¿Cómo reducir los costos generales en 2023?

A continuación, explicamos en detalle qué categorías de gastos están cubiertas por el término mencionado, así como señalamos las formas más efectivas de reducir los costos generales, que sin duda valen la pena en la actual realidad económica.

¿Qué son los gastos generales de una empresa?

Los gastos generales (también llamados gastos indirectos u operativos) se refieren a los gastos continuos que una empresa incurre como parte de sus operaciones diarias, pero que no están directamente relacionados con la producción de un producto específico o la prestación de un servicio específico. Por lo tanto, estos son los gastos que la empresa debe cubrir independientemente del nivel de producción o ventas. Incluyen principalmente:

• pagos de alquiler o arrendamiento (alquiler o arrendamiento de espacios de oficina, almacenes u otras instalaciones),
• servicios públicos (gastos de electricidad, agua, gas y otros servicios necesarios para las operaciones comerciales),
• salarios y beneficios para el personal administrativo (pagados a empleados con funciones de recursos humanos o finanzas),
• seguros (tanto obligatorios como voluntarios),
• material de oficina y equipos (gastos en equipos de oficina, computadoras, impresoras, escáneres y otros equipos necesarios para las operaciones diarias),
• impuestos y licencias (por ejemplo, impuesto sobre la propiedad)
• depreciación (la disminución gradual del valor de los activos a lo largo del tiempo, que se tiene en cuenta en los estados financieros),
• mantenimiento y reparación (cuentas por cobrar relacionadas con la reparación de equipos, maquinaria y electrodomésticos),
• honorarios legales y contables.

4 formas de reducir los costos generales

La gestión efectiva de los costos generales es crucial para mantener la rentabilidad de una empresa, especialmente en tiempos de condiciones económicas menos estables. Por esta razón, las empresas buscan formas de reducir estos gastos, pero sin afectar negativamente las operaciones o la calidad de los productos y servicios. Las mejores de estas, que pueden dar los resultados esperados en 2023, se presentan a continuación.

1. Negociar acuerdos con proveedores

La primera forma de reducir los costos generales es negociar acuerdos con sus proveedores existentes (por ejemplo, servicios contables, materiales, servicios legales, etc.), lo que puede llevar tiempo y esfuerzo, pero tiene el potencial de generar ahorros significativos para su negocio. Al decidir hacer esto, defina los objetivos específicos que le gustaría lograr durante las negociaciones (por ejemplo, precios más bajos, plazos de pago más largos o descuentos por compras al por mayor) y lo que puede ofrecer a cambio. También busque proveedores más baratos comparando las ofertas disponibles en el mercado (en términos de precio, calidad, condiciones de pago y entrega, así como el historial de cooperación). Los acuerdos que encuentre pueden ser un argumento para que los proveedores existentes reduzcan sus precios para retenerlo.

2. Externalizar procesos seleccionados

La externalización implica delegar ciertas tareas o procesos a empresas externas que están especializadas en esas áreas (como contabilidad, servicio al cliente, marketing, reclutamiento, TI o fabricación). Puede ayudar a reducir los costos generales al eliminar la necesidad de contratar y capacitar personal interno, así como de comprar y mantener equipos o infraestructura. Si desea utilizar este método, debe comenzar identificando procesos o tareas en su empresa que se puedan externalizar, es decir, aquellos que implican gastos significativos o requieren conocimientos especializados.

3. Realizar una auditoría financiera

Otra forma de recortar gastos es hacer que alguien especializado en esta área realice una auditoría financiera. Si bien este proceso se utiliza generalmente para expresar una opinión sobre la precisión de los estados financieros, también puede ser una herramienta para entender las fuentes de ingresos y gastos. Así, también le permitirá evaluar si todos los costos generales son necesarios y razonables. Como siguiente paso, será posible buscar áreas de mejora, no solo en la reducción de estos, sino también en el aumento de la rentabilidad de la empresa a través de otros medios.

4. Utilizar una herramienta integral única

En lugar de pagar, generalmente en forma de suscripción por múltiples herramientas, busque una alternativa que ofrezca todas (o la mayoría) de las características que su negocio necesita. Una de estas soluciones es Firmbee, un poderoso sistema para gestionar proyectos y equipos. Además de desglosar las tareas del proyecto y asignar usuarios específicos a ellas, también puede llevar a cabo el proceso de reclutamiento (sistema ATS), construir sus bases de datos de contactos (CRM), gestionar su calendario y lista de tareas, controlar el inventario, preparar cotizaciones para clientes, emitir facturas y llevar un registro de recibos y gastos. ¡Descubra las posibilidades de Firmbee con la versión gratuita!

Costos generales – resumen

Reducir los costos generales, contrariamente a las apariencias, no significa necesariamente recortes que afecten negativamente el funcionamiento de una empresa u organización; un término mejor en este contexto es sin duda “optimización necesaria de gastos.” Después de todo, el objetivo de cualquier negocio es encontrar formas de ahorrar dinero mientras se mantiene o mejora la calidad de los productos o servicios. El primer paso para lograr esto es, sin duda, un análisis exhaustivo de los ingresos y gastos, que identificará las áreas donde se deben o pueden buscar ahorros. Esto puede ser seguido por la determinación de cuál de las formas (incluidas las mencionadas anteriormente) decide la empresa, dependiendo de sus necesidades y capacidades.

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