué características son cruciales para mi negocio, y están todas disponibles en una plataforma?
3. ¿Cuál es mi presupuesto para implementar y mantener sistemas de TI, y puedo cubrir los posibles costos adicionales asociados con la integración de soluciones de mejor en su clase?
4. ¿Tengo los recursos internos y la experiencia necesarios para gestionar un ecosistema complejo de mejor en su clase, o preferiría confiar en un solo proveedor que atienda la mayoría de mis necesidades?
5. ¿Cuáles son mis planes para el futuro? ¿Será más fácil el crecimiento de la empresa con una única plataforma o con un enfoque de mejor en su clase?
6. ¿Qué tan importantes son para mí la escalabilidad y la flexibilidad de los sistemas de TI?
7. ¿Cuáles son mis expectativas respecto al soporte técnico y al desarrollo continuo del software?

Responder a estas preguntas te ayudará a tomar una decisión sabia entre una plataforma y una solución de mejor en su clase, adaptada a las necesidades y capacidades de tu empresa.

Resumen

Tanto las plataformas todo en uno como las soluciones de mejor en su clase tienen sus pros y contras, que deben tenerse en cuenta al tomar una decisión. Es esencial encontrar la solución adecuada para satisfacer todas las necesidades y capacidades de tu empresa. Ya sea que elijas una herramienta todo en uno o optes por el software de mejor en su clase, es clave tener una estrategia reflexiva y adaptarse a las realidades cambiantes del mercado.

Vale la pena considerar criterios de elección prácticos y preguntarte: ¿mi empresa necesita la flexibilidad y la innovación que ofrece el software de mejor en su clase, o sería una mejor opción una plataforma todo en uno, asegurando simplicidad en la gestión y consistencia de datos? Al tomar tu decisión, también es importante tener en cuenta aspectos técnicos como la escalabilidad del sistema, las capacidades de integración con otras herramientas y la disponibilidad de soporte técnico. En última instancia, elegir el enfoque correcto es crucial para planificar el crecimiento de tu empresa en el mundo digital.

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