Timeboxing – ¿por qué deberías usarlo?

¿Alguna vez tienes la sensación de que hay días en los que las tareas y los deberes te aplastan en tu lucha contra el tiempo mientras intentas mantener el enfoque a medida que se desvanece con el impulso de un café por la mañana? Tenemos una solución para eso llamada Timeboxing. Y no, no te preocupes, no tendrás que luchar con la manecilla grande de un reloj, bueno, no literalmente. Todo lo que se necesita es este breve artículo, así que si sientes la necesidad de consejos sobre gestión del tiempo y estás dispuesto a aprender una técnica llamada timeboxing, no busques más.

Timeboxing – tabla de contenido:

1. ¿Qué es el timeboxing?
2. ¿Cómo funciona el timeboxing?
3. La concentración es la clave
4. No vale la pena desperdiciar tu tiempo
5. Recupera el control
6. La autodisciplina – se puede aprender
7. ¿Cuándo es el mejor momento para usar este método?

¿Qué es el timeboxing?

Timeboxing es una técnica desarrollada por la industria de TI para mejorar la gestión del tiempo y aumentar la eficiencia en el trabajo. Si este es tu punto débil, encontrarás útil este método. La idea es hacer tanto como sea posible en un período de tiempo predefinido, y aún así, lo menos posible – para mantener tu productividad alta.

¿Cómo funciona el timeboxing?

Primero y ante todo, se trata de establecer una fecha específica para la finalización de un proyecto y ejecutarlo dentro de ese rango. Si no logras terminar, deja la tarea y pasa a la siguiente. Vuelve a ella en otro día o más tarde, estableciendo otro plazo realista que puedas cumplir.

Por ejemplo, si tenemos tres tareas que hacer en el trabajo, estimamos cuánto tiempo necesitamos para completarlas y sobre esta base establecemos los plazos. Si no logramos completar la tarea A en un período dado, no extendemos nuestro trabajo en ella, sino que pasamos a la tarea B según la suposición. La tarea A se coloca en la caja de ‘por hacer’ y regresamos a ella después de que el ciclo haya terminado.

La concentración es la clave

¿Cómo hace que el trabajo sea más eficiente? La habilidad crucial a dominar es no distraerse con las tareas en mano. Cuando tenemos una cantidad de tiempo predeterminada, no la usamos para cosas pequeñas como revisar el correo electrónico, escribir una respuesta a un colega en la habitación de al lado o echar un vistazo a lo que está sucediendo en las redes sociales. Cada pequeño detalle puede distraer de la tarea principal mientras que crear cajas de tiempo nos ayuda a evitar estas trampas y continuar con nuestro trabajo.

No vale la pena desperdiciar tu tiempo

Otra ventaja es no desperdiciar demasiado tiempo en una tarea dada. Hay días en los que no estamos en nuestra mejor forma, menos creativos de lo habitual o simplemente teniendo un mal día. A menudo pasamos, por ejemplo, una hora en algo que normalmente nos llevaría 15 minutos. Esto es ineficiente y rara vez nos satisface el fruto de tales acciones. Entonces, el timeboxing viene al rescate.

¿No completaste tu tarea en los 40 minutos que estableciste? No hay problema, la misma cantidad de tiempo (o menos si comenzaste el proyecto) puede dedicarse a ello al día siguiente – probablemente estarás en mejor forma entonces y el problema con el que luchabas hoy será pan comido mañana.

Recupera el control

Con el método de timeboxing, estás mejor equipado para controlar proyectos más grandes. Probablemente conoces la sensación de estar trabajando en una gran tarea y comenzar a enfocarte en los detalles, posiblemente incluso demasiado. Al profundizar tanto en un proyecto, te alejas demasiado para seguir viendo el panorama general del proyecto, perdiendo la visión general de tu tarea.

No hay dificultad con esto si estás haciendo algo que planeaste tú mismo – tienes el derecho de cambiar y desviarte del plan original. Surgen preocupaciones cuando, por ejemplo, preparas algo por encargo para un cliente que tiene una idea específica de un proyecto dado. Entonces hay una probabilidad de que crees algo que tu cliente rechazará.

¿Por qué desperdiciar tiempo haciendo algo dos veces cuando puedes evitarlo? Al trabajar según la técnica de timeboxing, implementamos cada etapa del proyecto desde el principio, lo que nos hace ceñirnos a las suposiciones iniciales y aún mantener una visión general de la tarea en cuestión.

La autodisciplina – se puede aprender

Esta técnica, además de las ventajas mencionadas anteriormente, tiene un bono práctico en la vida cotidiana. Esto se debe a que no solo mejora nuestra eficiencia sino que también enseña autodisciplina y una adecuada gestión del tiempo, evitando que lo desperdiciemos en cosas innecesarias o irrelevantes si no queremos.

¿Cuándo es el mejor momento para usar este método?

El timeboxing funciona mejor en proyectos o tareas multietapa que requieren poco tiempo y puedes encajarlas en el mismo espacio de tiempo. También vale la pena implementarlo en el caso de deberes que tienen plazos de finalización previsibles.

Sin embargo, se debe recordar que el conocimiento de la técnica por sí solo no es todo. Por la experiencia que adquirí para este artículo, puedo escribir que sin el enfoque adecuado no podrás mantener la caja de tiempo. Necesitas cuidar el nivel adecuado de enfoque y no dejarte distraer por factores externos, como una notificación en tu teléfono, una invitación a tomar café de un compañero de trabajo o una rápida revisión de tu correo electrónico. Los placeres y otras cosas pequeñas se pueden hacer después de completar la caja de tiempo – satisfacción garantizada (y confirmada empíricamente por el autor de este texto)!

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