¿Qué es un cronograma de proyecto y para qué sirve? | #18 Introducción a la gestión de proyectos

Una vez que el proyecto ha recibido la aprobación de los interesados, es hora de preparar el cronograma. Antes de que el equipo del proyecto se reúna por primera vez, el Gerente de Proyecto prepara la estructura del proyecto.

Cronograma del proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Cómo crear un cronograma de proyecto?
3. ¿En qué se diferencia el cronograma del proyecto del plan del proyecto?
4. Ejemplo de un cronograma de proyecto
5. Resumen

Introducción

Un cronograma de proyecto es un documento general que permite tener una visión general de las tareas individuales destinadas a la ejecución continua. Estas se encuentran contenidas en un backlog detallado, o se presentan en un tablero kanban. El cronograma incluye hitos, tareas y eventos clave, así como una perspectiva de dónde se encuentra el proyecto en el camino hacia el logro del objetivo.

Con mayor frecuencia, un cronograma es una visualización de cómo los objetivos del proyecto dependen entre sí y en qué orden proceder. El cronograma del proyecto también muestra el marco temporal con fechas establecidas.

¿Cómo crear un cronograma de proyecto?

Al crear un cronograma, es mejor adoptar un enfoque de abajo hacia arriba. Divida el proyecto general en bloques o áreas de problemas principales. Estas pueden ser áreas tan generales como la formación de equipos, el diseño de UX, el trabajo de programación o el marketing. El cronograma del proyecto es más fácil de preparar utilizando software dedicado. Esto permitirá:

• fácil adición y agrupación de eventos, así como realizar cambios – por ejemplo, puede ser que dividamos tareas separadas como el diseño de UX en grupos separados de diseño visual y preparación de texto. Con el software, podemos hacer esto con unos pocos clics, en lugar de reorganizar un archivo de texto o una hoja de cálculo,
• visualización de la duración de cada tarea – así podemos programar fácilmente tareas teniendo en cuenta la disponibilidad de personas y recursos necesarios para completarlas,
• indicar interdependencias entre tareas – establecer advertencias sobre dependencias es una característica muy útil disponible en algunos programas, gracias a la cual estamos seguros de que nadie asumirá la finalización del trabajo en un edificio donde aún no se ha realizado la instalación.

Esto hará que el cronograma sea legible para todos los interesados. actualizándolo y complementándolo.

El cronograma se representa con mayor frecuencia mediante las siguientes vistas:

• un calendario escalable – con tareas marcadas para completar; utilizando el calendario, es más fácil que en otras vistas entrar en la planificación, como asignar trabajo a personas específicas y programar reuniones,
• un diagrama de Gantt o visualización similar de tareas en una línea de tiempo – una vista general que muestra toda la duración del proyecto es su cronograma, mientras que una versión ampliada se utiliza para crear y detallar el plan del proyecto,
• mapas de épicas, también conocidos como tareas agregadas – es decir, una visualización que muestra, entre otras cosas, qué porcentaje de tareas están relacionadas con un área específica de ejecución del proyecto, por ejemplo, la épica “pruebas” puede incluir tareas relacionadas con pruebas internas de un prototipo de software, así como pruebas finales en el sitio del cliente.

¿En qué se diferencia el cronograma del proyecto del plan del proyecto?

Un cronograma se diferencia de un plan de proyecto principalmente en su propósito y nivel de detalle. Un cronograma es un esqueleto de un proyecto que representa principalmente sus áreas clave y hitos. Su propósito es delinear una imagen clara y simplificada de todo el proyecto. Sin embargo, un plan de proyecto se crea para desglosar la implementación de cada tarea, hasta los detalles más pequeños que valga la pena anotar.

El cronograma responde a la pregunta de qué estamos implementando. Allí encontraremos pautas generales para la duración de las diversas etapas del proyecto y la marcación de momentos clave. El plan del proyecto, por otro lado, sirve para describir cómo ejecutar cada tarea.

De un buen cronograma, es fácil leer el camino que lleva a la realización del objetivo del proyecto, ya que solo muestra hitos que presentan los momentos más generales e importantes de la implementación. Sin embargo, gracias a software de gestión de proyectos, la línea entre el cronograma y el plan del proyecto se ha vuelto bastante fluida. Esto se debe a que la multitud de formas de visualizar datos permite cambiar sin problemas entre vistas detalladas de tareas individuales y la imagen más general del cronograma de todo el proyecto.

Ejemplo de un cronograma de proyecto

Imaginemos que queremos implementar un proyecto para presentar un juego de aventura que tiene lugar en realidad virtual en una feria internacional.

Para crear un cronograma, necesitamos marcar fechas clave – el inicio del proyecto, la fecha límite para las solicitudes de expositores a la feria, así como la fecha de la feria y el final del proyecto. El siguiente paso es definir objetivos e ingresarlos en el programa seleccionado como tareas resumen, épicas o posiblemente etiquetas. En nuestro ejemplo, estos incluirán:

• Preparación del juego – la épica incluirá tareas como la preparación de una versión de prueba estable del juego que pueda ser puesta a disposición del público, pruebas, instalación en el hardware que se pondrá a disposición en la feria
• Preparación del stand – preparación de equipos, materiales promocionales, concursos para visitantes, compra y aseguramiento de equipos
• Planificación del viaje – reserva del hotel, compra de entradas para eventos, provisión de transporte
• Análisis del éxito de la presentación al regresar – si el juego logró atraer el número de clientes asumido, si logró establecer contactos comerciales y asociaciones, así como ajustarse al presupuesto asignado para la promoción

Cada una de las épicas puede tener un supervisor – designado para asumir la responsabilidad de toda su implementación. En muchos proyectos, sin embargo, esta persona es el Gerente de Proyecto, mientras que los miembros del equipo asumen la responsabilidad solo de tareas individuales.

El siguiente paso se refiere a marcar hitos. La finalización de cada hito probablemente consistirá en tareas pertenecientes a múltiples épicas. Si el primer hito es la aceptación de la presentación para la feria por parte de los organizadores del evento, incluirá tareas pertenecientes a los grupos de “networking”, “preparación del juego” y “preparación de la presentación”, entre otros.

El cronograma para cada proyecto se desarrolla de manera individual. Aunque puedes ayudarte de una plantilla lista, aún requerirá modificaciones significativas. La mayor mejora será el uso de tu cronograma creado anteriormente en un proyecto similar.

Resumen

Un cronograma bien preparado al inicio del proyecto facilita enormemente el trabajo. Sirve no solo al Gerente de Proyecto, quien gracias a ello obtiene una visión de la estrategia de acción, sino también al equipo del proyecto, que puede ver fácilmente en qué etapa se encuentra el trabajo que se está realizando y a qué está dirigido. El cronograma también es una herramienta valiosa que apoya la transparencia de la implementación porque permite a los interesados ver la estructura del proyecto y comparar de manera independiente el estado de la implementación con los objetivos del proyecto establecidos.

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