Priorización de proyectos | #7 Comenzando con la gestión de proyectos

En el artículo de hoy, hablaremos sobre la priorización de proyectos. ¿Es más importante embarcarse en un proyecto arriesgado que puede generar rápidamente una gran ganancia? ¿O es más importante completar el desarrollo de soluciones que potencialmente traerán menores pero ganancias a largo plazo y están en las etapas finales de implementación? Muchas organizaciones tienen numerosos proyectos en marcha simultáneamente. ¿Cómo se puede priorizarlos con recursos limitados?

Prioridad de proyectos – tabla de contenido:

1. Prioridad de proyectos – introducción
2. La Matriz de Eisenhower
3. moSCoW
4. DICE
5. Prioridad de proyectos – resumen

Prioridad de proyectos – introducción

En el siguiente texto, examinaremos los métodos más populares que facilitan la toma de decisiones para la priorización de proyectos – tanto aquellos realizados de forma independiente como los que pertenecen a un programa o cartera de proyectos. Discutiremos la matriz de Eisenhower, aplicada no solo para priorizar proyectos, sino también las tareas realizadas en ellos. También echaremos un vistazo más de cerca al método MoSCoW, creado por Dai Clegg, así como al modelo DICE inventado a mediados de los años 90 en el Boston Consulting Group.

La Matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower permite priorizar proyectos colocándolos en un espacio definido por dos ejes – lo que es urgente y lo que es importante. Hay un gráfico común para representarlos:

moSCoW

Oracle se convirtió en el pionero de la aplicación de la técnica MoSCoW. También se menciona como un esquema de priorización efectivo en el último Project Management Body of Knowledge (PMBOK) junto con el análisis multicriterio. Divide los proyectos en cuatro categorías:

• Imprescindibles – es decir, proyectos que deben completarse ya que son cruciales para el funcionamiento de la empresa; estos pertenecen a proyectos como establecer seguridad y definir derechos de acceso en la nube de la empresa, preparar estados financieros e informes para un inversor, o implementar soluciones en un cliente clave,
• Deberían querer – es decir, aquellos que deberían implementarse, porque descuidarlos podría empeorar el rendimiento de la empresa; esto podría ser, por ejemplo, cambiar su sede a una ubicación más conveniente, o entrar en una nueva plataforma de ventas que está ganando popularidad,
• Podrían tener – es decir, proyectos a implementar “si el tiempo lo permite” porque es más probable que afecten positivamente a la empresa; un ejemplo de un proyecto en esta categoría podría ser la participación en un evento de la industria, o preparar un concurso para contratistas,
• No tendrán – es decir, aquellos que pueden implementarse en el futuro, pero que actualmente no están en la lista de prioridades.

DICE

El método DICE traduce las prioridades asignadas a los proyectos en valores numéricos y se presenta en más de 1,000 grandes organizaciones en todo el mundo. El acrónimo DICE consiste en los siguientes componentes:

1. D (Duración) – la duración del proyecto, a la que se le asignan los siguientes valores:

• 1 – cuando el proyecto dura menos de 2 meses
• 2 – cuando el proyecto dura de 2 a 4 meses
• 3 – cuando el proyecto dura de 4 a 8 meses
• 4 – cuando el proyecto dura más de 8 meses

I (Integridad del Rendimiento del Equipo) – la capacidad del equipo, con especial énfasis en el Gerente de Proyecto, para ejecutar con éxito el proyecto, que se le otorgan puntos de valor:

• 1 – muy bueno
• 2 – bueno
• 3 – promedio
• 4 – bajo

C (Compromiso) – niveles de apoyo, que constan de dos componentes

• C1 – apoyo visible del proyecto por parte del patrocinador o de la junta directiva
• C2 – apoyo de las personas afectadas por la implementación del proyecto, donde los siguientes valores corresponden a cada uno de ellos:

• 1 – apoyo claramente comunicado
• 2 – apoyo bastante claro
• 3 – postura neutral
• 4 – resistencia clara

E (Esfuerzo) – el esfuerzo requerido para implementar el proyecto, más allá de las tareas diarias de funcionamiento de la empresa, donde los valores son los siguientes:

• 1 – menos del 10% de circulación adicional
• 2 – 10-20% de circulación adicional
• 3 – 20-40% de circulación adicional
• 4 – más del 40% de circulación adicional

El valor de DICE se calcula utilizando la siguiente fórmula: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

Dependiendo de la puntuación, se puede determinar la probabilidad de que el proyecto planificado tenga éxito, y por lo tanto si vale la pena colocarlo alto en la lista de prioridades:

• 7 – 14 – zona de ganancia – el proyecto tiene una muy buena oportunidad de implementación
• 14 – 17 – zona de peligro – el proyecto tiene alguna posibilidad de éxito
• más de 17 – zona de desesperación – el resultado del proyecto es difícil de predecir o es poco probable que el proyecto tenga éxito.

Prioridad de proyectos – resumen

Los métodos de priorización de proyectos descritos, por supuesto, no siempre están disponibles para la selección y clasificación de proyectos. Muchas organizaciones no aplican métodos de priorización formalizados como DICE, y en algunas, la opinión de un individuo guiado únicamente por sus propias opiniones es decisiva. Sin embargo, especialmente cuando se consideran varios proyectos críticos y de alto riesgo para comenzar o continuar al mismo tiempo, vale la pena utilizar herramientas de priorización.

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