Términos de pago de la factura

Como propietario de un negocio, puedes determinar los términos de pago por ti mismo. Sin embargo, hay algunas reglas que debes seguir al establecerlos. Si olvidas incluir un término de pago en tu factura, el destinatario de dicho documento tendrá que pagarlo dentro de un período legal, dependiendo del país donde operes tu negocio. Por lo tanto, es mejor especificarlo. ¿Cuáles son los términos de pago más comunes? ¿Hay alguna limitación? Puedes averiguar más sobre esto en el siguiente artículo.

Términos de pago de facturas – tabla de contenido:

1. Términos de pago comunes
2. ¿Por qué es una buena idea establecer un término de pago al inicio de la cooperación?
3. ¿Por qué las grandes empresas necesitan términos de pago más largos?
4. ¿Por qué los largos términos de pago afectan tu negocio?
5. ¿Cómo incentivar a tus contratistas a pagar sus facturas rápidamente?

Términos de pago comunes

Aunque tienes mucha flexibilidad al establecer los términos de pago para tus facturas, vale la pena verificar cómo lo hacen otros. ¿Cuáles son los períodos de pago más comunes en la práctica? Aquí están los más populares:

• 7 días,
• 14 días,
• 30 días,
• 60 días,
• 90 días.

En algunos países, el período de pago legal es de 30 días. Este es el caso, por ejemplo, en los Estados Unidos, donde las facturas emitidas por freelancers deben pagarse dentro de 30 días. De manera similar, en el Reino Unido, el período de pago predeterminado es de 30 días después de la recepción de una factura, entrega de bienes o prestación de servicios.

Por otro lado, en algunos países europeos, un período de pago recomendado para transacciones asimétricas, es decir, transacciones donde las partes difieren en tamaño, es de 60 días. La excepción son las transacciones con entidades públicas, que deben pagar la factura dentro de 30 días. Sin embargo, nada impide establecer un período de pago más corto, por ejemplo, 21 o 14 días. ¿Cuándo deberías informar a tu contratista sobre el término de pago elegido?

¿Por qué es una buena idea establecer un término de pago al inicio de la cooperación?

Debes recordar que cuestiones como las fechas de pago deben determinarse al firmar un contrato o aceptar un pedido. ¿Por qué? Si no has establecido una fecha de pago antes de aceptar un pedido, tu contratista esperará recibir una factura con un período de pago legal. Si les facturas con un período más corto, tendrán derecho a sorprenderse. Esto no reflejará bien en ti, especialmente porque pagar la factura después de la fecha de vencimiento puede resultar en intereses.

Por lo tanto, es mejor ser claro al aceptar un pedido. Será suficiente si, en la correspondencia por correo electrónico relacionada con el establecimiento de los detalles del pedido, mencionas que planeas emitir una factura con, por ejemplo, un plazo de pago de 14 días. En tal caso, tu contratista estará al tanto de recibir un documento de tu parte, que deberá pagar dentro del período indicado. De esta manera, darás la impresión de que eres un profesional que se preocupa por todos los detalles de la transacción.

¿Por qué las grandes empresas necesitan términos de pago más largos?

Si trabajas como freelancer o diriges un pequeño negocio, probablemente no recibas muchas facturas. El camino desde la recepción de una factura hasta su pago es bastante corto, especialmente cuando utilizas software de contabilidad que facilita el control de costos. Puedes verificar fácilmente si has realizado pedidos de bienes y servicios listados en la factura. Luego solo haces una transferencia en tu banco y eso es todo.

Se ve completamente diferente en grandes organizaciones. Allí, una factura tiene que pasar por dos o incluso más departamentos antes de que finalmente se pague. ¿Por qué sucede esto? Las facturas van a la oficina del secretario o al departamento de administración, donde son aceptadas y registradas. Luego, se envían al departamento de contabilidad, pero esto no significa un pago inmediato. Dependiendo de los procedimientos adoptados en una determinada corporación, puede ser necesario verificar quién ordenó los bienes o servicios, si el monto es consistente con el pedido firmado y si el período de pago u otros datos indicados en la factura son correctos. Tales tareas pueden ser realizadas por personas completamente diferentes.

Más tarde, la factura se presenta para pago. Cabe señalar que la firma de la persona autorizada para aprobar el pago sigue siendo necesaria para procesar la transferencia. Esto consume tiempo, así que debes tenerlo en cuenta al cooperar con grandes empresas. Sin embargo, al determinar el término de pago óptimo de la factura para ambas partes, recuerda que ir a los extremos puede ser desfavorable. También debes tener en cuenta tus propias necesidades.

¿Por qué los largos términos de pago afectan tu negocio?

Al establecer un término de pago muy largo, estás otorgando crédito a tu contratista. Mientras esperas el pago, tu cliente ya puede beneficiarse de los bienes o servicios que has proporcionado. Si te pagaran de inmediato, podrías gastar el dinero y beneficiarte de ello. Esto es especialmente importante si tienes problemas de liquidez. En tal caso, es mejor que acuerdes términos de pago más cortos.

Si facturas a alguien con un término de pago muy largo, como 90 días, y te quedas sin dinero en ese momento, es posible que tengas que solicitar un préstamo bancario. Esto implicará costos adicionales que podrías haber evitado si les hubieras facturado con un período de pago más corto. Si alguien te convence de que un término de pago más largo no debería ser problemático, siempre puedes intentar revertir la situación. ¿Cómo hacerlo? Puedes ofrecer un prepago por tus servicios a cambio de un pequeño descuento. Esta puede ser una solución mucho mejor que solicitar un préstamo costoso.

¿Cómo incentivar a tus contratistas a pagar sus facturas rápidamente?

Si el término de pago se cuenta desde la fecha de recepción de la factura por parte del contratista, entonces una factura enviada electrónicamente ayudará a obtener un pago más rápido. En este caso, no tienes que esperar a que un cartero la entregue a tu cliente. Además, si el destinatario de tus bienes o servicios utiliza un sistema CRM, una factura electrónica puede facilitar su trabajo, gracias a lo cual puedes esperar un pago más rápido.

¿Hay algo más que puedas hacer para acelerar el proceso? Por ejemplo, puedes ofrecer un descuento por un pago más rápido. Obviamente, debes calcular el monto del descuento para no perder en ello. También puedes advertir a tu contratista que si no paga la factura a tiempo, agregarás intereses por pago tardío. De todos modos, establece un plazo de pago mutuamente beneficioso y luego monitorea si tu cliente lo ha cumplido. Con nuestra aplicación de facturación gratuita puedes establecer recordatorios para los próximos pagos y con solo un clic verificar el monto adeudado y las fechas de vencimiento.

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