Dirigir un negocio está inextricablemente ligado a la emisión de facturas y estas vienen en todas las formas y tamaños. Algunas son familiares y comunes, mientras que otras tenemos que emitir de vez en cuando. No obstante, como profesionales, deberíamos saber cómo elegir y emitir todo tipo de facturas. Este artículo describirá los conceptos básicos necesarios para ayudarte a distinguir y elegir rápidamente el tipo de facturas adecuado.
Una factura proforma, o como algunos dicen, una factura preliminar, es una solución diseñada para mostrar tu oferta a los clientes. Si aceptan tus términos y condiciones, pagarán la factura y podrás entregar los bienes o servicios detallados.
Si los clientes no aceptan tus términos y condiciones, no tienen que pagar. Esto se debe a que emitir facturas proforma no obliga a los clientes a pagar ni crea ninguna obligación fiscal.
¿Qué condiciones implican tal obligación entonces? Solo cuando el cliente paga la factura proforma. En tal caso, tienes que emitir una factura normal y pagar todos los impuestos relacionados con la venta. Lo que obtienes es el dinero incluso antes del procesamiento del pedido. ¿Y tus clientes? Ellos también se benefician, ya que la factura proforma permite al cliente comparar fácilmente y libremente ofertas de varias empresas para elegir la adecuada.
A primera vista, la factura anticipada es similar a la proforma. Pero si miras más de cerca, encontrarás que varían. Una factura anticipada implica una obligación de pago, mientras que una factura proforma es solo una propuesta para celebrar un contrato de venta.
¿Cuándo es una buena opción una factura anticipada? Definitivamente, en caso de que necesites comprometer recursos financieros significativos, desde tu punto de vista, para completar el pedido. La factura anticipada te permite recibir parte del pago del cliente incluso antes de vender los bienes o servicios. Esto tendrá un efecto positivo en tu liquidez, especialmente al procesar grandes pedidos. Puedes establecer el valor como un porcentaje específico del total del pedido. Esto te da más certeza de que tus clientes no se retirarán del contrato, porque entonces perderían el dinero ya pagado.
Esta es una factura ordinaria, pero no puede faltar en esta lista. En las transacciones comerciales, este tipo de factura ocurre con mayor frecuencia. Ese es el documento que todos tenemos en mente cuando escuchamos el término factura. Al igual que otros tipos de facturas, contiene todos los 12 elementos que cualquier factura requiere. Documenta un evento comercial que tuvo lugar entre el vendedor y el comprador. Tal factura puede cubrir tanto la venta de bienes como la prestación de servicios.
Este tipo de factura es muy común para la prestación de servicios. Se emite en cada período predeterminado. Con mayor frecuencia es mensual, pero también puedes encontrar facturas semanales, trimestrales o anuales. Estas suelen aparecer en el caso de diversas suscripciones.
La tarifa por cada mes se establece por adelantado, por lo que sabes inmediatamente qué cantidad pagar. Esta característica de las facturas recurrentes facilita mucho la automatización de la emisión de este tipo de facturas. Al utilizar una aplicación de facturación, el proceso de emisión de facturas recurrentes puede volverse realmente sencillo y simple. Todo lo que necesitas hacer es ingresar algunos datos necesarios y las siguientes facturas se generarán automáticamente. ¿Qué datos son necesarios para esto? Generalmente, la siguiente información será suficiente:
Para las facturas recurrentes, cada factura subsiguiente es muy similar a la primera factura que se emitió. Diferirán en número, fecha de emisión y venta, y fecha de vencimiento. Si conoces las direcciones de correo electrónico de tus clientes, también puedes hacer que tu software de facturación envíe estas facturas automáticamente, lo que sin duda te ahorrará mucho tiempo.
En el caso de proyectos grandes, las facturas parciales son populares. En esta situación, el trabajo acordado se divide en etapas. Cuando se cumple una etapa particular, emites una factura parcial. Este método de facturación se aplica tanto al suministro de bienes como a la prestación de servicios. Es mejor establecer el calendario de pagos con antelación, ya en la etapa de firma del contrato. De esta manera, informarás a tus clientes de antemano sin sorprenderlos con la factura que emites.
¿Cuáles son los beneficios de las facturas parciales? Te proporcionarán una mayor liquidez, mientras que tu cliente evitará una factura muy grande después de completar todo el pedido, ya que el pago se divide en partes y se distribuye en el tiempo.
Este tipo de factura ocurre típicamente después de completar un pedido. Puedes emitirla junto con facturas anticipadas o parciales. Emites la factura final calculando el monto que es la diferencia entre las facturas completadas y saldadas hasta la fecha y el monto total del contrato. ¿Cómo hacerlo? Debes restar el valor de las facturas anticipadas o parciales que has emitido para el proyecto del valor total del proyecto.
Una factura resumen es práctica cuando un cliente ha realizado varios pedidos contigo. No necesitas emitir una factura separada para cada pedido. En este caso, puedes utilizar una factura resumen. Por supuesto, para que esta solución sea ventajosa para ti, los pedidos individuales no pueden extenderse en el tiempo. ¿Por qué? Debes recordar que recibirás el dinero solo después de un tiempo tras emitir la factura. Por lo tanto, si esperas demasiado antes de emitir una factura resumen, el dinero se acreditará a tu cuenta por los pedidos completados.
En la práctica, puedes programar una factura resumen cada cierto período, por ejemplo, una semana o un mes. Al final de la semana o del mes, reúnes todos los pedidos que has realizado para ese cliente y preparas una única factura resumen. También puedes utilizar este tipo de factura cuando un cliente ha realizado un pedido pero luego agregó algo más. En este caso, no necesitas prescribir dos facturas separadas, sino que puedes incluir ambos pedidos en el resumen.
Una nota de crédito es un tipo de factura de crédito. Se utiliza típicamente cuando un cliente ha devuelto un producto, pagado por un producto pero desea cancelar el pedido, o recibido mercancía dañada o de tamaño incorrecto que implica una reducción de precio como compensación. También puedes entregar esta nota cuando deseas otorgar a un cliente un descuento adicional después de que su pedido ha sido completado y pagado. También es aplicable cuando una factura contiene un valor total incorrecto e inflado, requiriendo así ajustes.
Una nota de crédito significa que el vendedor le debe dinero al comprador. Es una confirmación del vendedor de que ha otorgado al comprador alguna forma de crédito. El comprador puede usar este crédito para futuras compras o solicitar un reembolso.
Este es el tipo de factura correctiva que envías a un cliente cuando cometes un error al subestimar el valor de los bienes o servicios vendidos. Una nota de débito significa que, además del monto de la factura, el cliente también te debe el monto por el cual se emitió la nota. La diferencia entre una factura de crédito o débito y una factura regular es que envías la factura regular cuando se venden los bienes o servicios. Sin embargo, la factura de crédito o débito ocurre después de que se ha emitido la factura regular para corregir los montos mostrados en la factura.
En los países donde hay IVA (impuesto al valor agregado), un tipo de factura muy común es la factura de IVA. Documenta la venta de bienes y servicios por entidades que son contribuyentes de IVA. Esto es generalmente la mayoría de las empresas que operan en tales países. Curiosamente, incluso si no hay IVA en tu país, si vendes bienes o servicios a países donde hay IVA, es posible que debas emitir una factura que incluya IVA.
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