¿Cómo preparar un plan de contingencia de proyecto exitoso? | #21 Introducción a la gestión de proyectos

¿Cómo preparar un plan de contingencia? Es mejor adoptar un enfoque paso a paso al redactarlo. De esta manera, cuando llegue la crisis, podrás alcanzar con calma la carpeta descrita como “Plan B”.

Plan de contingencia del proyecto – tabla de contenido:

1. Introducción
2. ¿Cuándo vale la pena cambiar el plan de implementación del proyecto?
3. Plan B: para oportunidades y amenazas
4. ¿Cómo preparar un plan de contingencia?
5. Resumen

Introducción

Un plan de contingencia de proyecto se crea a partir de un análisis de las áreas de riesgo. Su propósito es minimizar las pérdidas cuando las cosas no salen según lo planeado y también aprovechar las oportunidades imprevistas que surgen en el camino. En otras palabras, el plan de contingencia sirve para optimizar cómo responder a los riesgos.

Puede incluir ideas para responder a una emergencia o cuando surgen oportunidades de crecimiento inesperadas. Por ejemplo, puede incluir ideas para obtener financiamiento adicional si se excede el presupuesto o si aparece un inversor prometedor. Un plan de contingencia también puede indicar la opción de reasignar responsabilidades dentro del equipo en caso de la ausencia repentina de un especialista clave o la posibilidad de contratar a una persona adicional. La preparación de un plan de contingencia también permite definir las condiciones que definen la situación del mercado en la que todo el proyecto debe detenerse de inmediato. Pero, ¿cuándo se debe tomar la decisión de implementar un Plan B? ¿Y cómo crear un plan de contingencia para prepararse para los escenarios más probables?

¿Cuándo es una buena idea cambiar el plan de implementación del proyecto?

Los riesgos acompañan la implementación de cualquier proyecto. Deben ser evaluados en la etapa de inicio y luego monitoreados a lo largo de su duración. Según el PMBOK, es más efectivo responder proactivamente a los cambios, es decir, ajustar el curso de acción a las condiciones antes de que los riesgos alcancen un punto crítico y aceptar riesgos de un cierto nivel y abstenerse de evitarlos a toda costa.

La implementación de un plan de contingencia debe depender de varios factores. Primero y ante todo, la respuesta debe ser:

• adecuada al nivel de amenaza – es decir, no interrumpimos el proyecto porque el Gerente de Proyecto tiene un resfriado,
• realista – es decir, teniendo en cuenta el contexto de la aparición de la amenaza, por ejemplo, si el precio de la materia prima está aumentando rápidamente en todo el país, no nos tomamos el tiempo para buscar un proveedor más barato,
• tomada conscientemente por una persona que asumirá la responsabilidad por ello de antemano, después de considerar varias opciones de respuesta.

Muy a menudo, un plan de contingencia permite que la situación se controle rápidamente. Con una forma bien diseñada de responder a eventos inesperados, el proyecto puede volver a la normalidad en su implementación. Sin embargo, a veces la implementación de un plan de contingencia implica reestructurar áreas importantes del proyecto.

Plan B: para oportunidades y amenazas

¿A qué tipos de riesgos se debe prestar especial atención? El plan de implementación de un proyecto vale la pena cambiarlo en dos casos: cuando ayudará a evitar un desastre o lograr resultados significativamente mejores. Cambiar el plan cuando los riesgos aumentan generalmente se acompaña de problemas como:

• retraso en la implementación del proyecto,
• exceso de presupuesto,
• problemas y fallos técnicos,
• problemas del equipo,
• pérdida de confianza de los interesados.

En contraste, las oportunidades que impulsan un cambio a Plan B incluyen, pero no se limitan a:

• nuevas oportunidades tecnológicas,
• superávits presupuestarios,
• eficiencia del trabajo del equipo mayor de lo esperado,
• un aumento repentino en la demanda de los productos o servicios dirigidos por el proyecto.

¿Cómo preparar un plan de contingencia?

Debemos idear un plan de contingencia en paralelo con el plan del proyecto que pretendemos implementar. Al analizar los hitos necesarios para alcanzar el objetivo del proyecto, es más fácil imaginar las posibilidades y riesgos que pueden acompañar acciones específicas.

Un buen plan de contingencia tiene en cuenta los riesgos con la mayor probabilidad de ocurrencia. Esto se debe a que es imposible prepararse para todas las situaciones, y es ineficiente crear planes de acción en caso de un ataque de una civilización alienígena.

Sin embargo, un Gerente de Proyecto experimentado puede anticipar las áreas de riesgo más probables. Por ejemplo, en un proyecto para construir software para un cliente, un gran riesgo concernirá a los cambios en los requisitos. Y es para tal circunstancia que debemos tener un plan listo. Por ejemplo, necesitamos asumir de antemano y escribir en el contrato criterios de aceptación bien definidos, así como condiciones que el producto terminado debe cumplir, junto con metodologías ágiles adoptadas con este tipo de proyecto en mente.

Aunque cada proyecto requiere un tratamiento individual, vale la pena tener en cuenta algunos principios para preparar un plan de contingencia:

1. Anticipar el riesgo. No se puede evitar, así que es mejor enfrentarlo de frente.
2. Preparar un plan de acción detallado para los escenarios más probables. Un esbozo general no ayudará en una crisis.
3. Usar la amenaza como una oportunidad para el cambio. Quizás haga que el proyecto sea más exitoso de lo que anticipaste.
4. No intentes explicar todo al equipo. La mayoría de los miembros del equipo no tienen un plan para todo el proyecto en sus cabezas, por lo que pueden no estar siquiera al tanto de su implementación. Diles solo lo que se relaciona directamente con su trabajo.
5. Ayuda al equipo a atravesar el cambio. Si los cambios implican cómo se implementa el proyecto o cómo trabaja el equipo en conjunto, presta especial atención a si todos están familiarizados con la nueva forma de hacer las cosas.

Resumen

Un plan de contingencia es una forma de lidiar proactivamente con los riesgos en un proyecto. Permite reducir las pérdidas por emergencias, como entregas retrasadas o la pérdida de un cliente. También te permite aprovechar las oportunidades que se presentan y que ofrecen la posibilidad de alcanzar el objetivo del proyecto más rápido o mejor.

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