¿Qué es una factura electrónica?

Las facturas electrónicas están ganando cada vez más popularidad. ¿Por qué es así? Las facturas electrónicas son fáciles de enviar. También se entregan rápidamente a sus destinatarios, gracias a lo cual se acorta el tiempo de pago por bienes y servicios. No es de extrañar que cada vez más empresas aprovechen esta solución. ¿Qué pasa si recibo una factura por correo electrónico? ¿Tiene la misma fuerza legal que una factura en papel? Encontrarás la información más importante sobre las facturas electrónicas en este artículo.

¿Qué es una factura electrónica? – índice:

1. ¿Qué pasa si recibo una factura por correo electrónico?
2. ¿Las facturas electrónicas tienen que ser impresas?
3. ¿Las facturas electrónicas tienen la misma fuerza legal que las facturas en papel?
4. ¿Cómo comprobar si una factura electrónica es auténtica?
5. ¿Cómo no ser engañado por una factura fraudulenta?

¿Qué pasa si recibo una factura por correo electrónico?

Si eres un freelancer o diriges un pequeño negocio, no solo vendes tus bienes y servicios, sino que también compras ocasionalmente algo para tu empresa. Cuando compras en tiendas regulares, recibirás una factura en papel. Sin embargo, si valoras tu tiempo, las compras en línea serán una mejor solución. En este caso, a menudo recibirás una factura electrónica.

¿Qué hacer si recibes una factura así? El procedimiento es el mismo que en el caso de una factura en papel. Necesitas pagarla en el tiempo indicado por el emisor. Si utilizas un programa de contabilidad o una aplicación de facturación, verifica si ofrecen integración con tu banco. Si lo hacen, sube la factura al sistema y ordena una transferencia.

Sin embargo, si no utilizas ningún programa de contabilidad, debes iniciar sesión en tu cuenta bancaria e ingresar todos los datos manualmente. ¿Qué necesitarás para hacerlo? Necesitarás proporcionar el número de tu factura electrónica, los detalles del emisor y el monto de la factura. También puedes especificar de qué trata la factura, pero no es necesario para realizar una transferencia adecuada.

¿Las facturas electrónicas tienen que ser impresas?

Los días en que todo tenía que ser impreso han quedado atrás. Las facturas electrónicas no necesitan ser impresas. ¿Por qué? Porque siempre tendrás acceso a ellas. Estarán en tu correo electrónico. No imprimes todos tus correos electrónicos, ¿verdad?

Las facturas electrónicas tienen ventajas adicionales. ¿Cuáles son? Tales facturas pueden ser fácilmente subidas al software de contabilidad o cualquier otro programa donde guardes tus gastos. La mayoría de las soluciones de software de contabilidad te permiten guardar facturas en un archivo .pdf e incluso subir escaneos de facturas. Puedes hacerlo con solo unos pocos clics. Esta es una buena manera de llevar un seguimiento de tus plazos de pago, ya que en tal programa puedes monitorear continuamente las obligaciones que necesitas saldar. La aplicación de facturación gratuita de Firmbee te ofrece todas estas posibilidades.

¿Las facturas electrónicas tienen la misma fuerza legal que las facturas en papel?

Cuando se trata de facturas, no importa si se emiten en papel o electrónicamente. Ambas versiones tienen la misma fuerza legal. Independientemente del tipo de factura, necesitas conservarla durante el período requerido por la ley. En el caso de las facturas electrónicas, es mucho más fácil ya que no necesitas un archivo especial para hacerlo.

Si utilizas una aplicación de facturación, tienes todas tus facturas de compra al alcance de tu mano. Esta es una solución muy conveniente que no solo te ahorrará papel, tóner y espacio de almacenamiento de documentos, sino también tu tiempo.

No tienes que preocuparte por si tus facturas se conservan el tiempo suficiente. Una buena aplicación de facturación te dirá cuánto tiempo necesitas conservar las facturas en tu archivo electrónico para que sea consistente con las regulaciones fiscales en tu país.

¿Cómo comprobar si una factura electrónica es auténtica?

Primero verifica si la factura proviene de la empresa con la que ya has cooperado. Si lo has hecho, asegúrate de que contenga un número de cuenta bancaria que hayas utilizado para pagos anteriores. Si el número de cuenta bancaria es diferente, puede haber sido cambiado. Sucede. Sin embargo, antes de transferir cualquier dinero, asegúrate de que la empresa que emitió la factura realmente existe.

Si tienes dudas sobre si debes pagarla, lo mejor sería contactar a la empresa que la emitió. Tal vez, en el ajetreo de tu vida diaria, olvidaste el pedido y ahora te sorprende la factura a pagar. Verifica si realmente ordenaste tal producto o servicio. Si lo hiciste, entonces no ignores tal mensaje. ¿Por qué?

Si no pagas la factura a tiempo, el vendedor puede cobrarte intereses por un pago atrasado. También puede que ya no puedas comprar con pago diferido de tal proveedor. No es de extrañar, a nadie le gustan los clientes que no pagan sus cuentas.

Por lo tanto, si no recuerdas una compra en particular, asegúrate de llamar o enviar un correo electrónico al vendedor en cuestión para asegurarte de que no hubo un error.

¿Cómo no ser engañado por una factura fraudulenta?

¿Qué pasa si una factura genera dudas? Podría suceder que alguien quiera extorsionarte. Si compartes los detalles de tu empresa en Internet, alguien podría usarlos para emitir una factura fraudulenta y enviártela por correo electrónico. ¿Cómo no ser engañado?

Si la factura proviene de la empresa con la que has cooperado anteriormente, intenta contactarlos y aclarar las cosas. Podrías haberla recibido por error. Sucede. Al contactar al emisor de la factura, es mejor usar la información que encuentres en Internet. ¿Por qué?

En el cuerpo del correo electrónico, el estafador puede haber listado tu número de teléfono como el número de teléfono de la empresa. Si llamas a este número, pueden convencerte de que la factura es correcta y que debes pagarla. Por otro lado, si llamas a un número que encuentras tú mismo, puedes estar seguro de que estás llamando al lugar correcto.

Enviar facturas fraudulentas es un crimen. Puedes reportar tal incidente a la policía. Afortunadamente, tales situaciones no ocurren muy a menudo. Por lo tanto, no tienes que preocuparte por las facturas que recibes electrónicamente, sin embargo, sugerimos estar alerta.

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