La automatización de tareas influye en gran medida en los resultados de la empresa. Con el desarrollo de la digitalización y nuevas tecnologías, la automatización de tareas en el mercado laboral se está volviendo cada vez más importante. Esto se puede aplicar a los departamentos de recursos humanos, donde los gerentes intentan utilizar la automatización de manera óptima en el área de gestión de recursos humanos. La implementación de nuevas tecnologías se convierte en el factor crucial que mejora la calidad de los procesos de recursos humanos. Las herramientas contemporáneas están disponibles no solo para organizaciones grandes y fuertes, sino también para empresas más pequeñas y de tamaño medio. La introducción de la automatización permitirá una gestión más eficiente de los recursos humanos y puede convertirse en una válvula de seguridad en tiempos inciertos de crisis económica.
El trabajo de los departamentos de recursos humanos implica desafíos y expectativas significativas. La efectividad de las políticas de personal tiene un impacto significativo en el fortalecimiento de la posición de la empresa en el mercado, así como en la mejora de su imagen y competitividad. Esta es la razón por la cual vale la pena utilizar nuevas tecnologías y mejorar el trabajo en áreas como:
Reclutamiento y contratación de trabajadores – la búsqueda de candidatos es una tarea que consume mucho tiempo, principalmente debido a la fragmentación del mercado laboral, donde hay muchos portales y bases de datos utilizados por profesionales de reclutamiento. La solución a este problema proviene de herramientas de tecnología de la información que permiten el acceso a muchos portales simultáneamente (multiposting), y la funcionalidad de filtrado de resultados permite llegar a candidatos estrictamente especificados. Los chatbots, que pueden hacer la selección inicial de candidatos y gestionar bases de datos de personas interesadas en ofertas de trabajo, son igualmente útiles. Además, vale la pena utilizar entrevistas en video, pruebas en línea o gamificación.
Adaptación de nuevos empleados – existen plataformas dedicadas y software de incorporación con bases de datos de conocimiento que contienen videos instructivos, así como un conjunto de reglas y regulaciones, todo para la implementación de ese proceso. Además, son particularmente útiles funcionalidades como correos electrónicos de bienvenida, acceso a recursos, módulos de coaching y módulos que facilitan el flujo de trabajo electrónico de documentos de personal.
Gestión de competencias – plataformas diseñadas especialmente permiten un análisis y procesamiento rápido de datos utilizando análisis predictivo (análisis de hechos históricos y actuales para planificar el futuro) para planificar de manera más efectiva en el área de gestión de competencias y conocimientos.
Tareas rutinarias – automatización de tareas como la planificación de capacitaciones, manejo de solicitudes de vacaciones, gestión de tarjetas de tiempo de trabajo y registros individuales.
Análisis de indicadores KPI – más efectivo con sistemas de gestión de costos, que mejoran la elaboración de informes y permiten un análisis efectivo de todos los procesos. El software avanzado permite medir indicadores KPI en retención y rotación de empleados, recursos de nuevos candidatos a empleo, la eficiencia de empleados y equipos de trabajo particulares, el costo promedio de procesos, y muchos más.
La automatización de tareas relacionada con los procesos de recursos humanos será efectiva solo en caso de una implementación precisa, que debe ser preparada con particular cuidado. Tal enfoque ayudará a evitar problemas relacionados con soluciones mal ajustadas en el futuro. La primera actividad en la implementación de la automatización de tareas debe ser el análisis de las áreas de recursos humanos donde se puede introducir la automatización de tareas y donde tal acción puede traer beneficios medibles. Vale la pena inicialmente, de manera experimental, elegir procesos menos complicados para probar nuevas herramientas e identificar problemas potenciales.
En el siguiente paso, se deben definir objetivos para poder verificar más tarde si la automatización de tareas ha cumplido su propósito. Luego, se debe tomar la decisión y elegir al coordinador del proyecto y las herramientas adecuadas. Al final, no se puede olvidar a los empleados que deben ser informados sobre los cambios y nuevas soluciones que se están implementando. Se debe explicarles la necesidad de la introducción de nuevas tecnologías y herramientas, y luego se debe proporcionar capacitación en el uso de esas nuevas tecnologías.
La automatización de tareas en la gestión de recursos humanos debería traer beneficios tangibles a la organización, de lo contrario, la introducción de la automatización no tiene sentido. Los beneficios clave que determinan el éxito de la automatización de tareas son:
Limitación de tareas – que se realizan manualmente, que requieren la intervención de empleados. Estas son las tareas principales como la recopilación de información, elaboración de informes y preparación de análisis.
Ejecución más rápida de tareas – la creación de procedimientos en los procesos de reclutamiento que se ocupan de la búsqueda, selección e incorporación es muy laboriosa. La automatización de tareas acorta significativamente el tiempo relacionado con esas actividades.
Reducción de errores – el trabajo humano está sujeto al riesgo de errores. Incluso hay un dicho: solo aquellos que no hacen nada no cometen errores. Los instrumentos modernos pueden reducir la posibilidad de cualquier error.
Adquisición de empleados valiosos – la automatización de tareas en reclutamiento y selección aumenta la posibilidad de conseguir empleados realmente buenos. Esto aumenta la satisfacción relacionada con la contratación y adaptación eficientes.
Las soluciones tecnológicas modernas presentadas anteriormente permiten una mejora compleja de la calidad y las condiciones de todas las actividades realizadas por los departamentos de recursos humanos. Tales soluciones son un excelente apoyo tanto para los empleados como para el personal directivo.
Tomando en consideración todos los beneficios de la automatización de tareas en recursos humanos, surge la pregunta de por qué tantas organizaciones en el mercado no han introducido tales soluciones. Puede haber muchas razones, como preocupaciones relacionadas con la introducción de los cambios necesarios, falta de conocimiento sobre las capacidades de las nuevas tecnologías presentadas por el personal directivo, y falta de una estrategia de desarrollo a largo plazo de la empresa. Hay un problema con el ser humano mismo y su papel en el entorno laboral dominado por la inteligencia artificial. Cabe señalar que la implementación de la automatización de tareas en los departamentos de recursos humanos es, ante todo, una oportunidad que puede proporcionar apoyo a los empleados, no una amenaza, ni una competencia para ellos.
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Gerente de recursos humanos con una excelente capacidad para construir una atmósfera positiva y crear un entorno valioso para los empleados. Le encanta ver el potencial de las personas talentosas y movilizarlas para que se desarrollen.
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